醫院檔案管理中精益管理的應用

奚春紅

摘 要：醫院需要通過綜合化的管理系統來實現復雜事務的管理工作目的。檔案管理屬于現代化醫院的基礎性管理工作的重要任務之一，醫院檔案的內容極為復雜，不同類型的檔案的具體作用不同，不少管理部門都借助信息化資源來實現管理醫院檔案的工作目的。除了需要更新檔案管理工作的具體手段，工作人員還需要注意改變管理理念，給醫院檔案提供合適的管理系統，現探討精益化管理工作的可行性。

關鍵詞：醫院檔案管理；精益管理；管理方法

精益管理工作理念最早被使用到生產活動中，由于應用主體取得了成功，因此其逐漸被應用到了管理領域之中，這種管理理念追求精益求精，注重降低管理工作成本，以提升顧客滿意度來改善管理工作展開效果，可將組織在社會性方面的價值最大化地呈現，醫院檔案管理工作需要有科學合理的新型管理理念的引導，現結合醫院檔案管理工作的基本需求，探討落實精益管理工作的相關工作措施。

1 醫院檔案管理工作的現有問題

1.1 管理系統與信息系統之間的沖突

在信息技術的強力催化之下，醫院形成了完整的信息應用系統，日常的醫療事務管控工作效率得以提升，但是信息技術并未被有效融入到醫院檔案管理工作中，檔案信息化程度比較低，在很多管理醫療資料的工作中，仍舊延用了傳統化的管理方法，醫院的整體發展也因此而受阻，檔案資源不能被直接地應用到醫院的綜合平臺中，檔案的應用價值也不能被全方位呈現。

1.2 醫院檔案管理工作人員的問題

粗放化的檔案管理模式導致醫院中的檔案出現了缺失以及信息失真的情況，給檔案管理者也需要負起一定的責任，不少檔案管理者并未掌握必要的信息應用技術，其業務能力低，對于醫療活動的了解不足，不能使用科學而又具有一定針對性的方法來處理各種檔案問題，部分醫院的檔案管理人員在接手檔案管理工作前，并未接受系統化的培訓，本身存在專業水平偏低的問題，醫院檔案系統又比較復雜，管理經驗欠缺的管理人員需要比較長的適應時間。

1.3 管理標準的問題

檔案管理工作需要有標準化的公祖制度的限制，但是不少醫院并沒有結合醫院檔案的內容制定專門的管理制度，檔案材料中的數據極為混亂，歸檔與立卷工作不能保持一致性，檔案管理范圍也不夠清晰，不少檔案數據與醫療文獻材料都沒有被納入到基礎檔案管理工作的范圍之中，后續檔案應用工作也會隨之受到影響。

2 利用精益管理模式的現實意義

醫院檔案長期沒有被重視，內部存有混亂問題持續存在，主要是因為醫院中的這類物質資源的價值沒有被有效發掘，但是在實際的醫院日常管理、科學研究以及學術交流等公共性醫療活動中，醫院檔案均可提供必要的數據。管理醫院檔案時的分類篩選工作不到位，管理效率低下，在精益化管理理念的影響下，管理者應當先對綜合化的檔案管理制度進行調整，做好管理分工配合工作，針對人事檔案、醫療設備檔案以及科研活動等多種不同類型的檔案來安排具體的管理工作。

精益化的檔案管理理念還要求管理者注重管理工作的開設效率與成本消耗，避免出現過多地浪費檔案資源的狀況，檔案管理者提升了檔案管理活動的條理化程度之后，整體工作量也能夠被減輕，在精細化理念的科學指導下，能夠對信息資源進行正確使用。

3 應用精益管理系統管理醫院檔案的建議

3.1 優化檔案管控工作制度

科學化的檔案管理工作，首先應確保完善、合理的檔案管理制度，而這也是確保醫院管理水平和服務水平提升的關鍵，同時也可為檔案管理工作提供正確指導和方向。為了實現醫院各部門之間協調穩定發展，規范和明確管理工作流程，需對當前的管理制度進行全面審核，整理并匯總其中存在的缺陷和漏洞，并在其中融入標準化工作理念，結合現行的法律法規，制定出明確、可行的管理制度。具體內容應包括檔案整理、接收、傳遞、登記、修正、利用以及保管等等，細化各環節工作流程，以此實現集中化管理。另外，還應對檔案管理人員進行教育與培訓，以此確保檔案登記、利用、傳閱以及歸檔等各環節工作的規范性，從而真正實現檔案的精益化和科學化管理。

3.2 確定歸檔范圍

通過精益化管理模式的實施，對醫院檔案管理工作的方法、要求、標準等均進行了統一明確，并將ISO9000質量管理標準應用于管理工作中，以此細化工作流程，并對工作過程中的非增值活動和耗費活動進行剔除，明確檔案歸檔的范圍，改進和優化工作模式。在此過程中，也大幅度提升了檔案管理人員的責任意識和自主管理能力，使其充分認識到該工作開展對于醫院健康發展的重要性，改變了以往工作模式下的被動狀態。

3.3 形成科學的檔案管理方法

調整管理新型醫院檔案材料的工作方法時，要注重其科學化程度與開展效率，同時要以醫院獨有的文化為核心，形成具有時代化特點檔案管控系統。

在開展具體工作的過程中，通常需設定專門的管理機構，完善醫院內部的局域網，確保其廣泛性和安全性，在提升整體管理水平的同時，最大限度的實現資源的優化共享。另外，在醫院各科室中均應設置專業的檔案管理人員，及時記錄和整理，定期交由檔案綜合管理部門，落實好相應的交接工作。

3.4 提升檔案管理工作的科技含量

科學技術的不斷發展，為醫院檔案管理工作提供了新趨向。醫院的檔案管理工作設計領域較廣，業務繁忙，需保留的業務歸檔資料較多，如影像資料、病案資料等等。若采取傳統的紙質保管方式，則通常需占據較大存儲空間。另外，當前檔案載體十分豐富，如計算機管理十分普遍。醫院在使用電子病歷的過程中，由于其載體和信息處于分離狀態，進而無法保證資料的真實性。基于上述情況，醫院在今后的檔案管理工作中，可嘗試應用數據庫方式進行檔案保管，如借助計算機系統開展住院收費業務，彌補以往工作模式下的缺陷和不足問題，節約時間，提升工作效率。

4 結束語

醫院檔案管理工作關系著醫院的日常運轉工作水平，因此管理者必須結合新時期的綜合化的檔案管理工作要求，來融合全新的檔案管理工作理念，并啟用新型檔案管控工作模式，以精細化的工作態度應對各種類型的醫院檔案材料，控制檔案管理工作中的成本消耗，使用精益檔案管控系統之后，原本存在于醫院檔案部門中的工作問題被消除，管理者可針對各個醫療工作部門上交的檔案提供個性化的檔案管控服務，管理效率也因此而被有效提升。

參考文獻

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