事業單位檔案管理中存在的問題及對策研究

張艷紅

摘 要：檔案管理是事業單位整體工作中的重要環節。事業單位檔案管理工作主要為對相關資料進行收集、整體、歸納、統計、儲存等。檔案管理主要的作用就是為今后相關業務數據處理提供科學的參考依據，因此，檔案管理工作在事業單位中的地位非常重要，能夠直接影響事業單位未來發展。但在實際事業單位檔案管理工作中管理制度并沒有得到創新，進步，導致事業單位在檔案管理工作中時常遇到各種各樣的問題。文章主要對這些存在的問題進行分析研究，同時提供相關的解決辦法，希望促進事業單位檔案管理工作效率不斷提升。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；對策

事業單位的檔案管理工作內容所涉及的項目非常多，而文件資料的完全、完整收集，就越能夠保證檔案價值作用。但是隨著我國綜合實力的不斷進步，市場經濟格局也在不斷地產生變化[1]。由此可以看出，現階段事業單位檔案管理工作的方式并不能完全滿足我國社會發展的需求。所以，對于事業單位檔案管理的改革工作刻不容緩。針對已經存在的問題進行深入分析同時得出相應的解決對策，對可能出現的隱患與問題提前做好防范措施。檔案管理工作作為事業單位最基礎的工作之一，對其未來發展有著直接性的影響，因此，事業單位想要長久穩定發展，必須提高檔案管理工作效率，保障其工作順利進行。

1 事業單位檔案管理的意義

檔案管理工作流程為信息收集、分類、整理記錄、處理等一系列工作，在當今信息化時代背景下，決定著這些工作必須采用信息化手段完成。檔案管理工作是一項基礎性的工種，想要得到長久性的發展，高效性的檔案管理工作是必然的。為此，相關部門必須對此進行高度重視，加強檔案管理方式，將信息化技術作為單位發展必然趨勢，通過高科技信息技術的利用，才能有效促進檔案管理工作健康、穩定、長遠發展。

2 事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

1）檔案管理制度的不完善。目前很多事業單位在檔案管理制度上依然存在著很多問題。一些事業單位甚至還沒有建立起檔案管理制度，而其他的事業單位盡管建立了檔案管理制度，但只是形式大于實際，沒有對其進行貫徹落實，特別是一些較小的事業單位這種現象非常普遍且嚴重[2]。另外檔案管理工作人員自身文檔保存意識淺薄，以至后期問題的發生沒有有效的參考依據。另外一些工作人員在上班時間不能嚴肅認真對待工作內容，會隨便的將檔案存放在空置的房間內或檔案柜里，不對其進行標注、記錄等，這就會導致多種錯誤地產生，以至文檔使用效果沒有達到預期標準，使用率不盡人意。還有當部分檔案管理人員自身具有的拖拉毛病，就會使得檔案推擠，且為了能夠按時完成工作任務他們通常會用很短的時間對檔案進行整理，就使得檔案錯誤紀律急劇增高。對于個事業單位來說其要保存的檔案過于繁多，加上使用設施陳舊就導致很多錯誤的產生，同時極有可能造成檔案的缺失和損壞。

2）檔案管理工作人員能力的不足。目前很多事業單位在選擇管理人員是缺少抓也行，并且經常只注重表面工作，走后門的現象已經非常普遍，所以沒有真正的選擇出具有檔案管理能力的工作人員。這里還有非常重要的一點，在工作過程中有很多工作人員對于自身工作沒有責任心、工作態度非常差，積極性不高，甚至出現違法亂紀的現象，這些現象的存在與產生都不利于檔案管理工作的順利進行。更嚴重的是，很多工作人員沒有經過考核就直接上崗[3]。以上描述都是源于人為原因導致檔案管理工作漏洞的產生，為后續檔案工作的開展帶來不好的影響。

