論如何提高科研檔案的完整性

馬連英

隨著國家對科學(xué)技術(shù)的不斷投入，科研項目的立項不斷增多，而科研檔案歸檔質(zhì)量與體現(xiàn)科技人員智慧的科研項目相比，具有很大差距，特別是科研檔案的完整性有待提高。檔案的完整性是檔案完整、準確、系統(tǒng)、有效的基礎(chǔ)和首要標準。如何提高科研檔案完整性，提高科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為科研人員日后利用科研檔案做進一步的科學(xué)研究提供重要的、齊全、詳實的檔案資料，為科研檔案的驗收工作提供基礎(chǔ)保障，是從事科研檔案管理的檔案人員的首要責(zé)任。

1 科研檔案完整性問題分析

1.1 科研檔案管理與科研項目管理脫節(jié)，部分文件缺失

科研項目管理是科研課題從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入卷的全程管理。其目的是使科研項目實行制度化和科學(xué)化的管理，保證科研計劃圓滿完成，出成果、出人才、出效益，提高競爭力。科研檔案管理是科研項目管理的重要組成部分，它貫穿在科研項目管理的各個環(huán)節(jié)。而現(xiàn)實是科研檔案管理未真正納入科研項目管理中，存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象。科研檔案部門不掌握本單位科研項目的立項數(shù)量、項目來源、承擔(dān)項目的負責(zé)人、檔案驗收、成果鑒定等內(nèi)容和時間節(jié)點，無法在科研項目立項時介入科研檔案管理，跟蹤科研項目的進展，對科研項目各個階段形成的文件資料的收集、整理工作提出具體要求。通常在科研項目到了驗收環(huán)節(jié)，檔案管理部門才被科研管理部門通知對已完成的科研項目的文件材料的收集、整理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。對于研究周期長的科研項目，存在文件收集不及時，文件分散在科研管理部門和項目技術(shù)人員手中，造成科研檔案人員在有限的時間內(nèi)很難將所有具有保存價值的文件資料收集齊全。又因科研檔案部門不參加科研項目階段評審，科研項目管理部門對檔案要求不了解，檔案意識不強，使得評審現(xiàn)場形成的專家評審意見和專家簽到表等評審文件未收集或用于財務(wù)報銷。因科研項目管理上的脫節(jié)，造成科研檔案部分文件材料不完整。

1.2 科研人員對歸檔工作不重視，核心文件不全

科研人員“重技術(shù)輕檔案”的做法一直是科研院所的特點，科研人員將研究任務(wù)作為工作中的重心，對于科研立項、研究過程及驗收形成的文件資料歸檔工作不夠重視。沒有按照科研檔案的要求及時收集各個階段具有保存價值的文件資料，通常會在項目研究進入驗收階段，才指派項目組的科研人員負責(zé)文件資料的收集、整理工作。因科研人員不熟悉科研檔案的相關(guān)要求，檔案人員不懂科研技術(shù)，僅依據(jù)研究任務(wù)確定收集范圍，會造成科研項目核心文件材料收集不全。再加上有的科研項目研究具有先進的技術(shù)含量，研究成果領(lǐng)先國內(nèi)或國際水平，科研項目負責(zé)人擔(dān)心核心技術(shù)文件歸檔會被其他課題組人員利用，造成技術(shù)泄密，而將核心內(nèi)容保存在項目組或自己手里。因為科研人員對科研檔案歸檔工作的不重視和對科研檔案保管利用的安全問題等原因，造成科研檔案中核心技術(shù)文件缺失，從而影響科研人員的再利用。如某位工作幾年的科研人員查找自己剛工作時歸檔的一份重要技術(shù)報告，翻遍了整卷檔案未找到，只好回課題組詢問線索。對他繼續(xù)的研究工作帶來了不便。

1.3 電子文件嚴重缺失

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，科研人員在從事研究中會通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。這些具有憑證、查考和保存價值的信息記錄經(jīng)過歸檔保存的電子檔案將為科研人員的以后研究工作查考相關(guān)數(shù)據(jù)、信息帶來極大的便利。現(xiàn)實是有的科研項目的電子文件和電子檔案沒有按照國家和行業(yè)對電子文件和電子檔案的要求，和紙質(zhì)文件材料一起進行的收集或收集不全。如某單位建立了一套數(shù)據(jù)評價系統(tǒng)，按照科研檔案要求歸檔了一套完整的紙質(zhì)文件材料和部分系統(tǒng)軟件。當該評價系統(tǒng)因電腦故障需要重裝時系統(tǒng)時，科研人員利用歸檔保存的系統(tǒng)軟件順利重建了系統(tǒng)，而未歸檔的軟件卻無法及時找到只能聯(lián)系廠家重新購買。給系統(tǒng)重建帶來了極大不便。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案已不僅僅限于軟件，其范圍覆蓋到科研檔案的各個階段的內(nèi)容。

2 提高科研項目檔案完整性的措施及建議

2.1 將科研檔案管理納入科研項目管理

科研檔案管理是科研項目管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié)，科研管理部門要把科研檔案管理納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查、同驗收。科研項目管理部門需要每年將本單位國家和上級機關(guān)批復(fù)立項的科研項目通知檔案部門，使檔案部門能全面掌握科研項目立項情況，及時安排檔案人員對立項的科研項目進行跟蹤指導(dǎo)。并且要求科研管理部門每年在下達科研項目驗收計劃時，要將科研檔案的驗收納入科研項目驗收計劃中，科研檔案部門按照驗收節(jié)點合理安排跟蹤指導(dǎo)，及時將科研項目的文件材料收集齊全，發(fā)現(xiàn)缺失內(nèi)容，及時與相關(guān)部門聯(lián)系補救。從而符合科研項目檔案完整性要求。

2.2 明確科研項目為第一歸檔責(zé)任人

科研項目負責(zé)人是科研項目的承擔(dān)主體，不僅承擔(dān)著科研項目的研究任務(wù)，還需要承擔(dān)科研項目在各個階段形成的文件資料的收集整理任務(wù)，為科研檔案的歸檔工作做好基礎(chǔ)。這就需要科研管理部門在下達科研項目任務(wù)時，明確科研項目負責(zé)人是科研檔案歸檔第一責(zé)任人，并提出具體歸檔要求及歸檔時間并納入績效考核。歸檔要求由檔案部門根據(jù)科研項目的來源、任務(wù)書的內(nèi)容等，通過與科研項目負責(zé)人的溝通，來確定該科研項目的歸檔范圍及保管期限，并派專業(yè)的科研檔案人員指導(dǎo)科研人員及時、準確地收集各個階段形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、視頻等各種形式的文件材料，包括電子文件。檔案部門要制定重要檔案的安全管理措施和提供利用要求，并嚴格執(zhí)行，從而保證歸檔的科研檔案核心內(nèi)容安全不被泄密，從而解決科研項目檔案核心技術(shù)文件不歸檔的問題。

2.3 加大電子文件的收集力度

隨著科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，科研項目產(chǎn)生的電子文件和電子檔案已是科研項目檔案的主要組成部分。科研檔案管理部門需依據(jù)國家和行業(yè)電子文件和電子檔案的要求，制定本單位科研項目電子文件和電子檔案收集范圍、存儲格式、歸檔職責(zé)等。檔案部門負責(zé)對科研項目電子文件和電子檔案的歸檔工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)。

參考文獻

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[3]周江平，楊哲.高校科研檔案管理之我見[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2010（26）：228-228.