高速公路工程檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

李妮

摘 要：檔案作為高速公路工程信息的重要載體，在工程項(xiàng)目建設(shè)中扮演了重要角色，加強(qiáng)檔案管理的重要意義毋庸置疑。但是目前階段高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展面臨眾多問(wèn)題亟待解決。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，首先明確高速公路工程檔案的主要特點(diǎn)，進(jìn)而立足于現(xiàn)狀從整體視角分析工程檔案管理存在的具體問(wèn)題，最后基于原因的分析提出相關(guān)對(duì)策，以期發(fā)揮理論對(duì)實(shí)踐的重要指導(dǎo)和支持作用。

關(guān)鍵詞：高速公路；工程檔案；檔案管理

高速工程檔案承載的信息均為工程項(xiàng)目相關(guān)信息，確保對(duì)這些檔案管理的完整性，無(wú)疑是確保高速公路工程項(xiàng)目信息安全性的重要基礎(chǔ)。不僅出現(xiàn)問(wèn)題有據(jù)可查，同時(shí)也能夠通過(guò)對(duì)檔案資源的高效累積來(lái)為工程項(xiàng)目質(zhì)量的不斷提高奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。然而結(jié)合理論與實(shí)踐均不難看到現(xiàn)如今高速公路工程檔案管理所存在的一些普遍性問(wèn)題，針對(duì)這些主要問(wèn)題和原因做進(jìn)一步分析進(jìn)而提出高速公路工程檔案管理的有效對(duì)策即凸顯出至關(guān)重要的理論和實(shí)踐意義。

1 高速公路工程檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性無(wú)法保證

高速公路工程建設(shè)的參建單位較多，不同的建設(shè)單位有各類型檔案管理工作內(nèi)容，由此就存在部分單位對(duì)于檔案信息的數(shù)據(jù)處理不重視，在編寫過(guò)程中不認(rèn)真，導(dǎo)致編寫資料只是為應(yīng)付檢查。還有部分單位的工程檔案資料只是為應(yīng)付檢查，出現(xiàn)該種問(wèn)題大大降低了高速公路檔案編寫的真實(shí)性與準(zhǔn)確性[1]。在高速公路建設(shè)過(guò)程中參建單位較多，但是存在檔案編寫單位不統(tǒng)一的問(wèn)題，在檔案編寫和整理過(guò)程中過(guò)于隨意，很多工程項(xiàng)目的名稱和環(huán)節(jié)不同，這導(dǎo)致后期的檔案管理者和驗(yàn)收人員在核對(duì)檔案信息的過(guò)程中面臨很大困難更進(jìn)一步導(dǎo)致檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性無(wú)法保證。這種檔案編寫單位不統(tǒng)一的問(wèn)題也導(dǎo)致了后續(xù)的管理工作陷入困境。

1.2 監(jiān)察缺失導(dǎo)致檔案記錄拖延

高速公路建設(shè)過(guò)程中存在部分施工單位的檔案材料整理落后，工程施工過(guò)程中的材料編寫明顯落后于工程施工進(jìn)度，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案材料編寫的內(nèi)容空缺。因此在檔案歸檔的過(guò)程中會(huì)有很多資料記錄不完整，這也是目前高速公路檔案管理過(guò)程中由于參建單位不重視檔案管理所引發(fā)的問(wèn)題。在高速公路建設(shè)過(guò)程中很多建設(shè)單位關(guān)注工程項(xiàng)目的施工質(zhì)量和施工進(jìn)度，但是對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展不夠重視，認(rèn)為檔案管理是脫離工程項(xiàng)目工作實(shí)際，沒(méi)有太大作用的工作環(huán)節(jié)。正是由于建設(shè)單位部分領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度不端正導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展困難問(wèn)題頻發(fā)[2]。

1.3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用不到位

在開(kāi)展告訴公路檔案管理的過(guò)程中，新技術(shù)的應(yīng)用和推廣對(duì)于提升工作效率具有重要意義。但是從目前階段來(lái)看，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用普及程度不高，主要是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用的專業(yè)性要求較強(qiáng)，需要檔案管理人才經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，由此才能更加熟練的在工作當(dāng)中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。此外，由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)應(yīng)用難度大，很多工程項(xiàng)目的參建單位一再推遲新技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作效率和質(zhì)量長(zhǎng)期無(wú)法得到有效提升。

1.4 檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)

