淺談醫院檔案對院志編撰工作的重要性

殷美芳

摘 要：醫院檔案是醫院在行政管理、臨床醫療、教學活動、科研建設以及其他各項活動中形成的，具有保存價值的各種以文字、圖表、聲像以及其他各種載體形式的歷史記錄。它反映了不同時期醫院的歷史沿革和發展歷程，從不同的角度全面客觀的記錄不同背景下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫院歷史和現實的見證。所以一部內容完整、詳實、經得起歷史考究的醫院院志離不開醫院檔案的原始資料。基于此，本文就醫院檔案在院志編寫中的作用及利用方法提出幾點對策建議，希望能為醫院院志編寫及檔案價值開發提供參考與借鑒。

關鍵詞：醫院檔案；院志編撰；檔案管理

《上海市肺科醫院院志》編寫工作始于2011年10月，經過全體編務人員的共同努力，于2013年5月完成。院志編撰工作得到了醫院黨政領導的重視及業務、職能科室的大力支持，為了準確記錄（1933年～2012年）這一時期的史實脈絡，醫院成立了院史辦公室及《上海市肺科醫院院志》編審委員會，確定編寫計劃和編寫大綱，并且在全院中層干部會議上動員，要求科室和部門負責人重視此項工作，提供相關資料，落實專人撰稿，認真做好《上海市肺科醫院院志》的編撰工作。

院志編寫工作繁瑣而艱巨，因無現成院志及完整史料可資借鑒，加之20世紀80年代之前的材料短缺且字跡模糊，這給編撰工作帶來一定的困難，但編務人員本著還原歷史，忠于事實的原則，以飽滿的激情投入此項工作，并為此付出了細致而艱辛的勞動。院志凝聚著創業者的艱辛和全體醫務人員辛勤耕耘的創業精神，他能幫人們認識過去，服務現在，開創未來，提供有益的史料，隨著時間的推移將會更加顯示著不可忽視的價值。

1 院志編撰工作充分體現了醫院檔案的價值

首先，檔案資料具有權威性。我院檔案室的檔案主要反映我院建院以來各方面情況的歷史記載和演變過程，是最可靠的原始記錄，尤其是一些珍貴的檔案資料，一旦損毀、丟失，其原面貌將無法復原，損失難以估量。其次，檔案資料具有廣泛性。我院檔案分類有文書檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案、會計檔案及榮譽檔案等，這些檔案資料內容廣，互相有聯系，可以系統完整的保證史實的確切性。第三，檔案資料具有真實性。真實性是醫院歷史的靈魂，通過各方面資料的收集整理，還原歷史展現給大家。第四，檔案資料具有時效性。院志的編撰及展覽，需要收集很多的資料，首先在時間上必須確切。只有找到實物資料，才能準確無誤地記錄檔案形成的時間、各類事件發生的時間。

2 認真查閱檔案資料，不斷完善、補充醫院檔案

為了做好建院八十周年院志編撰工作及院史館布展工作，我們先后走訪了多位老專家、老同志進行口述回憶的資料記錄。列好采訪提綱，以錄音筆的形式記錄下來回去整理。我們還走訪了上海市衛生和計劃生育委員會、上海申康醫院發展中心、上海市圖書館、上海市檔案館等。查詢了解相關人物的經歷，一些事件、人物的記載等。

首先，在走訪的前期，我們擬定了查找提綱。根據我院的發展歷史、一些關鍵性人物、事件及由建筑命名的緣由等為抓手，我列了不下二十幾個查找關鍵詞，有了方向才能找對方向。其次，查詢檔案目錄。上海市檔案館和上海市圖書館的門戶網站上可以登錄查詢目錄，我先一一做好標記，記錄好該份案卷的檔號，這樣到了實地我就能快捷的檢索查閱相關資料。第三，瀏覽資料。對所查到的資料進行瀏覽，有需要的可進行復制或電子版拷貝，做到仔細查閱，不要沒頭沒尾，要有始有終。第四，一定要遵守檔案館、圖書館的相關規定，不可在原件上進行涂改做記號；不可用電子設備拍攝或錄像相關檔案資料；要遵守保密紀律，決不能涉密泄密。最后，經過細致的走訪、調查與查閱，我們收集了大量檔案，為院志編撰、補充奠定了可靠的基礎。

