淺談企業檔案管理面臨的挑戰與對策

范桂嫻

摘 要：企業檔案作為企業發展過程中的重要組成部分，主要包括企業經營、生產過程中形成的各種檔案資料，一般主要是科學技術檔案為企業檔案的重要組成部分。因此，企業要重視檔案管理，根據企業運營的實際情況對檔案管理措施進行調整，重視企業檔案資源的開發，以提升企業的發展水平。本文就企業檔案管理面臨的挑戰進行研究，以期能夠找到提升企業檔案管理的對策。

關鍵詞：企業檔案；問題；措施

企業生產、籌建過程中，會形成各種具有保存價值的圖表、文字等記錄，這些檔案主要包括經營銷售、財務管理、教育衛生等方面的檔案，是企業進行生產活動的主要憑證。但是，現在部分企業的檔案管理仍舊存在很多問題，這些企業內部并沒有形成統一的管理模式，這種管理方式給企業檔案開發造成的影響非常嚴重，因此，針對這種情況，企業要提高檔案管理規范性、系統性，以提升檔案管理的水平。

1 企業檔案管理面臨的挑戰

1.1 企業檔案部門地位弱化

現在很多企業在生產經營過程中，都存在不重視檔案管理工作的情況，對檔案信息資源價值認識不足，導致很多單位在裁員時，都會首先將檔案管理人員撤掉，導致檔案管理部門無法發揮出自身的作用，只能勉強維持基本檔案管理工作。

少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

1.2 檔案資料收納不齊，信息不完整

企業在進行檔案管理時，大部分都處于被動收集檔案信息資源的情況，嚴重缺乏主動性，這一問題給我國檔案管理工作開展造成了嚴重阻礙。被動收集檔案信息資源的方式，也會導致很多信息資源不全面，導致部分檔案信息資源出現丟失情況，給我國檔案管理工作造成的影響非常大。很多企業的檔案管理部門，在進行檔案信息資源收集時，沒有規范的檔案信息資源收繳規定，很多有價值的檔案信息沒有及時上交到檔案管理部門，成為專業人士、各個部門手中的私存資料，這部分檔案信息資源隨著時間的推移，會出現散失的情況，在專業人員手中的資料，隨著職員調動也會被全部帶走，給企業造成嚴重損失，甚至很多原本屬于企業的知識產權也隨之被帶走，嚴重阻礙企業檔案發展。

1.3 管理方式、手段落后

現在我國的檔案發展水平并不是非常高，導致很多企業在進行檔案信息資源管理時，采用的仍就是傳統的檔案管理方法，采用手工的方式管理檔案，很多檔案管理人員的專業素質都沒有達到企業發展的要求，檔案管理軟件沒有發揮出自身的價值，嚴重降低了企業檔案信息資源管理的水平。

1.4 檔案內容結構發生變化

國有企業與公司有著本質的區別，這種區別也反映在檔案管理中，企業在進行檔案管理時，更重視不同參股者的檔案信息資料，公司主要參股人的檔案資料更是檔案信息資源收集的重點，提高公司參股者檔案信息資源的完整性，是保障公司參股者權益的一種重要手段，如果公司檔案部門不健全的話，那么參股者對公司的信任度也會隨之降低。

1.5 聲像檔案收集困難，資料匱乏

現在我國很多公司在進行檔案信息資源收集時，都出現了缺乏聲像檔案的問題，主要是由于公司不重視聲像檔案收集導致的，很多企業的聲像收集設備過于陳舊，但是由于資金緊張或重視不足等原因，導致聲像檔案無法發揮出最大的價值。聲像檔案本身就存在資料收集 非常困難的情況，需要各個部門共同努力，在進行工程施工、索賠等環節中，聲像檔案發揮的作用非常大。

2 提高企業檔案管理水平的措施

2.1 高度重視，加強領導

企業在進行檔案管理時，要充分認識到檔案管理的重要性站在科學和企業的角度開展檔案管理工作，以提高檔案管理的質量，將檔案部門的重要性提高到與其他部門等同的高度，關心支持企業檔案管理工作。企業檔案管理涉及生產活動和黨、政、群等各個部門，應由一位副廠長（副經理）分工領導，并且列入企業領導議事日常，作為考核企業領導人政績的一部分。任何一項工作，只有自上而下的重視起來，才能有所建樹。

2.2 加強隊伍建設，提高人員素質

檔案管理人員首先要具有檔案管理的專業知識與素質，且熱愛檔案工作。其次，要提高業務素質。要具備一定的文牘水平和研究能力，善于剖析資料的價值，懂得哪些資料該收，哪些不該收。要具備掌握和應用現代化管理手段的能力，把材料分門別類地整理好，利用檔案管理軟件進行處理，及時快捷地輸入電腦，以便于檢索。積極參與檔案管理專業人員理論研討會，通過信息交流和資源共享，促進各企業檔案管理與研究水平不斷提高；同時應有計劃地委派檔案管理人員參加國家有關部門舉辦的各種研修培訓活動，從更寬廣的領域提高并強化他們的理論素質。在崗位調整時，盡量調整較少檔案管理員，確保該隊伍的專業性。

2.3 搞好檔案收集工作，保證有價資料完整

企業檔案管理部門要建立完善的檔案產權管理制度，重視檔案收集工作，保障企業知識產權的利益不會受到損害，重視信息資源的積累，嚴格按照規定的標準對檔案進行歸檔處理，制定嚴格檔案歸檔制度，約束沒有及時上交檔案的個人和相關部門。企業只有掌握了大量的原始憑證，才能有效地保護法人和股東的利益。

2.4 完善規章制度，實現科學管理

實行檔案綜合管理后，企業專門檔案機構要根據實際情況，進一步健全和完善檔案的收集、整理、保管、檢索和提供利用等各項規章制度，使檔案管理工作進一步規范化、科學化、現代化。

企業檔案在生產經營、產品設計、開發等工作中起著重要的憑證作用。同時積極引導企業運用計算機管理檔案，實行檔案的自動編目、自動檢索、自動統計，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達到檔案工作的標準化、規范化，這樣檔案工作者可以從繁重的手工勞動中解脫出來，檔案工作者有更多的時間從事檔案的編研工作和學習新的理論知識，使企業的檔案管理工作達到人盡其才，物盡其用的一種良性循環的狀態。

3 總結

綜上所述，企業檔案作為企業發展的重要組成部分，對企業發展具有積極的作用，針對企業檔案管理中存在的問題，企業管理人員要結合市場對企業的需求，制定科學的企業檔案管理制度，重視檔案資料收集工作，保障企業檔案資料的完整性，定期對企業檔案管理人員進行培訓，以便企業檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

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