芻議如何優化中學人事檔案管理工作

崔茜

摘 要：在中學人事管理期間，人事檔案占據重要的作用，其既可以為人員培養以及團隊建設提供主要的依據，同時還可以實現中學人事管理效率和質量的提高。在本篇文章中，重點論述了優化中學人事檔案管理工作的基本策略。

關鍵詞：中學；人事檔案管理工作；重要性；策略

中學是我國實施教育工作的主要場所，其不但可以為學生構建良好的學習環境，同時還能夠為國家培育全方面人才。當前，中學校園師資隊伍的水平以及技能對于教學效果以及質量的提升有著決定性影響。而且，人事檔案管理工作是提升教師教育能力的主要途徑，它在現有的中學教育中發揮著重要的作用。因此，在社會經濟不斷發展的過程中，加大對該項工作的重視和研究力度是很有必要的，其能夠從一定程度上促使人事檔案管理工作的有效開展。不過，從實際情況來看，在我國中學人事檔案管理期間還有著諸多的不足之處，這就需要我們全面的探究和分析存在的問題，提出相應的優化策略。

1 人事檔案管理產生的重要作用

1.1 對于學校產生的積極影響

在學校教育期間，可以從人事檔案的實際現狀入手，然后全面掌握學校發展情況，了解到人事檔案的動態性變化，在明確學校具體發展趨勢的基礎上明確學校的發展目標，以此準確的辨別出教師應當從哪幾個方面入手，對學生進行有效的指導。其中，人事檔案管理是提高學校內部管理效率的關鍵，借助人事管理對教師平時工作的表現進行有效的考察和記錄，這對于教師教育能力的提升有著重要的作用。

1.2 對于自身成長產生的積極影響

人事檔案管理本身是人員身份和學習情況的主要辨別指標，此種管理工作的有效實施和職工自身工資待遇以及社會保障關系有著密切的關系，其不僅具備一定的法律依據，同時還是記錄日常工作的基本標準。在教職員工工作期間，無論是對職位進行調動，還是進行相應的評定，均離不開人事檔案管理工作的有效落實，因此，對于我國中學人事檔案而言，本身儲存了諸多的人事資源數據，其對于學?？己艘约叭瞬胚x拔有著良好的作用。不過，從實際情況來看，學校的人事檔案管理工作只可以單純的發揮出資料的保管效果，而無法將其他工作價值呈現出來。所以，通過探究得出，中學人事檔案管理工作還存在著諸多的不足之處，這些問題的出現嚴重影響了人事檔案管理效率的提升。

2 學校人事檔案管理期間存在的不足之處

2.1 專業化的檔案管理人員缺乏

在現有的學校檔案工作開展期間，聘用的檔案管理人員都是年齡稍微大一些的，這一工作主要是對特殊群體進行照顧的崗位。再者，有的學校檔案管理人員一人身兼多項職位，使得檔案工作無法有效開展。產生這些現象的主要原因是因為相關的檔案管理人員自身工作能力不高，本身缺少檔案管理的知識以及計算機應用能力，只可以單純的保管一些信息數據，如此一來，根本無法實現檔案規范化的管理目標。

2.2 管理體系不健全

從當前情況可以看出，在學校實施人事檔案管理工作的時候，沒有制定相對統一的管理標準。一般情況下，部分檔案資料有的被記錄在財會部門中，還有的被記錄在教務處內，甚至有的情況下發生了檔案多部門管理的問題，采取的此種管理方式不僅無法有效的總結和歸納信息數據，同時還有可能會使得信息出現丟失問題。再者，依舊使用以往傳統的人工記錄管理方式，沒有引進新型的社會信息化管理模式。有的情況下，雖然具備電子記錄，可是只是簡單的錄入一些基礎的數據，這樣做的目的是為了應付檢查工作。最后，因為沒有對人事檔案管理工作實施相應的信息化管理，再加上沒有檢索鏈條，所以，根本沒有辦法有效的選擇和劃分個人信息，人事檔案管理體系不健全，最終引起了人力資源浪費問題的產生。

