醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理探討

王刊 陳奕群

摘 要：教學(xué)檔案是醫(yī)院臨床教學(xué)工作的歷史記錄，文章分析了醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的作用和特點(diǎn)，指出醫(yī)院臨床教學(xué)檔案是衡量醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量和水平的一個(gè)重要標(biāo)志。提出了當(dāng)前醫(yī)院教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，探討了加強(qiáng)醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的可行性措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；臨床教學(xué)檔案；管理探討

教學(xué)醫(yī)院在承擔(dān)繁重醫(yī)療衛(wèi)生工作的同時(shí)還承擔(dān)著各類醫(yī)學(xué)生的臨床教學(xué)任務(wù)。教學(xué)檔案是醫(yī)院臨床教學(xué)工作的歷史記錄，是醫(yī)院在教學(xué)管理和實(shí)踐過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、表格、圖片、聲像載體等材料，是醫(yī)院體現(xiàn)臨床教學(xué)職能的重要資料，也是衡量醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量和水平的一個(gè)重要標(biāo)志。如何對(duì)醫(yī)院臨床教學(xué)檔案進(jìn)行更好的管理并充分發(fā)揮其價(jià)值，是值得探討的重要課題。

1 醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的作用及特點(diǎn)

1.1 臨床教學(xué)檔案的作用

醫(yī)院臨床教學(xué)檔案一般包括綜合類、招生類、學(xué)籍管理類、課堂教學(xué)與實(shí)踐類、學(xué)位類、畢業(yè)生類、教材類等類型，涵蓋醫(yī)院各類臨床教學(xué)相關(guān)活動(dòng)全方位的具體記錄，是整個(gè)教學(xué)過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，是教學(xué)效果、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等內(nèi)容的總結(jié)，可真實(shí)反映醫(yī)院的臨床教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。

從教學(xué)評(píng)估、教學(xué)方法到教學(xué)研究及改革等各方面的信息，可為醫(yī)院提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平提供科學(xué)依據(jù)和參考材料，可為制訂教學(xué)計(jì)劃、考核教師工作成績(jī)、探索人才成長(zhǎng)規(guī)律及培養(yǎng)方案提供依據(jù)，同時(shí)也可為醫(yī)學(xué)學(xué)科的發(fā)展方向與優(yōu)化建設(shè)素材和證據(jù)。

1.2 臨床教學(xué)檔案的特點(diǎn)

首先，由于教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療與教學(xué)職能的雙重性，教學(xué)檔案的內(nèi)容與醫(yī)療工作不可分割，教學(xué)檔案來(lái)自臨床教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)過(guò)程，醫(yī)學(xué)教學(xué)課程包括本科、專科、研究生等多種類型，參與檔案形成的人員包括教學(xué)管理人員、臨床教師和學(xué)生等，醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案具有多元性的特點(diǎn)；其次，臨床教學(xué)檔案形成的場(chǎng)地包括教學(xué)管理部門、教研室、從事教學(xué)工作的教師個(gè)人以及學(xué)生，環(huán)境較分散，大部分教學(xué)資料保存環(huán)節(jié)較多，這使得醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案具有分散性的特點(diǎn)；最后，很多文書(shū)類的檔案是按年度歸檔，但臨床教學(xué)檔案一般以學(xué)期、學(xué)年和課程體系為歸檔周期，具有跨年度的周期性特點(diǎn)[1]。

2 醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 臨床教學(xué)檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多教學(xué)醫(yī)院在臨床教學(xué)檔案的管理中常缺乏系統(tǒng)性和專業(yè)性的規(guī)劃，沒(méi)有制訂相應(yīng)的歸檔制度和歸檔流程。教學(xué)檔案的存檔和備份常應(yīng)在教學(xué)行為結(jié)束后完成，但如果缺乏專業(yè)健全的檔案管理規(guī)定，沒(méi)有把教學(xué)檔案納入日常管理工作范圍內(nèi)，這將使醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的收集和整理缺乏有效的指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，各類文件的形成和歸檔工作脫節(jié)，管理混亂。

此外，很多醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案常常由教學(xué)管理人員兼職管理， 并沒(méi)有設(shè)立專職的檔案專業(yè)人員。教學(xué)管理人員主要精力常集中于教學(xué)管理與日常行政工作，沒(méi)有更多時(shí)間來(lái)管理教學(xué)檔案，這在一定程度上也影響了醫(yī)院教學(xué)檔案的收集與整理工作。

2.2 臨床教學(xué)檔案管理意識(shí)不足

很多醫(yī)院教學(xué)管理者并未意識(shí)到臨床教學(xué)檔案的重要參考價(jià)值，也沒(méi)有意識(shí)到臨床教學(xué)檔案對(duì)于醫(yī)院教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及進(jìn)步的影響，故此在醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的管理中一直存在管理意識(shí)不足的情況。

