芻議事業單位人事檔案管理的重要性

千麗萍

摘 要：隨著社會經濟的進步發展，國家行政體制改革的進程也在不斷加快，而事業單位的人力資源管理工作也成為當前改革過程中的一項重要任務，其中人事檔案作為人事部門管理活動的一種機密文件資料，其管理工作質量也直接影響著事業單位的工作開展，基于此，本文闡述了事業單位人事檔案管理的重要性，分析了當前事業單位人事檔案管理中出現的問題，并提出了事業單位人事檔案管理的實施策略。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理

人事檔案是記載事業單位干部職工基本家庭情況、 學習培訓情況、工作考核以及職務晉升任免等情況的重要載體，也是事業單位開展人事調動、薪資調整、考核獎懲和培訓選拔等工 作的重要參考依據，做好事業單位的人事檔案管理也是實現事業單位可持續發展的重要途徑，因而有必要緊跟國家行政體制改革的腳步，加強事業單位人事檔案管理建設情況研究和對策研究，不斷提高事業單位人事檔案管理的有效性。

1 事業單位人事檔案管理的重要性

1.1 人力資源結構的改善

人力資源機構的科學合理直接關系到事業單位的工作開展狀況，現階段隨著社會經濟的迅速發展，事業單位工作模式以及用人方式的改變也使得其人力資源結構發生了一定的變化，人事檔案作為記錄這些變化的重要載體在優化人力資源結構上具有重要的作用，事業單位的人才選擇和調動大多也需要依據人事檔案管理中的信息進行，從而大幅度的提高事業單位對人力資源的運用效率，真正改善現階段事業單位的人力資源結構。

1.2 人事檔案管理對人事調動的作用

我國的事業單位在工作開展中時常需要人員調動，為了保證調動人員符合崗位的實際需求一般會對被調動人員的工作經歷和學習經歷進行全面的了解，并分析該人員的性格和才能是否能夠適應該項工作，這就需要借助于人事檔案中的相關信息作為主要依據進行分析，以便促進人事調動的順利進行。

1.3 人事檔案管理對個人能力進行全面分析

人事檔案中記錄的內容包括個人的學習情況、發展歷程以及教育程度等各方面，因而事業單位可以通過檔案中記錄的相關內容對個人能力進行全面的分析，也可以有針對性的個體進行培訓工作，以便提高人才的培養效率。

1.4 個人考評任用的信息基礎

事業單位中進項調動或者升職最主要的依據就是績效考核，而個人的考核也直接關系到個人的最終利益，借助人事檔案可以對個人評估以及考核提供出足夠的條件，而且還能夠將考核結果記錄到檔案當中，以便進一步判斷個人的工作能力，以便進行個人考評。

2 事業單位人事檔案管理存在問題

2.1 對檔案管理認識不足

大部分人認為人事檔案管理工作比較繁瑣，工作任務又重，但是并不會給事業單位的發展起到實質性的幫助，因而經常會在工作中忽視人事檔案管理，存在嚴重的滯后性和形式化現象，隨著事業單位的進步發展，人事檔案管理工作的不斷也在不斷的暴露出來。

2.2 檔案材料缺乏規范化、制度化管理

現階段很多事業單位由于不重視人事檔案的管理，導致其在收集歸檔過程中存在執行不嚴格、制度不健全的現象，出現檔案材料不真實的情況，這主要也是因為檔案材料缺乏規范化、制度化管理。

2.3 檔案管理人員綜合素質不高

事業單位的人事檔案管理工作是一項比較系統、復雜的工作，一般來說需要要求檔案管理人員對檔案室的內一份檔案材料有個全面的了解和掌握，以便能夠根據單位工作的實際需要及時的增添材料，保證檔案材料的完整性，但是很多事業單位存在的檔案管理人員素質不高的問題使其在實際工作的開展中對檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業務不熟悉，影響了人事檔案管理工作水平的提高。

2.4 人事檔案管理信息化建設有待完善

信息時代的來臨以及先進信息技術的應用，現代事業單位在實際建設中也進行了相應的信息化建設，在人事檔案管理中大多也已經配備了相應的“人事檔案管理系統”，但是由于對其認識程度不高，導致大部分系統只是簡單的對員工信息進行記錄、統計，而未對員工的生活、工作等相關信息進行記錄，因而無法真正發揮人事檔案管理的信息水平。

3 事業單位人事檔案管理的實施策略

3.1 加強政策宣傳，提高對人事檔案管理工作的重要性認識

要想提高事業單位人事檔案管理工作的有效性，首先就是要加強事業單位管理人員對其的重視程度，因而要加強相關政策宣傳工作，提高事業單位中各級領導以及工作人員對人事檔案管理工作的認識，并將人事檔案管理工作納入到事業單位日常行政管理工作中。相關的管理人員還需要加大基礎設施的投入力度，做好日常人事檔案管理工作的檢查、指導和監督考核等各項工作，從上到下提高事業單位整體人員對人事檔案管理工作的認識。

3.2 完善檔案工作基礎建設

人事檔案管理的基礎建設主要就是為其管理工作的開展營造一個良好的環境，比如可以創建專用檔案庫房，并配備優質的檔案柜，分類對檔案進行收集；同時，還要配備一些消防設施等安全設備，定期檢查庫房并進行除濕。

3.3 進行人事檔案管理人員隊伍建設

人事檔案管理人員是實施管理工作的主要力量，直接關系到管理工作的有效性，因而需要進行人事檔案管理人員隊伍建設，首先好就是要吸納社會上專業素質較高的綜合素質人才；其次就是要對在崗人員進行培訓工作，培訓內容包括專業知識、安全知識、管理知識等各方面，以便更好的推進人事檔案管理工作的開展。

3.4 形成完善的管理制度

規章制度的完善是保證工作開展合理性、有序性的重要方式，在事業單位的人事管理工作中，需要各級領導結合單位的實際情況制定完善的管理制度，以嚴格的要求為支撐，防止出現虛假檔案材料，保證人事檔案管理的有效性。

3.5 強化人事檔案管理現代化和信息化建設

信息化建設是現代社會經濟發展的主要標志，在事業單位的人事檔案管理工作中，信息化的建設不僅能夠保證檔案材料的質量，還能夠節省勞動成本，同時，建立完善的人才信息資源庫才能夠更好的對這些資源進行合理的利用。傳統的檔案材料一般是紙質，長時間的儲存可能會因外界環境的變化導致材料出現破損，而信息化的建設可以通過數字化檔案延長其壽命，查找過程中利用關鍵詞檢索的方式也能夠大大提高工作效率，而且利用互聯網還能夠在社會范圍內共享一些不需要保密的人才信息，以便為現代社會的建設提供優質的人才。

4 結語

綜上所述，現代社會經濟的進步發展更加注重人力資源的管理工作，事業單位的人事檔案管理工作水平的提升也體現出國家行政體制改革的成效，因而，需要事業單位的各級領導以及工作人員重視起人事檔案管理工作對現階段事業單位實現可持續發展的重要作用，在實際的工作開展中能夠全面加強人事檔案管理工作的有效性，促進事業單位的穩定發展以及可持續發展。

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