3）工作銜接不當。社會經濟的快發展為人們帶來各種發展機會，跳槽現象在當今社會下是非常常見的現象之一，或者一些人會員已經到了退休的年紀。這就會導致這段時間內檔案管理各種問題的產生，很多檔案不能及時得到更新，甚至出現檔案沒有人員管理的情況，而事業單位也就因此產生損失，更容易影響事業單位在社會大眾心中的形象。所以在管理人員離職時檔案交接工作就顯得十分重要。

3 檔案管理問題相關對策

1）基于實際情況制定檔案管理制度。我們現在正處于信息化時代，但是事業單位在檔案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陳舊的傳統方法。這種傳統的管理方式已經不再適用于當今信息化時代背景下，傳統管理制度與管設備都有一定的弊端，已經不在適用于現階段的檔案管理工作[4]。因此事業單位相關管理人員應該盡早制定符合自身發展需求的檔案管理制度，之后根據自身各工作環節具體的要求對現有的檔案管理制度進行完善與補充，同時對各項規范與制度實施情況進行嚴格的監督，確保在檔案管理人員工作過程中各項檔案能夠妥善放置。事業單位要引進先進的管理設備，社會發展事業單位對檔案管理工作也要做到與時俱進，有效利用信息網絡高科技先進技術，使用檔案信息化管理方式。這種檔案管理方式能夠最大程度額降低管理錯誤率，且提高檔案查詢速度，更好的推動事業單位檔案管理的發展，提高檔案管理部門在大眾心中的地位，樹立威信。

2）提高管理人員專業水平。在一定程度上，工作人員的工作態度能夠直接決定事業單位整體發展水平，因此想要確保事業單位檔案管理工作的有效進行，就需要構建一支具有高專業管理水平的檔案管理團隊，培養一批責任心強能力高的檔案工作人員。對待工作認真負責的態度有助于管理人員在工作時工作效率的提升，也就需要從管理人員的思想上做工作。首先，事業單位高層領導要樹立正確的工作態度，以身作則[5]。在改正態度的同時，各事業單位要具有針對性的選擇管理人員，并且定期組織檔案管理人員進行專業知識培訓，增強培訓力度，讓管理人員清楚的意識到檔案管理工作的重要性。也可以建立獎懲制度。這些都是能夠促進管理人員認真工作、在工作時具有積極性、競爭意識的重要手段，團隊合作使得檔案管理工作變得更加簡潔便利，促進檔案管理工作有效進行。

3）做好交接工作。事業單位要做好管理人員離職方面的規定要求，對管理人員離職時工作交接要進行統一的處理，確保各項檔案在管理人員離職之后能夠的搭配妥善安置，要求離職人員在交接工作中不能只將手頭工作進行交接，自己以往做過備份工作也要進行完整的交接。另外交接工作中還要包括交接管理人員的檔案分類、擺放等，這些是為了下個檔案管理人員能夠對檔案進行方面管理[6]。

4 結語

總之，檔案管理工作是事業單位工作中重要的組成部分，因此檔案管理的作用就顯得十分重要，對事業單位未來發展有著重要的影響。但從現階段事業單位在檔案管理工作中依然存在的問題，事業單位要對檔案管理工作進行一系列措施的實施，以助于對檔案管理工作的完善與順利進行。不斷提升檔案管理人員的專業素養，樹立正確的工作態度，在工作中要緊跟時代發展潮流，通過先進方法的使用對檔案進行科學管理，如信息化檔案管理。當完全解決現階段檔案管理工作中存在的主要問題，同時做到防患于未然，才能更好的讓檔案管理工作為事業單位長久穩定發展提供保障。

參考文獻

[1]孫偉.淺析基層事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].中國衛生產業，2015，12（30）：168-170.

[2]葛晏飛.事業單位檔案管理存在的問題探討[J].城建檔案，2016（01）：51-52.

[3]任延玲.事業單位檔案管理信息化建設的問題與對策研究[J].城建檔案，2015（12）：17-18.

[4]龐愛思.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2015（23）：107.

[5]王鋒.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].東方企業文化，2015（21）：58.

[6]黃愛華.事業單位人事檔案管理存在的問題及其對策[J].現代營銷（下旬刊），2015（09）：60.