可以說此次資料的收集收獲還是很大的，比如根據歷史記載我院是由著名的醫學家顏福慶教授1933年創辦的，院址是由當時其學生葉子衡捐贈的。對于這段歷史我們一直是代代相傳，從沒考證過它的依據在哪里。這次有幸在上海市圖書館找到了當時由國府頒布的對“葉子衡捐資興辦衛生事業明令褒揚”文件。雖然我們只能拿到復印件，但還是很高興的，從而豐富了我們醫院檔案的資料。

3 利用醫院檔案資料修史編志

首先，院志編撰工作有一個大致的提綱和脈絡，我們根據相關的內容去收集、整理，把檔案資料根據時間、事件等歸類。面對浩如煙海的檔案，如何確定檔案資料選用標準是一個重要問題，結合近年來編史修志的實踐經驗，我們將檔案資料的選用標準歸結為以下幾個方面：1）可以反映醫院發展軌跡、興衰起伏全過程的資料，以及相關背景資料；2）能夠反映醫院在各個時期的時代特點、地方地點的資料；3）能夠反映記述主體的深層次資料，對比資料，典型資料；4）反映醫院重要人物活動的資料；5）總結成功經驗、失敗教訓兩方面的資料；6）有存史價值的照片、圖表、音像資料。

其次，要閱讀資料，要充分領會資料的精神實質，把資料所表現的思想和我們利用資料所要表現的思想相統一。一是看資料來源，資料來源不同，其真實性與可用性也有很大差異，一般來說本院自有的記錄通常具有較高的可信度，所記載的史實、資料在簡單核證后即可用于院志編寫。但是，其他來源的資料如年代久遠的新聞報道、口耳相傳的院史則需要多方查證，最好是找到相關政府文件來證實其真實性；二是不同檔案資料的因果聯系，一個事件所形成的檔案一般會有草稿、副稿、行文稿等，也有的含有轉發、轉批材料，或是其他報表、批語、呈狀、數據統計等，反映了事件的進展過程，我們在查閱資料時須對有關聯性的資料進行對照、比較、分析，弄清事實真相；三是對眾說不一的資料進行考證，受歷史等因素的影響，很多檔案資料是不完整的，或是對一個問題有很多種說法，究竟哪一種說法更符合實際，如何判定是非真假，必須格外慎重，不能輕易下論斷，如果材料不足，還要查找其他檔案資料進行印證。

要對檔案資料進行編輯和調整。要按照檔案資料進行串寫或改寫，不能照抄照搬，做到基本思想一致，事件一致即可。要盡量保持檔案資料的完整性，不帶個人修飾，不吹捧和貶低任何人，忠于歷史，實事求是，保持其真實性、完整性。尤其是對于文字記敘較多，篇幅較長的檔案資料，應歸納其主旨大意后在保存時間各核心要素的前提下進行概括，做到內容真實、簡潔扼要、突出重點。

裝訂收藏，并根據資料記載對院志進行完善和補充。通過本次修繕和補充，我院院志的一些細節得到了豐富，醫院的發展歷史、各個發展階段的主要事件都得到了錄入，院志編撰工作取得了良好的效果。待院志完成以后，我們把所收集的資料裝訂成冊，以備后續查找利用。我們還把一些從檔案館、圖書館等復印而來的文件資料進行了電腦掃描保存，這樣即使時間長了也不會因字跡模糊或者遺失而無法考證使用。對于這些電子類檔案資料，我們也進行了備份儲存并做好了安全風險管理措施，為檔案管理與調用提供了堅實的保障。