2.3 硬件設施不符合標準要求

在中學教育中，關注的重點便是學校自身的良好發展以及學生學習成績的提升，其對于人事檔案管理工作的重視程度較低。有的情況下，雖然部分學校根據實際情況制定了檔案室，不過，只是單純的存放資料，并沒有對相關的檔案進行有效的整理，使得檔案資料不具備完善性。另外，歸檔工作具有不及時性問題，大多數教職工在工作中的改變使得無法對教職工信息進行有效的完善，在歸檔材料的落實上，規范性不高，不利于材料信息準確性的提升。

3 對人事檔案管理工作進行優化的基本策略

3.1 大力提高人事檔案管理效率以及水平

在現有的中學人事檔案管理工作期間，無論是硬件還是軟件設施上，都存在著一些缺陷，針對于此種現象，應當從以下幾個方面入手，制定出相應的改進策略：

1）在硬件工作開展期間，對于中學人事部門而言，應當科學合理的使用學校申請下來的專用資金，借助這一資金來完善中學檔案管理工作中的相關設施。在這一現狀下，還可以適當的引進經驗豐富的工作人員，使其對重要的檔案進行有效的整理和歸納，采取此種方法能夠促使學校在發展期間滿足檔案管理工作提出的基本要求。

2）對軟件進行設置的時候，還需要引進新型的云儲存技術制定規范化的檔案管理平臺，落實數據備份，以此達到數據共享的目的。

3.2 增強檔案管理人員自身的工作技能

人事檔案屬于一項技術性的工作，其具備保密性和規范性的特征。因此，在學校中，對于檔案管理人員提出了嚴格的要求，明確規定相關人員必須全面的提升自身的工作能力和素質，增強責任意識和業務素養，掌握充足的知識，發展成為了綜合性人才。要想實現上述目標，學校需要定期對人事檔案管理人員實施培訓工作，以此滿足新時代發展背景下電子檔案管理的基本需求。之前的檔案管理工作是人工實施的，遭到泄漏的可能性不高，不過，信息網絡化的檔案管理為人力資源應用雖然帶來了一定的便捷性，可是，也使其面臨著嚴峻的挑戰。其中，主要表現為：第一，受主觀因素的影響，對檔案進行管理的時候，學校以及人員自身的安全性和保密性不高。第二，則是受到技術原因的影響，電腦存在著一定的病毒，本身經常受到黑客的攻擊等，這些情況的出現均從一定程度上影響了人事檔案管理信息的安全性。所以，便要求檔案管理人員不僅需要有效的應用電子文件，同時還要掌握一定的計算機安全防護知識。

3.3 實施人事檔案的電子化管理工作

現階段，需要把人事檔案的管理核心從實體管理轉換到信息化管理中去。然而，從當前情況來看，在人事檔案管理工作期間，依舊存在著采取手工管理的方式，此種方式無法有效的提升人事檔案管理效率，從檔案整理、歸納以及儲存等，都具備一定的復雜性，這從一定程度上為檔案管理人員帶來了巨大的工作壓力。而將信息化電子引進于人事檔案中，能夠產生良好的效果，其只需要將相關的信息數據運輸到計算機系統中即可，并且計算機管理系統還可以對檔案信息的類型進行劃分以及區分，如此一來，不僅減少了檔案管理成本的輸出，同時還為數字檔案的儲存提供了有利的依據。此外，針對于學校員工的信息收集情況，員工本身能夠自主參與到各自信息填寫中去，實施自主化服務，這樣可以有效的轉變信息方式，達到了無紙化閱讀的目的。

4 結語

伴隨著社會經濟的不斷發展，人事檔案管理工作要想穩定運行，就需要加大對時代的適應力度，對工作各個環節進行優化。中學中教職工隊伍的發展以及水平對于教育效果有著一定的影響，而且，人事檔案在學校人力資源管理中起著重要的作用，所以，學校需要加大對其的重視力度，制定相應的優化策略，實現工作效果的提高。

參考文獻

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