會計檔案管理問題與對策探討

王萍

摘 要：作為檔案的重要組成部分之一，會計檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對經(jīng)濟組織生產(chǎn)經(jīng)營情況的深刻反映，能夠提供重要的參考依據(jù)以促進經(jīng)濟組織相關(guān)決策的制定，以及促進我國經(jīng)濟事業(yè)的健康有序發(fā)展?？梢哉f，會計檔案管理工作在經(jīng)濟組織的經(jīng)營管理中有著極其重要的地位和作用。但受到部分因素的影響，使得會計檔案管理工作在實際開展過程中還存在著一些問題，一定程度上制約了會計檔案作用的有效發(fā)揮。文章正是基于此，試圖就會計檔案管理問題與對策展開研究探討。

關(guān)鍵詞：檔案；經(jīng)濟組織；會計檔案；問題；對策

通常而言，財務會計報告、財務會計報表、會計賬簿、會計憑證等涉及到會計核算的專業(yè)資料都屬于會計檔案范疇，能夠?qū)崿F(xiàn)對經(jīng)濟組織所有業(yè)務數(shù)據(jù)和經(jīng)濟往來的客觀真實的記錄與反應，是經(jīng)濟組織生產(chǎn)經(jīng)營活動的見證者，在其經(jīng)營管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。[1]做好會計檔案管理工作既是檔案工作的開展要求，也是經(jīng)濟組織發(fā)展進步的必然選擇。然而長久以來，會計檔案管理工作就是經(jīng)營管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，使得會計檔案管理存在著一些問題，從而影響了會計檔案作用的發(fā)揮。因此研究分析會計檔案管理存在的問題，找到會計檔案管理的優(yōu)化對策，有助于使會計檔案能夠更好地服務于各個經(jīng)濟組織的發(fā)展。

1 會計檔案管理存在的問題

1.1 會計檔案管理重視程度不足

會計檔案管理作為經(jīng)濟組織經(jīng)濟活動的最終環(huán)節(jié)，由于不能夠直接為經(jīng)濟組織帶來經(jīng)濟效益，而經(jīng)濟組織領(lǐng)導層及相關(guān)人員又沒有深刻認識到會計檔案管理的重要作用，所以很容易使得經(jīng)濟組織將更多精力投入到其他事項上，從而對會計檔案管理重視程度不足。[2]由于對會計檔案管理重視程度不足，那么就很容易導致會計檔案管理工作在實際開展過程中問題頻出。比如部分會計人員沒有充分認識到會計檔案的重要性，因此而表現(xiàn)出歸檔意識薄弱的問題，缺乏歸檔的自覺性與主動性，影響了會計檔案的歸檔時限性以及完整性。

1.2 會計檔案管理缺乏監(jiān)督機制

部分經(jīng)濟組織在接受相關(guān)審計工作或會計業(yè)務的過程中，少有將會計檔案管理規(guī)范化管理作為重要檢查事項，由于疏忽了對會計檔案管理的監(jiān)督，從而導致出現(xiàn)了一些部分人員借此通過篡改會計檔案以達到個人目的。這種情況尤其是在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)的各個經(jīng)濟組織上經(jīng)常發(fā)生，即使最終這些事件敗露了出來，但是給經(jīng)濟組織所造成的損失是難以彌補的?？梢哉f正是由于會計檔案管理缺乏嚴格的監(jiān)督機制，才導致此類問題的頻繁發(fā)生，因此構(gòu)建一個健全完善的會計檔案監(jiān)督機制[3]勢在必行。

1.3 管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

受經(jīng)濟基礎(chǔ)的制約，以及領(lǐng)導層對于會計檔案管理工作的重視程度不足，導致各個經(jīng)濟組織在會計檔案管理的人員配備上往往表現(xiàn)出較為精簡的情況，一人身兼數(shù)職的情況在各個經(jīng)濟組織中是普遍存在的現(xiàn)象，并且缺乏對兼職人員的相關(guān)培訓，導致其會計檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平普遍不高。據(jù)調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，許多經(jīng)濟組織的會計檔案管理工作一般都是由會計人員一人或二人兼管，很少有經(jīng)濟組織設置專職的會計檔案管理崗位來負責會計檔案管理工作的開展，由于會計檔案管理人員多為會計人員兼職，再加之缺乏會計檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，所以難免會出現(xiàn)顧此失彼的情況，難以滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要。