4 院志編撰工作的開展對今后檔案工作的思考

通過此次參與院志編撰工作，讓我進一步的認識到工作中還是要做個有心人，凡事可以直接反映醫院醫療、教研特色等有關檔案資料要及時收回檔案室，以免他們丟失。隨著近幾年檔案預立卷工作的開展，歸檔范圍的細化，職能科室對檔案收集整理工作的意識已經加強很多，有問題都會隨時與我溝通聯系。在做好日常工作的前提下，我們還需加強以下幾個方面工作：

1）做好搶救和保護醫院檔案工作。對于我們這種有著八十幾年歷史的醫院來說，搶救和保護檔案資源尤為重要。隨著一些自然因素和人為因素的關系，檔案資料不免的會有些損壞等。我們的補救措施是先對所有檔案資料進行專業的消毒處理，然后對檔案進行了數字化加工，把所有的歷史檔案全部輸入掃描進檔案管理系統，這樣一來大大提高了檢索查閱的工作效率，也可以對老檔案的利用大大減少，減免損壞。對于檔案資料老紙張的修復，還有一些錄像帶、錄音帶、磁帶、幻燈片這種載體的修復，到時候還是必須依托專業人員進行修復、維護、還原等。

2）加強檔案工作的宣傳。在日常工作中，我們可以通過醫院內網對職工進行檔案工作及檔案相關法律法規的宣傳等。讓職工了解檔案工作的重要性，從而加強大家對檔案的保護意識。讓大家知道檔案工作不是一個人或一個部門的事情，它關系到全院大家的事情。我們作為醫院的一份子，就該有這份責任和義務去傳承、去發揚我們肺科人的精神。平時大家覺得檔案資料就是很普通顯得很不起眼，但是關鍵時刻它可以充分體現它的價值所在，只要有時間認真查閱檔案資料，其實是可以挖掘出很多東西的。

3）重視人才培養，提高人員素質。作為一名專職檔案管理人員，我希望在日常工作中有機會可以去多學習多參觀，提高業務水平，可以讓知識不斷地更新。因為在平時開會、培訓的過程中可以與其他兄弟單位多交流，互相分享經驗與解除相關困惑，這樣對我的工作能很好地開展也是一種提高，一種反思。同時，我也將在今后的工作中不斷學習檔案管理、信息化檔案管理相關知識，不斷地更新自己的知識結構，為自己“充電”，使自己更加適應新形勢下的檔案管理工作，并通過檔案管理為各方面工作提供助力。

4）史志檔案一體，共促醫院發展。就我院來說，院史、院志與檔案的管理合并一體，有著獨具特色的優勢，這一方面簡化了機構設置，一方面推動了資源配置的優化，使史志檔案工作形成了一個整體。這樣的設置雖然使一個部門承擔了三個部門的職責，但是院志編撰所需的檔案資料就在身邊，不需要協調、證明即可隨時調閱；檔案資料也可以得到及時整理與歸檔，工作效率大為提升。此外，這樣的工作模式也使得工作人員對相互的工作有了更深刻的理解，為工作人員增長才干、提升素質創造了機會。

5 結語

總而言之，在院志編撰過程中，檔案的作用是不容忽視的，同時院志的編撰也促進了檔案管理工作的不斷完善。在長期的檔案管理工作中，這一工作賦予了我很強的責任感和使命感，我有義務和責任把好每一道關，把醫院檔案做好，慢慢傳承下去。

參考文獻

[1]陳陽.淺談史志編纂工作中檔案資料的查找[J].檔案管理，2016（2）：81-82.

[2]羅翠蓮.以創新理念引領檔案編研工作的思考與嘗試[J].黑龍江檔案，2016（5）：47-47.

[3]劉立坤.檔案館利用檔案編修史志點滴談[J].黑龍江檔案，2017（1）：85-85.

[4]王秋艷.檔案在編史修志中的作用探討[J].城建檔案，2017（3）：84-85.

[5]肖志方.檔案編研人員參與編史修志的思考和實踐[J].菏澤學院學報，2017（6）：140-142.

[6]管先海，劉夏楠，葛昱彤.檔案編研——為誰編研——檔案編研基本問題思考之一[J].檔案，2018（9）：19-24.