工程檔案管理人員的專業(yè)能力既然對(duì)工作質(zhì)量具有決定性影響，那么也就決定了促進(jìn)人員工作能力不斷提升的必要性。但現(xiàn)實(shí)層面很多高速公路工程項(xiàng)目檔案管理崗位都缺乏有效的系統(tǒng)化培訓(xùn)，如此一來(lái)，檔案管理人員能力長(zhǎng)期停滯，而新形勢(shì)下高速公路的檔案管理工作又被不斷提出著越來(lái)越高的新要求，那么專業(yè)培訓(xùn)的缺失，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理諸多問(wèn)題的出現(xiàn)。而除了專業(yè)能力之外，很多問(wèn)題也是因檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足所導(dǎo)致[3]。根源同樣是出于針對(duì)檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)的不足，有必要引起相關(guān)部門足夠的重視。

2 加強(qiáng)高速公路工程檔案管理的對(duì)策

2.1 完善管理制度，提升檔案完整性

制度是指導(dǎo)實(shí)踐的重要前提，高速公路工程建設(shè)之前施工單位就應(yīng)該建立起完善的檔案管理制度，提升檔案完整性和真實(shí)性。可以在施工單位和監(jiān)管單位等參建單位建立起有關(guān)于工程檔案管理的責(zé)任制度，簽訂工程檔案管理責(zé)任書，這也是保障工程檔案管理相關(guān)工作落實(shí)到位的重要條件。與此同時(shí)，可以在參建單位當(dāng)中建立起專門負(fù)責(zé)檔案管理的部門，設(shè)置檔案管理室，配備專業(yè)負(fù)責(zé)監(jiān)管的工作人員，因此有利于保障檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，減少人才流失。通過(guò)建立完整的項(xiàng)目檔案管理制度也可以讓檔案管理工作當(dāng)中的資料收集更加全面，提升檔案完整性和真實(shí)性，資料整理更加清晰，單位編制更加統(tǒng)一。在此可以嘗試全新的檔案管理結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖，新型的管理技術(shù)可以幫助檔案管理工作順利有序開(kāi)展。

2.2 建立健全監(jiān)察管理制度

高速公路的前期建設(shè)準(zhǔn)備階段應(yīng)該建立起完善的監(jiān)察制度，這是全面動(dòng)態(tài)了解檔案管理情況的重要方法。此外，還可以對(duì)各個(gè)工程參建單位的檔案管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)了解各時(shí)期的檔案管理情況，對(duì)于存在的違規(guī)檔案管理可以及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，有利于提升檔案管理相關(guān)資料的完整性和準(zhǔn)確性。在高速公路項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，可以嘗試將工程項(xiàng)目的檔案管理工作質(zhì)量與工程項(xiàng)目整體質(zhì)量掛鉤，讓檔案管理質(zhì)量成為評(píng)判工程整體質(zhì)量的指標(biāo)之一。由此可以有效提升工程項(xiàng)目建設(shè)者對(duì)于檔案管理工作的重視和關(guān)注程度，避免出現(xiàn)檔案管理的拖延和空缺問(wèn)題。

2.3 借助新技術(shù)進(jìn)行檔案管理

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的快速發(fā)展，目前針對(duì)檔案管理工作可以采取多種不同方法，借助全新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段開(kāi)展檔案數(shù)字信息化管理可以有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理也可以避免傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理的保留和調(diào)取困難，提升相關(guān)檔案資料的調(diào)取和使用便捷程度。通過(guò)信息化的檔案管理也可以有效減少檔案管理工作人員的工作壓力，提升檔案管理工作效率。目前主要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的快速傳遞，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成快捷信息檢索，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。

2.4 加強(qiáng)員工的培訓(xùn)與進(jìn)修

高速公路項(xiàng)目檔案管理工作的完善需要人才作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)員工的培訓(xùn)和進(jìn)修是提升檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的關(guān)鍵所在。施工建設(shè)單位首先應(yīng)該提升對(duì)檔案管理工作的重視和關(guān)注程度，組織檔案管理工作人員定期外出培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，同時(shí)還可以組織培訓(xùn)交流會(huì)，讓檔案管理人才在業(yè)務(wù)水平上有所提升。同時(shí)應(yīng)該積極培養(yǎng)熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理技術(shù)的人才，應(yīng)用檔案管理新技術(shù)，提升檔案管理人才素質(zhì)和專業(yè)能力，由此帶動(dòng)高速公路項(xiàng)目檔案管理水平的全面提升。

3 總結(jié)

綜上所述，高速公路工程檔案管理意義重大，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為較長(zhǎng)的周期和極高的專業(yè)性，加之參與主體數(shù)量眾多且信息量大，必然會(huì)使得高速公路工程檔案管理面臨越來(lái)越高的要求。因此，相關(guān)且需不斷提高高速公路檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)自身企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣美飛.高速公路工程建設(shè)檔案管理中的特點(diǎn)與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：99.

[2]蔡秀香.高速公路工程檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（06）：168-169.

[3]楊青青.從專項(xiàng)驗(yàn)收角度看陜西省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].陜西檔案，2017（05）：33+32.