從檔案管理的角度論述多個辦案系統同時使用存在的問題及相關建議

謝靜

摘 要：在法院的檔案管理工作中，同時使用兩個或者多個辦案系統導致檢查歸檔和數據統計的難度都增加，統一辦案系統成為必然趨勢。但統一辦案系統也需要方法，除了擇優選擇和慎重考察之外，還需要制度制約，最終讓辦案系統真正做好服務保障工作，提升工作效率。

關鍵詞：檔案管理；辦案系統；工作效率

全國法院當前使用的辦案流程管理系統（以下簡稱辦案系統）有北京華宇、南京通達海、四川邁維、青島東軟、廣東亞仿及深圳礪劍等。自2016年，全國法院又統一采用南京通達海研發的執行案件流程管理系統（以下簡稱通達海），故當前全國很多法院都會同時使用通達海及另外一個或者多個辦案系統。筆者從檔案管理的角度出發，結合實踐經驗，論述同時使用兩個或多個辦案系統存在的問題，并為今后統一或者更換辦案系統提供一些參考建議。

同時使用兩個或者多個辦案系統，增加了檢查歸檔的難度。法院當前辦案系統的功能非常強大，可以智能地統計核算出一個系統內各類案件的橫向及縱向對比數據。比如，同期各類案件之間的對比數據以及各類案件與往年同期的對比數據。但系統發揮強大功能的前提是擁有完整的數據，所以所有的案件信息必須統一到一個系統中，那么對于執行之外的案件沒有使用通達海的法院來說，必須要將通達海的案件信息轉移至另一系統。因為從成本上來說，通達海僅有執行一類案件，而另一個系統包含其他案件的所有數據；從可行性來說，另一個系統已經磨合成熟，能夠滿足相關法院的各項需求，而通達海剛啟用，各方面還未磨合成熟。所以，從通達海轉移數據至其他系統成為必然。由于系統之間的差異大，數據在轉移的過程中常常會出錯，為了保證數據的準確性，檔案員就需要同時登錄兩個系統檢查歸檔，核對兩個系統上的數據，核對無誤后再在另一個系統上點擊歸檔。一旦發現錯誤，必須登錄兩個系統才能找出錯誤產生的環節——是書記員掃描環節還是系統數據轉移環節，最后再有針對性地改正錯誤。檢查歸檔的難度由此而提升。

同時使用兩個或者多個辦案系統提升了檔案統計難度。每個月檔案部門需要統計結案案件數、歸檔案件數及其他特殊情況不能歸檔的案件數，這樣除了能詳細了解每個月的歸檔數據之外，還能避免遺漏案件歸檔，提升訴訟檔案工作的質量。由于結案和歸檔信息并不能完整地在兩個系統上傳輸，所以當前統計數據時，需要先登錄一個系統統計，然后再登錄通達海核對執行案件數據，一旦兩個系統的執行案件數據不一致，檔案員必須仔細核對兩個系統上的每個執行案件，找出數據差異的原因，然后再向相應的系統維護人員反饋修改。這些工作都在無形中增加了工作難度。

綜上，從檔案管理來說，兩個或多個系統同時使用給工作帶來了很多不便；從通達海來說，將通達海的數據升級為各個系統完全能接受的數據，難度也很大，目前很難實現；從案件數據統計的需求來說，數據轉換不暢也會給各種統計需要帶來困擾。由此可見，統一全國法院辦案系統必然成為將來的趨勢。筆者從檔案管理的角度出發，為統一或更換系統提供以下建議。

一是做好調研，擇優選擇。利用全國很多法院使用兩個辦案系統的現狀，開展統計調查工作，因為同時使用兩個系統，兩個系統之間的特點和差異能更客觀地感知。調查內容可以包括各個系統有哪些共同的功能和各自獨特的功能，系統設置是否便捷合理，是否有能力及時改進，各個法院對當前使用的系統是否滿意等等。通過調研初步了解各個系統的基本狀況和用戶的滿意程度，從而擇優選擇系統。

二是三思而后行，慎重啟用新系統。法院的辦案系統不宜經常更換，一方面經常更換系統，由于系統之間的差異，數據在傳輸的過程中可能會錯誤或者丟失；另一方面，因為沒有足夠的磨合時間，每個被使用的系統都無法成熟，難以充分發揮作用。因此，選擇新系統一定要慎之又慎。

首先要考察使用新系統的必要性。新系統開發得是否更科學周到？舊系統是否真的無法逾越新系統？真的必須更換嗎？如果上述問題的答案都為肯定時，再開始考察新系統。

其次要考察新舊系統能否完全掛接，數據能否正常遷移。舊系統的數據能否被新系統接受，這一點一定要通過實踐來論證。因為現實中常常發現新系統只能接收一部分數據的情況，所以實驗的數據量要大，數據種類也要多樣，仔細核查反復嘗試，直到準確無誤才能正式投入使用，以免數據導入錯誤，影響案件的歸檔率和借閱利用，甚至丟失案件信息造成難以彌補的損失。

再次還要認真收集新系統試用的反饋意見。“實踐出真知”，反饋信息應當源于使用者，通過收集反饋意見，獲取最真實的使用體驗，客觀仔細地評判新系統的使用價值。

最后還要注意考察系統運行維護能力。系統的運行維護能力與今后的使用體驗息息相關，甚至可以決定新系統的質量。再科學完善系統也會有漏洞，還會出故障，漏洞和故障都不可怕，可怕的是故障無法及時解除，漏洞無法及時修補。到那時，工作無法順利開展，法院工作將陷于“進退兩難”的被動狀態。所以為了避免此種狀況，一定要考察后期維護系統的團隊能力，因為強大的系統維護能力來源于能力和責任心都出眾的系統維護團隊。

三是制定完善的系統考核體系和淘汰退出機制。全國法院辦案系統一旦統一，被選定的系統必須兼顧全國法院的各種不同需求。每個法院的實際情況不同，需求差距也很大，甚至會互相矛盾。比如，通達海的一個規則是“案件結案后，案件信息將不再能修改”。這個規則看似科學合理，但不同的法院對此會有不同的意見。對案件質量評查能夠覆蓋所有案件的法院來說，這個規則能幫助案件質量評查部門準確查出所有錯誤，及時分析錯誤原因，從而對癥下藥提升案件質量。但對于只能抽查案件質量的法院來說，案件質量的初步把關在檔案部門，檔案員檢查歸檔時發現錯誤就需要及時修改，比如合議庭成員錯誤，漏填書記員信息，當事人信息不完整等等。如果此類錯誤不能修改，后期很難再有專人去檢查，那最終難免會影響案件質量。所以，被選定的系統需要根據不同的需求，靈活調整不同法院的系統規則。無論遇見什么樣的需求，被選定的系統都應該做好服務保障工作——愿意洗耳恭聽意見并能想方設法找出策略，這除了需要系統維護人員具備強大專業技術能力，還必須擁有耐心、細心和責任心。如何保證系統維護人員擁有以上能力？當然不能靠自覺，必須要靠系統開發商竭盡全力去管理系統維護人員，那就要有能真正影響其利益的制度。所以法院需要制定完善的考核辦法，明確獎懲機制和淘汰退出機制，從而給被選擇的系統施加壓力，促使系統開發商選拔優秀人才，積極解決問題，主動完善系統。避免系統因為被選中而放松怠慢，最終讓系統充分發揮技術力量，真正提高法院辦公辦案的效率。