事業單位檔案管理工作中的問題和解決策略探究

于宗兵

摘 要：隨著經濟的發展，事業單位的檔案管理工作面臨巨大的挑戰，在傳統的管理方法下，檔案管理工作不能夠適應新時代發展的需要。本文主要介紹了事業單位檔案管理工作中的問題，并闡述了事業單位檔案管理工作的解決策略，保證事業單位檔案管理工作順利的開展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

檔案管理是事業單位的關鍵。采用科學的檔案管理方法，有利于對事業單位的信息資料進行有效的掌握，對事業單位的發展具有重要的意義。經濟的不斷發展，使事業單位在檔案管理方面存在的諸多問題，采取有效的措施加以解決是至關重要的，有利于提升促進事業單位工作的開展。

1 事業單位檔案管理工作中的問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

隨著經濟的快速發展，社會建設不斷的完善，事業單位也得到了相應的發展，工作內容逐漸豐富，使事業單位內部不得不進行改革及調整。事業單位在調整的過程中，檔案管理工作暴露出諸多問題，缺乏完善的檔案管理制度是首要問題，導致工作人員在工作的過程中，缺少能夠有效開展工作的依據，使檔案管理工作的效率下降，同時也使工作人員在遇到問題時沒有可以參考的依據，導致工作容易出現失誤。例如在檔案管理工作中會出現分類誤差或者條目缺失的問題出現，沒有較為完善的制度進行解決，會給事業單位造成巨大的損失。因此，建立健全的檔案管理制度有利于促進事業單位的發展。

1.2 檔案管理人員素質偏低

事業單位的檔案管理工作是各項工作順利開展的前提保證，但是在實際的工作中，事業單位忽視檔案管理人員的素質，選擇年級較大的同志從事檔案管理工作，部分單位缺乏檔案管理部門，使檔案管理工作分配到各個部門代管，此外，部分檔案管理人員在工作的過程中缺乏積極的工作態度，對檔案的更新工作不及時處理，對于檔案管理中的問題不能夠及時發現，導致檔案管理的工作人員的素質偏低，給事業單位的工作帶來了不利的影響。

1.3 檔案管理工作的信息化水平偏低

現階段，我國事業單位檔案管理工作已經有顯著的提高，但是內容還不夠豐富，檔案管理信息化水平還需要提高。開放性檔案資料的數量較少，影響了信息化檔案管理的質量。同時，在信息化檔案管理的過程中，工作人員對于檔案搜索效率及準確率需要計算機來幫助實現，但部分事業單位引進了信息化檔案管理，在運行的過程中，工作人員依然選擇采用手工搜索的方式，對信息技術不熟悉，不能夠保證檔案管理的準確性和效率。

1.4 事業單位缺乏對檔案管理工作的重視

部分事業單位的領導對檔案管理工作的重要性認識不足，忽略了檔案管理人員的培養，沒有對檔案管理人員進行定期的培訓，使管理人員的專業水平偏低，在檔案管理工作中不能夠適應時代發展的需要。事業單位在檔案管理工作方面較為落后，阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。此外，由于缺乏對檔案管理工作的重視，使事業單位對檔案管理工作的缺乏資金的支持，導致檔案管理的設備較為落后，使檔案管理工作的效率下降。

1.5 缺乏對檔案管理人員離職的工作安排

檔案管理人員對檔案管理工作的重要組成部分，部分事業單位對離職安排缺乏合理性，導致離職的崗位空缺嚴重，不能夠對其進行及時的補充，同時缺少工作交接的流程，導致部分檔案被放棄。部分事業單位對檔案的使用率偏低，使檔案變成了擺設，降低了檔案本身的價值。此外，事業單位的檔案保存方式較為落后，沒有先進的電子檔案保存，而是通過紙質版的方式進行分類保存，容易出現檔案丟失或者遭到破壞的現象[1]。

2 事業單位檔案管理工作的解決措施

2.1 建立健全的檔案管理制度

為了保證事業單位檔案管理工作能夠順利有效的開展，需要建立健全的檔案管理工作制度。嚴格按照檔案管理工作的制度開展工作是檔案管理工作順利進行的前提，建立健全的檔案管理工作制度能夠促進事業單位檔案管理工作的有序進行。為了保證檔案管理制度的有效性，建立較為系統的獎懲制度是有必要的，有利于增強檔案管理人的責任意識。現階段，事業單位檔案管理工作的水平得到大幅度上升，在管理方法上也取得了一定的進步，但是在管理體系上沒有得到進一步的完善，需要事業單位加強對檔案管理工作的重視，使檔案管理工作制度逐漸完善，更好地為事業單位檔案管理工作服務，保證事業單位檔案管理工作能夠順利的開展。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理人員的素質在事業單位檔案管理工作中發揮著重要的作用。事業單位需要定期對檔案管理人員進行定期的培訓，提升工作效率，保證檔案管理工作能夠與時代同步，不斷的提高工作人員的綜合素養，使其端正態度，深刻認識到檔案管理工作的重要性，增強其對本職工作的熱愛及重視。同時，需要加強對檔案管理者綜合素養的重視，加強管理人員計算機使用能力以及處理突發問題的能力，提高檔案管理工作人員的綜合素養，從而提升檔案管理工作的工作效率，保證檔案管理工作的順利開展。

2.3 提高檔案信息化建設

隨著科學技術的發展，信息化已經成為各個行業在工作中不可或缺的組成部分，為工作提供巨大的便利，事業單位的檔案管理也加強信息化的建設，事業單位在信息化建設的時，需要結合自身的特點，對檔案管理工作實行科學的管理。通過信息化的方式保證事業單位檔案管理的工作效率。加強信息化檔案管理工作，需要檔案管理人員有較強的技術，在處理好檔案管理工作的基礎上，相關部門也需要對信息化技術進行維護和應用，通過先進的信息技術手段，保證檔案管理工作的效率。

2.4 加強對檔案管理工作的重視

保證檔案管理工作能夠符合時代發展的需要，通過檔案管理工作對基礎設施的支持，使基礎設施得到了較好的完善，有利于提高檔案管理的信息化水平。事業單位加快現代化信息建設的步伐，采用先進的技術手段，使檔案能夠采用電子檔案的方式進行保存。同時，建立現代化的檔案管理系統，通過現代化技術為檔案管理工作提供一定的便利，加強對室內防盜問題的監控，保證事業單位檔案的安全性，并加強管理人員利用計算機搜索檔案的方式，保證檔案管理工作的效

率[2]。

2.5 做好檔案管理人員的交接工作

事業單位需要加強對檔案管理人員離職的工作安排，需要對可能發生的問題進行明確的規定。當檔案管理人員提出離職后，必須要嚴格按照規定進行工作交接，并且能夠保持聯系，保證出現問題能夠有效的溝通，避免出現任何問題。事業單位應該加強對檔案管理工作的重視，定期對檔案的保存情況進行查看，能夠保證及時發現問題解決問題。從而保證事業單位檔案管理工作能夠有序、正常的開展。

3 結論

綜上所述，隨著時代的發展，事業單位也要緊跟時代的步伐，對檔案管理工作進行不斷的創新，使檔案管理工作越來越信息化、便捷化，推動了事業單位檔案管理工作的開展。面對檔案管理工作中存在的諸多問題，采取與之相對應的措施加以解決是有必要的，有利于提高事業單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]王閣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].勞動保障世界，2018（18）：49.

[2]夏巍.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創新導報，2018，15（05）：218+220.