淺談事業單位檔案管理創新模式

宋博

摘 要：隨著時代的進步及我國經濟的發展，事業單位的檔案管理工作也在日趨進步，但由于事業單位是國家公益機構，所存有的檔案數量龐大，在檔案管理模式的進步中仍存在許多問題，在一定程度上，阻礙了事業單位的發展，所以對事業單位檔案管理模式進行創新，可以提高檔案管理的效率，并在檔案的應用中能夠實現方便、快捷，從而為事業單位的檔案查詢帶來方便。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

事業單位是一個人數眾多的機構，所需要的檔案管理機構也相對較多，如何提高檔案管理工作的效率是事業單位急需解決的問題，隨著電子技術的普及，電子信息檔案的廣泛應用，在一定程度上推動了事業單位在檔案管理的工作中進行改革，但如何更科學合理的進行檔案管理仍是事業單位檔案管理工作人員面臨的困難，本文針對事業單位檔案管理的創新模式進行探討，希望可以為相關單位及人員提供參考。

1 檔案管理的概念及特征

檔案管理是指對檔案實體和信息進行管理并提供各種服務的總稱，檔案也涵蓋了行政檔案、技術檔案、人事檔案、安全監察檔案及組織交辦保管的檔案。具有服務性、保密性和政治性等特征，是國家行政事業單位不可缺少的重要組成部分。其主要職責是管理行政事業單位的各種人員信息、政策方案等。

2 事業單位檔案管理現狀

2.1 缺乏對檔案管理的重視

部分事業單位在發展的過程對檔案管理方面沒有引起足夠的重視，缺乏對檔案管理相關法律的認識。檔案管理作為國家重要的項目，是我國珍貴財富的重要組成部分。由于部分事業單位在長期的發展過程中對檔案管理缺乏足夠認識，造成事業單位在運行的過程中沒有對檔案進行科學的管理，使得單位內部各項工作無法正常開展，給事業單位未來發展產生了阻礙。

2.2 檔案管理基礎薄弱

現階段我國事業單位在檔案管理的基礎方面較為薄弱，即便部分事業單位設立了檔案管理的相關制度，但在發展的過程中事業單位的管理者并未將檔案管理放在日常工作的重要規劃中去，造成制度形同虛設。

2.3 檔案管理設施相對落后

由于我國事業單位對檔案管理的長期不重視，加上對管理方面的資金投入較少，造成部分事業單位在檔案管理設施上較為落后，事業單位的檔案管理庫環境較差，空氣流通性差，內部重要檔案沒有獨立的存放庫，經過長時間的發展，單位內部的檔案會受到外界環境的影響，遭到污損，對單位后期材料的使用帶來了負面影響。

2.4 檔案管理人員整體素質較低

在檔案管理工作落實期間，事業單位對于檔案管理工作并未給予足夠重視，這便導致在人員配備方面欠缺合理性，并且許多檔案管理部門都不滿足專業性的要求，在檔案管理技術方面也存在較多地問題。其次，盡管部分部門對檔案管理工作給予了重視，但是培訓工作的開展質量卻并未達標，而在管理人員頻繁調動的就業環境下，也很難使檔案管理工作整體效率與素質提升，因此便出現了檔案管理人員整體專業素質水準不足的現狀，使得檔案管理工作的質量難以得到應有的保障。

3 事業單位檔案管理的創新模式

3.1 建立健全檔案管理制度

事業單位檔案管理是一項較大的工作項目，應采用科學合理的管理方法進行集中管理，這樣才能節省管理成本，使檔案查詢變得高效。作為檔案的管理機構應及時對管理工作完善管理制度，沒有規矩不成方圓，同樣在檔案管理的過程中如果沒有完善的管理制度那么將使管理工作變得混亂。 事業單位各個單位及機構復雜，所建立的檔案系統也相對繁雜，如何將檔案進行統一管理要確保各個機構的可行性。同時作為事業單位的領導應重視自身單位的檔案管理建設，使檔案管理工作得到認可，從而加快事業單位的發展。另外，在檔案管理制度的建設中應該設立懲罰機制，在檔案管理中對積極工作及作出先進表率的人應進行合理獎賞，對在工作中工作消極怠工及對檔案造成損壞的人員進行處罰，使檔案管理充滿彈性，從而促進檔案管理工作的進步。

3.2 對檔案進行信息化管理

隨著科技水平的不斷提高，很多企業在檔案管理中將檔案信息進行電子信息化處理，通過電子信息化處理檔案使檔案管理變得更為規范，并提高企業檔案管理的效率。事業單位也就應該適應時代的變化，將事業單位的紙質檔案進行電子信息化處理，對事業單位的管理水平將有很大一步的提升。檔案信息化能減少資源的浪費，并有利于檔案信息的共享，使事業單位對員工的信息可以快速查閱，同時電子信息具有較高地穩定性，與紙質檔案不同，不會輕易損壞及丟失，從而為事業單位的檔案管理進行了優化。目前事業單位的檔案管理仍處在改革過程中，紙質檔案并沒有全部進行電子信息化處理，所以事業單位管理者應該結合自身單位的實際情況進行科學有效的檔案管理，并循序漸進的將檔案進行電子信息化處理，從而為事業的單位的整體檔案管理水平提升做出貢獻。

3.3 提高檔案管理人員的整體素質

事業單位管理工作離不開工作人員的認真負責，所以管理人員應該以身作則，提高自身的工作素養，提高自身的業務水平。隨著電子信息化的發展，工作人員應認識到電子化檔案信息的優勢及重要性并能夠積極的參與到學習電子化檔案處理方法的培訓中，使自身的業務水平得到提高，并為事業單位創造價值。同時檔案管理人員應該學會電子信息檔案下的管理制度，使電子檔案的管理更科學合理有制度可遵循。

3.4 增強事業單位檔案的保密性

事業單位是國家機關舉辦，所以事業單位中的檔案不乏機密性檔案，檔案管理人員應提高自身的安全意識，將機密性檔案進行嚴格把控，做好機密性保管。同時，事業單位應該設立相應的檔案保管室，使無關人員及非管理人員禁止進行查看，提高機密檔案的安全性，為事業單位的檔案安全提供庇護。

4 結語

事業單位的檔案管理是相對復雜的工作項目，隨著我國經濟的發展，事業單位也在不斷進步，相應的檔案管理水平也應跟上時代的腳步，傳統的紙質檔案管理在一定程度上浪費了紙質資源，并在檔案的應用中不能提供較高地工作效率，檔案管理模式的創新應跟上時代的發展，從而為事業單位的發展，及國家經濟的發展做出貢獻。

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