電力工程項目檔案管理的難點及對策

劉偉

摘 要：檔案對于一個企業有著重要的意義，其中涵蓋的內容廣泛。檔案管理工作就是負責對檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開發編研等，是一個重要又繁瑣的工作。當前電力工程建設發展迅速，電力工程檔案管理也隨之發揮著越來越不可忽視的作用。作為一項專業性強、內容復雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業素質和專業技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規范化，本文對電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進電力企業改革，加快電力工程行業發展。

關鍵詞：電力工程項目；檔案管理；難點；對策

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業自建業以來的工程建設成果及榮譽，還記錄了電力工程企業的發展歷程，表現出企業檔案管理水平和企業施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設完工質量，甚至是企業經濟效益。

1 檔案管理概念

檔案是反映黨和國家及各級地方組織，以及企事業單位的真實面貌的工具，它同時也是科學技術、經濟建設等活動歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項集專業技術性、科學管理性與服務性的工作，需要按照一定原則科學地進行管理，為科研、生產、基建等服務。具體的內容包括檔案的收集整理、分類編目、保管、鑒定、統計、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導工作，歸檔后對檔案的更改、補充以及監督檢查等。

2 當前電力工程項目檔案管理中存在的不足

2.1 電力工程項目檔案工作不規范

首先，在電力工程項目檔案制度上存在缺失，原有的制度殘缺陳舊，無法適應新時期電力工程項目檔案的需要，而制度的缺失使得檔案管理脫節現象嚴重，各部門的檔案不能實現統一管理，且歸檔方式不一，這種分散、獨立的保管方式使得檔案丟失、殘缺的現象嚴重，同時也制約了各部門之間對檔案信息的充分利用，影響了檔案管理的經濟效益。其次，電力企業發展中形成的電力檔案數量會越來越多，這為電力實務提供了豐富的參考資料，是一筆重要的財富。但是目前檔案管理工作的理論研究和電力實務沒有充分結合在一起，使得電力工程項目檔案與新時期的業務脫軌，制約了電力檔案充分發揮自身價值，影響了經濟效益的實現。

2.2 檔案管理人員職業素質低

由于電力工程檔案管理部門建設歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調用過來，大多沒有受過專業系統培訓，無法將檔案管理工作系統科學、合理有序地展開。同時，由于沒有專業固定人員從事此專項工作，檔案管理工作相關人員在崗位上從事時間短且其綜合素質不高，不能有效順利開展工作，甚至出現消極懈怠現象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環節，無法驗證上報文件材料真實性，甚至導致檔案信息源丟失。

2.3 檔案信息化管理水平較低

在信息時代，實現電力檔案的信息化、數字化管理是必然趨勢，目前大多數電力企業都實施了電力檔案信息化管理模式，但普遍投入力度較小，面臨資金短缺的情況，基礎設施無法成套配置，甚至只是配備了幾臺計算機而已。缺乏健全完善的檔案管理信息系統以及相關管理制度，導致檔案信息化建設進程緩慢，并未使檔案信息資源得到充分利用。即便是有些電力企業構建了電力工程項目檔案ARIS電力工程項目檔案流程管理平臺，但也由于工作人員信息素養較低，操作不熟練而無法充分發揮平臺的作用。另外，電力企業已經建成的其他信息管理系統與檔案信息管理沒有充分結合起來，給檔案信息化管理帶來一定的難度。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 規范電力工程項目檔案工作

首先，對現有的電力工程項目檔案制度進行改進完善，保留符合當前電力工程項目檔案需求的內容，刪除已經落后過時的內容，并重新添加具有現代檔案管理特點的相關制度。同時，根據國家檔案局頒布的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案的實際特點，制定新的檔案信息化管理制度，使電力檔案信息化管理有章可循、有據可依，提高檔案的信息化管理水平。其次，在規范電力工程項目檔案制度的基礎上，實行部門立卷責任制和責任分工制，將電力工程項目檔案落實到各個崗位，加強對檔案的過程管理，將檔案管理融入電力企業的工作流程中。要求各個部門做好輔助工作，促使電力檔案管理走向規范化管理道路。值得一提的是，完善后的制度必須要確保能夠在實踐中落實。最后，電力工程項目檔案工作不能閉門造車，而是要從檔案室中走出去，參與到電力企業的生產經營中，為其提供重要的信息資源，促進電力工程項目檔案工作與電力企業同步發展，積極掌握企業發展的核心信息，并將為企業發展服務作為電力工程項目檔案工作的宗旨，構建企業信息資料庫，將有助于提升企業經濟效益的所有信息進行篩選分類，幫助企業領導做出正確決策，提高企業生產經營的經濟效益。

3.2 提高管理人員素質

首先，電力企業在選擇聘用檔案管理人員時，應選擇經過系統培訓的專業人員，能夠運用專業理論進行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業單位建立起規范科學的檔案管理體系。同時，在正式開展工作前，企業單位還應集合新進人員進行短期崗前培訓，針對本單位具體情況進行系統學習，從而讓檔案管理人員能夠結合實情開展工作，避免出現一刀切解決問題的情況。其次，在工作管理中，檔案管理部門應定期開展培訓交流會，總結當前檔案管理工作中存在問題并進行有效研討，根據同期行業內檔案管理變革發展提出結合本單位實情提出解決辦法，并形成規范文件在部門內瀏覽傳達，從而利于檔案管理工作系統性、延續性。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設有利于推動企業檔案管理工作，促進電力工程有序化發展。因此，在電力工程建設中，必須要結合現代信息技術，促進電力工程檔案資料管理工作開展。一方面，在檔案管理中，企業應建立文檔一體化管理系統，將在工程建設過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業檔案管理應實時監管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業還應加強檔案管理系統安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關知識產權和商業機密，因此在管理工作中，電力企業單位應建立起檔案數據一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內容都錄入數據庫中。在此基礎上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，且利于保護檔案資料信息安全，不易造成信息遺失。

4 結語

總之，在現代電力企業的發展進程中，電力檔案有著重大的經濟價值，但卻由于被忽視而無法充分發揮作用。在今后的發展中，電力企業應當在電網升級優化的同時完善電力工程項目檔案工作，加強信息化建設，規范電力工程項目檔案制度，盡快將電力檔案編研成果轉化為可增加企業經濟效益的生產力，實現電力檔案管理工作的經濟效益最大化。

參考文獻

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