2 會計檔案管理的優(yōu)化對策

2.1 提高會計檔案管理重視程度

各個經(jīng)濟組織首先就應當充分認識到會計檔案管理對于自身發(fā)展的重要性，既要抓各項經(jīng)濟事項，也要抓會計檔案管理，提高對會計檔案管理的重視程度，切實轉(zhuǎn)變“輕會計檔案，重經(jīng)濟建設”這一片面思想[4]，積極采取相關(guān)對策措施來提高組織全員對于會計檔案管理的重視程度。比如各個經(jīng)濟組織可以通過出臺會計檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，利用制度的引導與規(guī)范作用，提高組織全體成員對于會計檔案管理工作的支持與配合，要做到經(jīng)濟組織各項經(jīng)濟工作與會計檔案收集、整理以及歸檔的同步，以“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)會計檔案管理，助推健康有序發(fā)展”為目標，在組織內(nèi)部營造良好的會計檔案管理氛圍，在潛移默化中不斷提高組織全體成員對于會計檔案管理的重視程度，使會計檔案管理工作能夠在經(jīng)濟組織的建設發(fā)展中發(fā)揮出更重要的作用。

2.2 健全完善會計檔案監(jiān)督機制

對于各個經(jīng)濟組織而言，通過構(gòu)建一個健全完善的會計檔案管理監(jiān)督機制來加強會計檔案管理監(jiān)督工作，將成為其提高會計檔案管理水平與質(zhì)量的又一重要途徑。各個經(jīng)濟組織應通過健全完善的會計檔案監(jiān)督機制來實現(xiàn)對會計檔案立卷、歸檔、保存、查閱以及銷毀等會計檔案管理全過程的監(jiān)督，不僅要結(jié)合經(jīng)濟組織自身的具體會計業(yè)務內(nèi)容來實現(xiàn)立卷的規(guī)范合理，還要對會計檔案管理內(nèi)容予以及時規(guī)范，并及時地整理和裝訂會計憑證。尤其是在如今的會計電算化背景下，還需要分類處理會計賬頁，并且財務部門、審計部門等在審查組織各項經(jīng)濟工作開展情況的過程中，應當將會計檔案管理作為重點審查對象，借此督促經(jīng)濟組織形成良好的會計檔案管理風氣。除此之外，各個經(jīng)濟組織還可以通過暢通上下交流溝通渠道的方式，讓全體人員都成為監(jiān)督會計檔案管理工作的主體，讓會計檔案造假等問題在“群眾雪亮的眼睛”下無處遁行[5]，通過大眾監(jiān)督在整個組織內(nèi)部促使良好的會計檔案管理風氣的形成。

2.3 提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)水平

要想實現(xiàn)會計檔案管理水平與質(zhì)量的進一步提升，對于各個經(jīng)濟組織而言，提升會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平極其重要。針對不少經(jīng)濟組織會計檔案管理人員由會計人員兼任這一情況，既然單獨設置會計檔案管理崗位不太現(xiàn)實，那么就更需要積極采取相關(guān)對策措施來不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平，使得他們的專業(yè)素養(yǎng)水平能夠更好地滿足會計檔案管理工作的開展需要。首先，做好會計檔案管理人員思想教育工作，提升會計檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)，確保會計檔案管理人員盡職盡責，努力做好各項會計檔案管理工作，保障會計檔案的安全性與完整性。其次，積極通過多種途徑加強會計檔案管理人員專業(yè)知識與技能方面的教育培訓力度，切實提升會計檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平。教育培訓內(nèi)容除了要包含會計檔案管理專業(yè)知識與技能的培訓，還應當包含信息技術(shù)知識與技能的培訓，培養(yǎng)信息化人才，以便更好地滿足會計檔案管理信息化建設需要。最后，會計檔案管理人員自身也應當具有危機意識，要主動去學習和吸收先進的會計檔案管理理念與技能，不斷提高自身的會計檔案管理能力，增強會計檔案管理服務經(jīng)濟組織發(fā)展的能力。

3 結(jié)語

總而言之，會計檔案管理工作在經(jīng)濟組織經(jīng)營管理中具有尤為重要的地位和作用。文章深入分析了會計檔案管理存在的問題，然后在此基礎(chǔ)上從三個方面提出了相應的優(yōu)化對策，希望能夠借此給予相關(guān)人員一定參考借鑒。

參考文獻

[1]劉春萍.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].西部財會，2011（05）：29-31.

[2]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013，16（06）：12-13.

[3]吳艷新，陶永宏，關(guān)宏偉，張霞.論如何做好會計檔案管理工作[J].露天采礦技術(shù)，2016，31（01）：87-89.

[4]郝菊玲，趙文蕾，李麗光.新制度下的會計檔案研究[J].中國商論，2016（29）：83-84.

[5]林麗葉，陳秋男.加強會計檔案管理的對策研究[J].漳州職業(yè)技術(shù)學院學報，2017，19（03）：22-25.