中小學學校檔案管理工作的信息化探討

摘 要：檔案管理對于中小學開展各項工作具有重要意義，隨著當前社會的發展，信息技術以及被廣泛應用于各個領域當中，為了提升中小學檔案管理的水平，加強檔案管理信息化建設尤為重要，可以使中小學檔案得以更好的保存和利用。但是目前大部分學校的檔案管理信息化水平相對較低，與當前各個領域的信息化發展水平存在嚴重的脫節，制約了中小學檔案管理水平的提升。文章簡要闡述中小學學校管理檔案信息化的優勢，主要分析當前我國中小學學校檔案管理工作的現狀，并具體談談加強中小學學校檔案管理信息化建設的途徑。

關鍵詞：中小學；檔案管理；信息化；優勢；現狀；途徑

中小學學校檔案中包含了學生的各項信息以及學校的各項檔案資料，對于學生開展教學工作具有極大的作用，加強學校檔案管理的信息化建設可以有效提升檔案管理水平以及對于檔案的利用效率。在中小學學校檔案管理中應用當前先進的信息技術，可以極大的便利檔案的存儲、調閱、管理工作，降低檔案管理過程中各項風險因素的影響。有鑒于此，中小學必須重視學校檔案管理的信息化建設，從而更好的促進學校各項工作的開展。

1 中小學學校管理檔案信息化的優勢

1.1 便與存儲、調閱

中小學學校檔案管理信息化最顯著的優勢就是便于檔案的存儲和調閱，傳統的學校檔案管理主要采用的是紙質化檔案，不僅存儲不便，同時在調閱檔案時也需要花費較多的時間。而檔案管理信息化可以采用硬盤、云盤等現代存儲手段進行存儲，不僅容量大，而且存儲極為便捷，不僅可以極大的節省檔案管理的空間，同時還能有效減少檔案管理人員的工作量。此外，檔案管理信息化在調閱檔案是只需要通過計算機進行檢索即可得到需要的檔案資料，不僅速度較快，可以節省大量的時間，同時操作也相對比較便捷[1]。還可以利用互聯網進行檔案資料的傳輸，加快了信息的流通速度，便于學校開展各項工作。

1.2 降低檔案管理成本

中小學學校檔案管理信息化可以將學校的各項檔案資料以數據信息的形式進行存儲，利用現代化存儲手段，可以有效節省管理檔案所需要的空間，同時檔案管理信息化還能有效減少檔案管理對于人力物力的需求，利用現代信息化設備可以有效完成檔案的存儲、調閱、轉出、轉入以及傳輸等操作，不僅快捷，而且不需要投入過多的人力物力，可以有效降低檔案管理的成本，減少學校在這方面的支出，其節省的資金可以用于學校的教學工作。

2 當前中小學學校管理檔案的現狀

2.1 檔案管理模式落后

當前我國大部分中小學學校檔案管理仍采用的是以往的檔案管理模式，檔案資料都是以紙質的形式進行管理，檔案管理的各項操作也主要是依靠手動操作。這種檔案管理模式不僅需要投入大量的人力物力，同時在進行檔案的分類管理存放時極容易出錯，導致各項檔案資料混亂。同時這種管理模式在調閱相關檔案資料時往往需要大量的時間去尋找，極為繁瑣，效率極其低下，并且這種管理模式需要固定的空間用以存放檔案資料，還需要一定數量的檔案柜以及大量的檔案袋來存儲檔案，需要消耗大量的資源[2]。總之這種較為落后的檔案管理模式在很大程度上影響了檔案作用的發揮，未能有效將檔案的利用價值最大化。

2.2 軟件設施落后

當前隨著信息化技術和設備的發展普及，中小學學校在檔案管理方面也引進了部分現代化設備，為檔案管理人員配備的計算機等設備，但是在實際應用過程中由于缺乏相應的軟件設施，使得計算機等設備的作用并沒有得最大限度的利用。目前大部分中小學學校的檔案管理都存在管理混亂的現象，即便配備了部分信息化設備，但是并沒有實現檔案的信息化管理，僅僅是將其當做檔案存儲的工具，在檔案的存儲和管理方面依然將重心放在了紙質檔案上。

2.3 缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理是一項專業的工作，工作人員專業素養水平會直接影響檔案管理水平。當前，在我國大部分中小學學校當中，管理檔案的基本都是即將面臨退休的老師，將檔案管理崗位視為輕松的崗位，照顧年長的老師。但是在實際工作中，年長的老師對于現代化設備的各項操作并不熟練，同時也不具備建設信息化檔案管理的意識，因此，導致學校檔案管理水平得不到有效的提升。

3 加強中小學學校檔案管理信息化建設的途徑

3.1 轉變觀念，革新檔案管理模式

二十一世紀是信息化時代，學校在檔案管理方面也應著重進行信息化建設，發展信息化檔案管理模式，促進檔案管理水平以及利用檔案水平的提升。首先在檔案存儲方面，要利用現代化存儲手段，比如移動硬盤、云盤等，除了部分比較重要的以及具有一定歷史價值的檔案資料以紙質的形式存儲外，其余檔案資料可以采用現代化手段存儲[3]。其次利用現代化檔案管理系統管理檔案資料，對于各項檔案資料精準的實現分門別類的管理，同時構建校園局域網，以便學校教職員工可以通過計算機檔案管理系統調閱檔案資料。

3.2 加強軟件設施建設

強化中小學學校檔案信息化建設，一方面要注重硬件設施的完善，同時也要注重配套的軟件設施。在檔案管理中配備計算機等硬件設施時，同時也要配套相應的軟件管理系統，根據學校檔案管理的實際需求，構建計算機檔案管理軟件系統，這樣可以將計算機設備的作用發揮的最大[4]。不僅可以實現檔案資料的存儲，同時利用軟件管理系統可以將各項檔案資料準確的分類管理，同時利用計算機檢索功能可以實現快速檢索，利用互聯網可以實現檔案資料的傳輸，可以極大的提升檔案的利用效率。

3.3 配備專業的檔案管理人員

中小學學校在配置檔案管理人員時，要選任較為年輕的老師，熟悉計算機的各項操作，具有現代信息化思維，這樣才能使學校檔案管理的信息化建設有效推進。其一方面可以滿足操作信息化設備的要求，一方面在檔案管理的過程中也可以發現各種問題，并適時提出相應的建議，從而促使學校檔案管理水平不斷提升。此外，學校還應注重檔案管理人員的培訓工作，通過崗前培訓、職后培訓、業務培訓等不斷提升其專業素養，從而促使其更好的開展檔案管理工作。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作是中小學學校日常工作中的重要內容，推進中小學學校檔案管理信息化建設，革新傳統的檔案管理模式，促進學校檔案管理水平和管理效率的不斷提升。學校要注重檔案管理信息化硬件設施和軟件設施的完善，選用專業的檔案管理人員，促進學校檔案管理工作順利開展。

參考文獻

[1]蔣世利.淺析如何做好中小學學校檔案管理工作的信息化[J].科教導刊：電子版，2017（11）：40-41.

[2]吳偉.學校檔案管理信息化建設中的問題和對策探討[J].辦公室業務，2018（1）：56-56.

[3]何青.學校檔案信息化管理中的問題和對策探析[J].文化創新比較研究，2018，（19）：177+179.

[4]袁新芳.信息化背景下高校檔案管理工作探討[J].河南機電高等專科學校學報，2015（5）：66-67.

作者簡介

王姝（1979-），女，山東青島人，研究方向：檔案。