信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

慕茜 李超琦

摘要：隨著信息化的發(fā)展，各行各業(yè)在享受著信息發(fā)展帶來的各種便利的同時(shí)，也將感受著其所帶來的劇烈沖擊，高校檔案職業(yè)也不例外。本文論述了信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，以及信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展采取的措施。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案職業(yè)；挑戰(zhàn)與機(jī)遇

中圖分類號(hào)：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）33-0018-02

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化等新技術(shù)運(yùn)用到社會(huì)生活的各個(gè)方面。各行各業(yè)在享受著信息發(fā)展帶來的各種便利的同時(shí)也帶來劇烈沖擊，高校檔案職業(yè)也不例外。在信息化背景下，隨著檔案信息化的步伐加快，電子文件等新型載體檔案的出現(xiàn)，使檔案職業(yè)注入了諸多新鮮因素。高校檔案職業(yè)在信息化發(fā)展過程中將面臨許多前所未有的挑戰(zhàn)，同時(shí)也面臨著很好的發(fā)展機(jī)遇。

一、信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)

1.信息化發(fā)展給高校檔案管理方式帶來的挑戰(zhàn)。信息時(shí)代，檔案信息的載體發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案材料的收集、立卷等工作也都通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等為中心進(jìn)行信息的收集、加工、處理、對(duì)外服務(wù)等，整個(gè)過程更加高效、快捷。這就要求高校檔案管理者，必須解放思想，大膽嘗試實(shí)施高校的檔案管理方式的改革，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的實(shí)體管理向現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變。

2.信息化發(fā)展給高校檔案信息的安全性帶來的挑戰(zhàn)。隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，我國(guó)部分高校已經(jīng)開始實(shí)行網(wǎng)上歸檔，工作更加便利。但由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使得檔案信息的安全性受到前所未有的挑戰(zhàn)。在信息化進(jìn)程加快的大背景下，由于高校檔案信息化起步較晚，信息的安全保障措施還沒有跟上時(shí)代的要求，高校檔案信息安全問題不斷面臨新的問題，信息安全不再是簡(jiǎn)單的防火、防盜、防損害、防蟲的問題，更多的風(fēng)險(xiǎn)主要來自黑客的攻擊、信息的篡改、刪除與數(shù)據(jù)的丟失等。

3.信息化發(fā)展給高校檔案管理人員專業(yè)技能帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案專業(yè)技能主要體現(xiàn)在檔案實(shí)體管理工作中的收集、整理、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)和提供利用、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)。而信息時(shí)代，由于載體形式更加多樣化，檔案管理人員不但要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要具備從事信息技術(shù)的能力。目前檔案管理人員還不完全具備這種能力，無法適應(yīng)高校檔案數(shù)字化和自動(dòng)化管理的要求，直接影響了檔案管理工作的服務(wù)效率和效益。

4.信息化發(fā)展給高校檔案利用服務(wù)帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理重藏輕用，服務(wù)對(duì)象主要是校內(nèi)師生，對(duì)校外服務(wù)范圍較小。隨著信息化發(fā)展，高校數(shù)字檔案館的建立，打破了傳統(tǒng)的服務(wù)方式，檔案信息直接通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的方式提供給利用者，供求形式發(fā)生了根本性的變化。服務(wù)的內(nèi)容更加豐富，服務(wù)的對(duì)象更加廣泛。這些變化都給高校的檔案利用服務(wù)工作提出了更高的要求，給高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理和服務(wù)方式帶來革命性的變革。

5.信息化的發(fā)展給高校檔案管理的法規(guī)、管理制度提出了挑戰(zhàn)。過去形成的關(guān)于高校檔案管理的有關(guān)法規(guī)和管理制度，是建立在技術(shù)信息條件比較薄弱的基礎(chǔ)上的，隨著科學(xué)技術(shù)水平、信息水平和技術(shù)手段的不斷提高，客觀條件發(fā)生了很大的變化，很多法律、法規(guī)有的已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代高校檔案管理的需要。對(duì)于新時(shí)代新環(huán)境下的高校檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，在處理的過程中，還缺乏相應(yīng)的法律依據(jù)。

二、信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)面臨的主要機(jī)遇

信息化的發(fā)展，在為高校傳統(tǒng)的檔案工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為高校的檔案工作帶來了很好的發(fā)展機(jī)遇，適時(shí)抓住機(jī)遇必將推動(dòng)高校檔案工作的開展。

