基于業財一體化的企業預算管理系統優化

王彬

摘? 要：信息技術的快速發展，為業財一體化的實現提供了支持，有利于企業優化預算管理系統，實現可持續發展的目標。本文首先分析了預算管理系統優化的意義，然后介紹了基于業財一體化的企業預算管理框架和流程，最后指出新華書店預算管理工作存在的問題和預算管理優化措施，以供參考。

關鍵詞：企業;預算管理;業財一體化;新華書店;優化措施

大數據背景下，企業在信息化建設期間，既要提供信息傳輸質量和效率，又要降低人力、物力成本，業財一體化成為一條有效途徑。簡單來說，業財一體化就是整合網絡、數據庫、軟硬件平臺，將企業的業務管理工作、財務管理工作有機融合，實現資源配置共享，充分發揮出管理職能和作用。以下結合新華書店案例和個人工作經驗，探討了預算管理系統的優化措施。

一、預算管理系統優化的意義

優化預算管理系統，重要意義如下：1、明確工作目標。對預算管理系統進行優化，能分解管理目標，將管理內容落實到各個部門，具有全面性的特點。如此一來，分公司、各部門在銷售、費用、利潤上有明確目標。2、協調部門工作。優化預算管理，可以實現全員參與，編制預算時可以了解企業總目標、部門分目標，從而調整自身工作，并和其他部門積極協調配合，最終完成總體預算目標。3、加強內控力度。優化預算管理，一方面從制度流程入手，規范業務流程，提高服務質量;另一方面從費用管理入手，對費用預算進行嚴格控制，最終提高企業的內控管理能力。4、提高考核水平。優化預算管理系統，能積極宣傳績效文化，對績效管理進行動態跟蹤，構建導向明確、指標清晰的績效管理機制。

二、基于業財一體化的企業預算管理框架和流程

（1）管理框架

基于業財一體化的背景下，企業預算管理系統的框架，主要包括5個部分：一是基礎設施層，利用云計算，對數據進行收集、遴選、分布式處理，實現系統數據的運算處理。二是硬件層，針對大量數據，例如文字、圖片、音頻、視頻等，采用彈性計算法，構建結構化數據庫、非結構化數據庫。三是數據層，利用數據挖掘技術、篩選技術，在數據庫中選擇出具有價值的數據，作為企業預算目標、戰略導向的依據。四是平臺層，負責開發軟件和應用程序，統籌控制工作，建立企業預算管理的云存儲，為部門、下屬企業搭建信息溝通平臺。五是軟件層，將預算管理、云會計相結合，研發出預算軟件，為預算管理的編制和考核提供依據。在儲存的數據中，包括財務、預算、經營、市場運行等類型，借助于預算的編制、執行、評價三個模塊，規范開展預算管理工作。

（2）管理流程

第一步，預算編制。首先設置預算目標，要結合企業的生產經營現狀，并考慮到長遠戰略需求。其次設計預算流程，利用信息技術手段，整合預算組織結構，尤其是剔除冗余環節，提高業財一體化預算管理效率。最后要按需定制，解決預算編制存在的難題;結合不同業務、不同部門的特點，靈活選擇預算模型，提高預算編制的合理性、有效性。

第二步，預算執行。首先嚴格預算審批，將業務信息、財務信息相結合，確保審批過程的嚴謹性、規范性;利用系統了解審批進度，提高審批效率。其次對預算實時控制，動態掌握預算的執行情況，識別風險和薄弱環節，通過調度和監管進行糾正。利用系統，還能生成業務數據、預算指標，為預算分析、調整、考核提供依據。最后要動態調整，利用系統的反饋模塊，識別預算差異，通過深度分析按需調整。

第三步，預算評價。業財一體化背景下，優化預算管理系統，要求將企業的財務管理、經營業務深度融合，貫穿在預算編制、績效考核、戰略導向各個環節，實現綜合管控的目標。具體操作中，應該利用業務來驅動，遵循結果導向原則，充分發揮出預算主體的主動性。

三、新華書店預算管理工作存在的問題

（1）缺乏全面預算

新華書店在運營中，預算方案每年由財務部門編制，財務部門不僅牽頭，大多情況下由財務部門單獨負責。財務部門作為一個職能部門，日常工作中的地位不突出，其他部門和人員的重視程度低，不滿足全員參與的要求，導致財務預算取代了全面預算。

