關于衛生計生綜合監督執法局檔案管理現代化的探討

李巖

摘 要：衛生監督檔案是衛生監督整體發展的重要組成部分，是一項多層次、多領域的工作，衛生監督檔案管理應適應形勢的新變化，以高度的責任感和開拓創新的精神，為衛生監督事業的發展服務。在本文中，通過分析衛生監督檔案管理工作的現狀，提出了科學的指導思想衛生監督檔案管理，檔案管理工作效率增加的應用信息技術手段，建立科學的衛生監督檔案人才培養機制，優化檔案的管理機制，檔案工作的全面發展服務，大力提升檔案工作的影響力和貢獻力，為新時期衛生監督事業的發展做出新的貢獻。

關鍵詞：衛生計生；監督；檔案管理；現代化

持續、有效的衛生監督檔案管理活動一直是一個重要的提高衛生監督工作的標準化和現代化的保證，衛生監督企業的檔案管理基于整個流程管理的基本前提是衛生監督活動的發展。然而，由于我國衛生監督檔案管理工作由于社會因素的影響，仍存在復雜的衛生監督檔案管理內容，涉及廣泛的管理領域，管理過程復雜，參與管理流程太長，主體和管理本身具有較強的專業性、不確定性和創新。因此，為了促進我國衛生事業的發展，有必要加強衛生監督檔案管理。

1 國家標準檔案管理內容

根據國家標準的管理系統，工程建設、檔案制藥、食品衛生、獸藥和環境保護應由相應的主管部門、衛生主管部門、農業主管部門和國務院環境保護主管部門來管理。國家質檢總局只負責上述國家標準以外的所有國家標準的管理，本文所提到的國家標準和標準檔案管理也指的是這一范圍。《辦法》文件中規定的方法涉及的文件材料多達18種，國家標準在內容上主要是對10種文件的永久保存材料進行文件管理的方法，具體的文件類型有：上級下達的文件、標準草案的審批、標準手冊及其附件、意見評審會議紀要或匯總表、標準審核結論函、批準文件、聲明、標準公告及其附件、標準修訂撤銷通知。此外，一般還存放試驗驗證報告和一些屬于長期保管的特殊說明文件。

2 衛生監督檔案管理中存在的問題

2.1 衛生與計生中心檔案管理設備不足

由于我國經濟發展不平衡，各地經濟條件不同，檔案管理工作還存在許多不發達的地方，許多檔案管理工作所需的硬件設施不到位，給檔案管理工作帶來了很大的困難。現今對我國的地方性衛生機構的調查顯示，不少地方還存在著重視科研輕視記錄的現象，對于經費的分配也大都將多數的經費分配到科研上，而對于檔案的保存以及記錄，還停留在紙質的階段，不少地方沒有現代化計算機的輔助，只能將紙質的檔案保存在文件柜中，紙質文件的保存也需要合適的環境，溫度，以及保護措施。因此各單位應當加強對于硬件設備的建設，加強對于數字化的理解，加強對于信息存儲的建設進程。

2.2 衛生監督檔案管理的配套機制未充分建立

經歷了十年的發展，衛生監督企業體制改革在衛生監督業務的發展上取得了輝煌的成就，創造一個科學、有效的監管模式，專業指導執法的隊伍，培養衛生監督的精神，富有特色的檔案管理工作背景和基本業務，但是基本的檔案業務仍然躺在文件組織系統的次要位置，需要進一步完善文件管理制度創新、文件信息資源開發，拓寬服務渠道和手段對衛生監督的支持。如今的文件管理仍在收集物理文件階段，電子檔案和檔案材料的“雙軌”集中管理機制上舉步維艱，特色專業的檔案、文件、重大事件，如文字、語音、圖像文件收集等工作還不夠。