由于教學(xué)檔案的特殊性，很多資料散布于各臨床科室或教研室中，且在教學(xué)實(shí)踐的各類活動(dòng)中形成，很多醫(yī)院教學(xué)人員常常認(rèn)為檔案收集和管理與自己無(wú)關(guān)。此外。還有個(gè)別教學(xué)人員認(rèn)為教學(xué)成果是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的，應(yīng)由自己保管而不愿上交，這會(huì)造成部分教學(xué)檔案原始材料流失。

2.3 臨床教學(xué)檔案利用率不高

在醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的管理中，檔案利用率不高也是現(xiàn)實(shí)存在的一項(xiàng)重要問(wèn)題。由于很多教學(xué)檔案管理電子化信息化程度不高、查閱困難、保存不全、管理人員不足等現(xiàn)狀，導(dǎo)致教學(xué)檔案利用率并

不高。

很多醫(yī)院的教師及教學(xué)管理人員沒(méi)有翻看教學(xué)檔案進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的習(xí)慣。教師在日常的教學(xué)和專業(yè)建設(shè)規(guī)劃中，沒(méi)有根據(jù)教學(xué)檔案中記錄的學(xué)生成績(jī)、學(xué)生學(xué)習(xí)等具體情況、以往專業(yè)課教學(xué)問(wèn)題進(jìn)行教學(xué)優(yōu)化的習(xí)慣；管理人員沒(méi)有根據(jù)教學(xué)檔案對(duì)教師教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)價(jià)和指導(dǎo)。教學(xué)檔案形同擺設(shè)，這阻礙了醫(yī)學(xué)學(xué)科建設(shè)的優(yōu)化及教師教學(xué)水平的進(jìn)步。

3 加強(qiáng)高校附屬醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理的措施

3.1 提高臨床教學(xué)檔案管理意識(shí)

醫(yī)院應(yīng)致力于臨床教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，加強(qiáng)醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理的重視，使其認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是醫(yī)院的重要資源，是醫(yī)院做好教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)[2]。通過(guò)管理層的重視來(lái)落實(shí)具體的管理細(xì)則，提高相關(guān)人員對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)知情況，構(gòu)建從分管院領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)管理部門、教研室、臨床科室到教學(xué)人員的臨床教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使相關(guān)教學(xué)人員形成在檔案產(chǎn)生過(guò)程的收集、整理、保管等多方面的意識(shí)，增強(qiáng)大家對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，約束其認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈詈脵n案管理工作，最終將教學(xué)檔案管理作為一項(xiàng)常規(guī)工作來(lái)開(kāi)展，主動(dòng)做好臨床教學(xué)檔案的收集、立卷、歸檔工作。

3.2 建立完善的教學(xué)檔案管理體系

醫(yī)院建立完善的臨床教學(xué)檔案管理體系，可在一定程度上提高教學(xué)檔案的管理質(zhì)量，醫(yī)院必須要求相關(guān)教學(xué)人員從檔案建立的初期就開(kāi)始完善每一項(xiàng)工作，嚴(yán)格要求檔案的上交和歸檔時(shí)間。

醫(yī)院臨床教學(xué)檔案體系的建立，主要應(yīng)包括下面幾點(diǎn)：1）各級(jí)教育主管部門的有關(guān)教育法規(guī)、條例和教學(xué)規(guī)章制度與管理文件；2）各類見(jiàn)習(xí)、實(shí)習(xí)、理論課教學(xué)大綱，課程安排表；3）科室相關(guān)教學(xué)計(jì)劃安排，見(jiàn)習(xí)、實(shí)習(xí)實(shí)施記錄；4）各類教學(xué)工作總結(jié)，學(xué)生考試成績(jī)統(tǒng)計(jì)總結(jié)，研究生招生記錄等相關(guān)材料；5）教學(xué)使用的教材、講義、多參考材料媒體課件等材料；6）各類教師檔案，見(jiàn)習(xí)、實(shí)習(xí)帶教評(píng)價(jià)表，理論課評(píng)價(jià)表。

3.3 建立健全臨床教學(xué)檔案管理制度

只有健全的規(guī)章制度才能更好地完成臨床教學(xué)檔案的管理工作，醫(yī)院臨床教學(xué)檔案管理部門要根據(jù)國(guó)家有關(guān)教學(xué)檔案管理的規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，不斷改進(jìn)和完善教學(xué)檔案管理制度，對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，明確教學(xué)檔案材料形成者的歸檔職責(zé)，對(duì)與臨床教學(xué)檔案工作相關(guān)的部門及人員，如教學(xué)管理部門、任課教師、教研室秘書(shū)，分別制定相應(yīng)的檔案歸檔職責(zé)[3]。

醫(yī)院還應(yīng)將把教學(xué)檔案收集、整理和歸檔的工作納入教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)管理制度中，納入教學(xué)人員工作職責(zé)中，督促和規(guī)范相關(guān)人員及時(shí)做好臨床教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、和歸檔工作，形成層層負(fù)責(zé)、齊抓共管的臨床教學(xué)檔案工作機(jī)制[4]。

總之，醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的持續(xù)性工作，醫(yī)院應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，做好臨床教學(xué)檔案的收集和利用，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)研究、教學(xué)改革等各項(xiàng)工作中的作用。

參考文獻(xiàn)

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