（2）信息化水平低

預算管理是一項專業、復雜的工作，涉及單位內的各個部門。其中，預算執行期間會產生大量信息和數據。而新華書店在預算管理中，雖然應用計算機，但缺少用專業的預算管理軟件;且預算的編制、執行、審核，均要依靠人工完成。如此，不僅降低了預算管理效率，還容易出現人為誤差，增加了控制難度。

（3）預算編制不合理

領導者下達業務考核指標時，大多是參考管理人員編制的預算。基于此，一些管理人員在編制預算時，可能留有余地，避免成本增長、收入減少帶來的問題。例如：編制人員可能夸大負面因素的影響，減少讀者數量、降低征訂收入;或者放大費用的剛性，增加包件數來提高物流費用。分析其原因，大多是迫于績效考核的壓力，導致編制虛假預算成為一種常見現象。

（4）預算調整不及時

對預算進行動態調整，直接決定了預算管理的質量。本質上來看，預算方案編制完成后，不能隨意更改，否則會影響預算的權威性，阻礙管理工作開展。但是，面對運營中存在的特殊情況，預算的指導作用削弱，由于調整不及時，可能導致預算失去控制。

四、新華書店預算管理系統優化的措施

（1）措施方法

以某地新華書店為例，在業財一體化改革中，對預算管理系統進行優化，其措施主要如下：

第一，改進業務流程。在業務發生模塊，主要采用三種方式：一是集團發送業務，二是外廠代發業務，三是出版社直發業務。以后者為例，要求出版社在每個季度末，提前5天停止直發業務;公司收到出版社的發貨后，在2天內反饋給集團公司;業務部門收到反饋信息后，2天內傳達給物流部門;集團公司的物流部門，要在季末前將數據傳達給財務管理部門。在業務接受模塊，負責導入業務發生模塊的數據，例如業務的類型、發生時間、涉及部門、發生地點等[5]。在憑證模塊，接收到業務信息后，傳遞至憑證模塊，生成收貨記賬憑證、管理會計憑證、更正記賬憑證等。依據會計制度和管理要求，可自行設定模板，并保存在計算機內。最后生成報表，其中季度報表、半年度報表、年度報表應對外公布。

第二，提高重視程度。預算管理具有全局性，單純依靠財務部門是不行的。結合實際管理經驗，如果領導重視預算管理工作，并且親自參與到管理中，能提高管理工作成果。基于此，新華書店的領導應該認識到預算管理的重要性，將其作為運營發展的依據和武器。具體操作上，可以組建預算管理委員會，全面負責預算工作，突出預算管理的層級性、權威性，推動預算工作順利完成。

第三，推行參與型預算。參與型預算的特點是以銷售工作為起點，強調發揮出員工的主觀能動性，鼓勵全員參與預算管理工作。如此，能創造出良好的工作氛圍，減少管理者對預算做出的調整，保證預算編制的客觀性。具體操作上，新華書店運營期間，應該從采購、成本、費用、財務等方面，分別編制預算，形成預計資產負債表、預計利潤表、預計現金流量表。參與型預算的應用，考慮到了新華書店面臨的市場風險，因此預算方案對市場的適應性更強，有利于發揮出預算管理的控制、激勵作用。

（2）優化成果

該新華書店優化預算管理系統后，形成了信息集成、過程集成、功能集成的一體化。利用系統的數據管理、實時查詢等功能，可以一次錄入原始數據，自動完成業務核算、統計核算、會計核算等工作，實現了業財一體化管理目標。分析優化成果，一是財務部門的監督職能增強，提高了資金的使用效率;二是經營管理水平提高，工作流程更加規范標準;三是領導決策速度加快，將事前預測、事中控制、事后分析相結合，全面掌握資金、經營、成本、利潤等要素，為運營決策提供信息支持。

五、結語

綜上所述，優化企業的預算管理系統，有利于明確工作目標，協調部門工作，加強內控力度，提高考核水平。文中以新華書店為例，指出預算管理中存在的問題，只有改進業務流程，提高重視程度，推行參與型預算，才能提高預算管理水平，滿足業財一體化的發展需求。

參考文獻

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