2.3 衛生監督檔案管理的科技含量不高

在許多基層的監督檔案管理，仍然使用手工歸檔操作方式，文件的收集、整理、檔案基本上是通過手動操作，一方面，工作量很大，影響工作效率，另一方面在查閱、借用檔案非常不方便，在很大程度上影響檔案的準確查詢和準確的應用，難以充分發揮檔案的價值。隨著社會的進步和發展的衛生監督企業，包含更廣泛的衛生監督文件，所服務的文件對象越來越復雜，越來越多的新檔案，僅僅依靠體力勞動不能跟上時代的步伐，而仍未能電腦，掃描儀，和光盤存儲技術用于文件管理，將嚴重限制管理效率和利用效率，手動的文件管理信息過程是緩慢的，不能適應社會發展的要求和當今國家的發展形勢。

3 衛生監督檔案現代化管理的實施策略

3.1 加大信息化檔案管理人才的培養力度

人才在檔案管理中起著舉足輕重的作用。在檔案信息管理的過程中，人們一方面負責管理和運營所需基礎設施的建設和維護，另一方面負責軟件系統的開發和維護，以及各種檔案信息的處理、整理和保存。然而，目前許多計劃生育和衛生機構的檔案工作人員并不具備這些素質。他們大多缺乏基本的專業知識、計算機和網絡知識、檔案管理知識和圖書館信息資源管理知識。培養適應當今社會的信息檔案管理人才是一項緊迫的任務。首先，要加強一線檔案人員的培訓，提高一線檔案人員的工作能力和知識水平。另一方面，要引進與檔案管理相關的管理人才，給他們良好的條件，讓他們堅守崗位，發揮特長，加強檔案管理人員隊伍。

3.2 衛生監督檔案管理的規范化建設是檔案管理單位的一項

基礎的業務工作是檔案工作現代化的必由之路。檔案管理的標準化不僅要求設備配置的現代化，而且要求管理標準、管理技術和管理思想的標準化，以適應形勢的發展和要求。衛生監督領導高度重視檔案管理工作。近年來，他們加大了對檔案基礎設施建設的投入，增加了檔案辦公用房，配備了電腦、打印機等設備，并要求按照上級規劃對檔案用房進行改造和布局。利用計算機完成了文件管理、計算機輔助歸檔、文件各內容的信息存儲與檢索、文件軟件管理、文件倉庫管理的集成，從而提高了文件管理的效率和質量。單位使用多媒體技術來存儲各種航空公司的文件，如靜態圖像、手稿、短信、照片、錄音和視頻。利用計算機的數字形式進行綜合處理的文件，這樣用戶可以查詢檔案，利用各種形式的信息，如文字、圖片、聲音和視頻在任何時間進行了查閱。改變了傳統檔案文本、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機結合，提高了檔案管理和處理的效率。

3.3 做好衛生監督檔案的事后監控

事后監視是一種重要的管理活動，指的是對文件管理過程結束后產生的結果進行評估和應用。要做好兩個方面的工作：一是設計科學合理的衛生監督檔案管理驗收指標體系和考核體系。綜合考慮衛生監督檔案的科學性、完整性、準確性和有效性。二是做好衛生監督檔案的后期管理和總結工作。歸檔文檔的形式包括音像、各種數據報告以及材料等，文件的內容涉及到大量的技術信息和數據，有一定的保密性，因此需要具備人事檔案管理知識背景的人進行整理。

4 結束語

衛生監督檔案管理的主要目的是為衛生監督工作服務。隨著公共衛生體制改革的深入，衛生監督機構檔案管理工作遇到了前所未有的機遇和挑戰，進入了一個新的發展時期。如何充分發揮檔案的作用，最終為社會服務，是各級衛生監督機構共同研究和解決的重點和難點。檔案管理現代化是推動衛生體制改革不斷健康發展的重要力量。各級衛生監督部門要做好檔案管理現代化工作，推進公共衛生體制改革。公共衛生監督檔案應適應新時代的要求，逐步滿足日益增長的業務需求，努力拓展服務領域，徹底擺脫單純業務的觀點，為工作人員和公眾服務。

參考文獻

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