淺談如何提升辦公室檔案管理工作效率

吾金白軍

摘 要：辦公室檔案管理工作的效率與辦公室整體工作的質量緊密相關，優質有效率的辦公室檔案管理工作能夠在一定程度上促進事業單位的發展，保證事業單位各項經濟活動的順利進行，為事業單位今后的發展奠定堅實的基礎。本文以辦公室檔案管理為研究對象，對辦公室檔案管理進行相關介紹，簡單闡述當前辦公室檔案管理工作中存在的不足之處，深入研究事業單位改如何提升辦公室檔案管理的工作效率，從而促進事業單位全面性發展。

關鍵詞：檔案管理；提升效率；工作探究

1 辦公室檔案管理的相關介紹

辦公室是組成事業單位的重要部門，在事業單位發展過程中發揮了無可替代的作中。辦公室的職責與功能多樣，檔案管理工作就是其中的一種，檔案管理工作是辦公室開展工作的基礎，也是辦公室開展工作的重要依據。

辦公室檔案管理工作主要是對資料進行采集與存檔，必須具備客觀性，要真實的記錄資料發展的全過程，不可為了數據好看而弄虛作假或擅自“添補”，收集存檔后的數據具有借鑒作用，以及一定的查詢價值，可以讓事業單位的資源、資金分配更加科學、合理，充分利用數據，發揮采集存檔后的數據的最大價值。值得注意的是檔案管理工作具有機密性，管理人員要做好保密工作，杜絕檔案外泄造成不必要的損失，因此檔案管理具有客觀性與機密性。

2 當前辦公室檔案管理存在的不足之處

2.1 事業單位對辦公室檔案管理的重視程度不夠

當下我國有些事業單位招聘的辦公室檔案管理人員并不都是專業人員，有部分是辦公室工作人員兼職；有的事業單位甚至沒有專門聘請人擔任辦公室檔案管理人員，而是讓資質較高的職工“身兼多職”，一邊做著本質的工作，一邊還要對辦公室檔案進行管理工作。出現這種情況的主要原因是因為事業單位對辦公室檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有認識到辦公室檔案管理的作用，即使是有，也僅僅停留在表面，沒有深入思考其他有效途徑，沒有意識到提高辦公室檔案管理工作效率的重要性。

2.2 相關管理人員的管理意識淡薄

管理人員是辦公室檔案管理工作的核心部分，但目前從我國大部分事業單位的辦公室檔案管理的發展來看，相關管理人員的管理意識并不到位，管理人員普遍是經過教學機構專業培訓上崗的，但我國的教學機構的教學模式普遍存在“重理論，輕實踐”的現象，導致這些專業培養出的檔案管理人員出現與社會實際情況“脫節”，理論頭頭是道，實際操作“一竅不通”，這使辦公室檔案管理的工作效率大大降低。

2.3 管理人員專業素質偏低管理隊伍整體水平不高

我國辦公室檔案管理人員的整體素質偏低，大多數的檔案管理人員都不具備專業的管理手段，綜合素質普遍偏低，加之很多事業單位的檔案管理人員都是“身兼多職”，認為檔案管理工作并不重要，只是“副職”，更多的是將注意力放在“本職工作”上，并沒有對檔案管理的理念進行更新，也沒有學習新型的檔案管理手段，而是繼續沿用傳統的辦公室檔案管理手段，以至于檔案管理的模式落后，難以滿足事業單位的要求，跟不上時代發展的步伐，辦公室檔案管理的工作效率“持續低迷”難以突破。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效建議

首先是要正確認識到辦公室檔案管理的重要性，事業單位領導層要充分了解辦公室檔案管理對事業單位今后的發展與深刻意義，自身做好表態作用，改變思想，不斷更新辦公室檔案管理的理念與管理方案，帶動全體員工積極加入辦公室檔案管理工作中，將檔案管理工作落實到位，實施優質的管理方案。設立專門的檔案管理部門，避免部門成員一人分飾“多職”，篩選應聘者，擇優選擇優質的專業人才。

其次是要不斷提高檔案管理工作人員的專業素質，加強專業素質培養的進程。事業單位可以通過開展培訓工作來加強管理人員的專業素質，不斷增強管理人員的管理意識；除此之外，管理人員可以利用信息化手段來提高自己的業務能力，學習專業知識，借鑒國外成功的檔案管理手段，進行摸索與探究，總結出一套專業、合理的管理體系，從而實現檔案管理工作效率的提升。

再次，健全辦公室檔案管理的管理體系，對傳統的管理體系進行研究與升級，實現管理體系現代化，檔案管理人員需要將檔案管理工作與互聯網技術相結合，讓檔案管理工作更快捷、方便；相關部門還要制定規章制度，檔案管理人員要嚴格執行規章制度，不可逾越或利用權力牟取私利，通過提高辦公室檔案管理的工作效率促進事業單位的發展，為事業單位帶來更大的效益。

4 對本事業單位提高檔案管理工作效率的有效建議

本事業單位隸屬省公路局的直屬單位，負責地區國省干線公路養護和管理工作，承擔著公路應急搶險任務.對本事業單位提高檔案管理工作有以下幾點建議，希望能夠提高本事業單位辦公室檔案管理的工作效率，促進本事業單位的發展：

第一是建議檔案管理人員要加強理論的學習，主動參與學習當中，掌握相關的知識與技巧，檔案管理人員要不斷增強自身的服務意識。還要將學習的理論與實際相結合，對理論存在的知識盲區進行掃盲工作，深化檔案管理工作，要讓檔案管理工作的類型由傳統的“封閉式”轉為“開放式”，摒棄傳統的“被動式”服務模式，全面轉向“主動式”的服務模式。

第二是建議相關管理部門要不斷完善檔案管理的規章制度，可以按照相關的管理規定例如《歸檔制度》、《檔案員職責》等，再結合行業自身的發展情況出發，建立適合單位發展的檔案管理制度，辦公室檔案管理要以健全、完善的規章制度為發展基礎及辦事依據，利用新型管理手段與技術建設現代化檔案管理，從而有效的規范、提高檔案管理工作的管理水平，最終提升檔案管理工作的工作效率。

第三是建議相關管理部門要加大宣傳的力度，對檔案管理工作重要性的認知度一定要普及化，讓本單位的全體干部職員都認識到檔案管理工作的重要性，加強全體干部職員對辦公室檔案管理工作的了解；檔案管理人員業務水平高低直接影響檔案管理工作的工作效率，因此要對檔案管理人員要“特別關照”，監督人員可不定時進行“抽查工作”，加強檔案管理人員的業務能力與專業水準，將監督工作落到實處，確保每一位檔案管理人員的業務水平“達標”。

第四是建議相關管理部門要做好培訓工作，定期對檔案管理人員進行相關培訓，可以邀請檔案管理領域的專家或專業人員開展講座，幫助檔案管理人員“排憂解惑”，及時更新檔案管理人員的管理觀念與管理技術，提高檔案管理人員工作的規范性。

要想提高本單位的辦公室檔案管理的工作效率，就要從多方面入手，經過深入自查、不斷完善，規范檔案管理工作體系，讓檔案管理工作在公路養護與管理工作中發揮最大的作用。

5 小結與展望

辦公室檔案管理工作是事業單位發展過程中需要重點關注的內容之一，它與事業單位的各項經濟活動息息相關，辦公室檔案管理質量不高，事業單位發展中的其他環節也會受到影響，因此要解決當前部分事業單位辦公室檔案管理中存在的不足之處，提高檔案管理的工作質量，全面提升單位辦公室檔案管理的工作效率。

參考文獻

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