1.信息化發(fā)展給高校檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化提供了堅(jiān)實(shí)的條件保障。在檔案管理方面，由于高校檔案信息化的發(fā)展是建立在現(xiàn)代高科技的發(fā)展基礎(chǔ)之上的，信息技術(shù)的運(yùn)用，使高校檔案信息的收集和存儲(chǔ)更加規(guī)范化，為高校檔案工作建立科學(xué)的、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理體制創(chuàng)造了良好的條件，對(duì)加快高校數(shù)字檔案館建設(shè)起到了良好的促進(jìn)作用。

2.信息化為高校檔案部門服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)拓展了空間。隨著信息化快速發(fā)展，高校檔案工作的作用日漸凸顯，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息已經(jīng)成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要資源，誰擁有大量的信息，誰就掌握本領(lǐng)域的主動(dòng)權(quán)。高校的檔案資源，是社會(huì)信息資源的重要來源地之一，匯集了學(xué)校的許多原創(chuàng)性的第一手信息資料，數(shù)量之大，內(nèi)容之豐富，高校檔案工作只有跟上國(guó)家的信息化建設(shè)的速度，并與之緊密結(jié)合起來，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好檔案的開發(fā)利用工作，才能利用好擁有的檔案信息資源，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮越來越大的作用。

三、信息化時(shí)代高校檔案職業(yè)應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展采取的措施

1.加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新就是知識(shí)活動(dòng)與管理活動(dòng)的不斷更新。在信息化背景下，加強(qiáng)效率式創(chuàng)新、開發(fā)式創(chuàng)新、高新技術(shù)式創(chuàng)新、顛覆式創(chuàng)新是檔案工作重中之重。只有加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理人員從檔案實(shí)體管理為中心向現(xiàn)代化管理理念的轉(zhuǎn)變。只有學(xué)習(xí)黨和政府關(guān)于檔案管理的方針、政策，把握方向，只有學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論知識(shí)與職業(yè)技能，才能夯實(shí)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

2.建立豐富的檔案信息資源體系。建立和完善高校檔案信息資源體系，是把檔案承載的豐富信息資源提供給社會(huì)和服務(wù)于社會(huì)。①加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略指引下，高校檔案的數(shù)字化是檔案工作大勢(shì)所趨，要有計(jì)劃地逐步將庫(kù)藏紙質(zhì)檔案向數(shù)字化發(fā)展，這是檔案工作的重要任務(wù)。在增量檔案電子化方面，要注重電子文件的收集和積累，及時(shí)把電子文件納入歸檔范圍，加強(qiáng)網(wǎng)上立卷和OA系統(tǒng)的對(duì)接工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。②加強(qiáng)檔案法規(guī)、制度建設(shè)。制定和完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程，理順電子文件管理工作體制和工作機(jī)制，確保檔案信息資源的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性，為電子文件的收集和積累提供制度保障。

3.建立信息數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。高校檔案館應(yīng)以信息化為契機(jī)，建立一個(gè)內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)合理、存儲(chǔ)高效、使用方便的檔案信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享和“一站式”服務(wù)。通過實(shí)現(xiàn)檔案部門之間系統(tǒng)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)統(tǒng)一、服務(wù)統(tǒng)一，便于加強(qiáng)館際合作、校際合作、圖書館及檔案館和博物館之間的合作，最大限度地發(fā)揮高校檔案信息資源的價(jià)值。同時(shí)，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，首先要考慮到檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)能對(duì)接的綜合應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線移交接收和檔案信息資源的高效管理、安全保存、有效整合和共享利用。還要打通庫(kù)房與社會(huì)之間的壁壘，使高校檔案部門通過公共獲取的方式給社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理機(jī)構(gòu)服務(wù)于社會(huì)的價(jià)值。

4.構(gòu)建牢固的檔案信息安全管理體系。在檔案信息化建設(shè)中，確保檔案信息安全是最關(guān)鍵的問題之一。面對(duì)日益嚴(yán)峻的檔案信息安全形勢(shì)，必須構(gòu)建牢固的檔案信息安全管理體系。①檔案信息安全方面。A.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升安全意識(shí)。全體檔案管理工作者，在整個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，將風(fēng)險(xiǎn)管理納入數(shù)字檔案館建設(shè)之中。B.完善應(yīng)急預(yù)案機(jī)制。完善應(yīng)急預(yù)案機(jī)制是做好檔案信息安全工作必不可缺的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)急預(yù)案能保證我們?cè)谕话l(fā)事件當(dāng)中及時(shí)有效地進(jìn)行處理，把損失降低到最小。②做好技術(shù)安全保護(hù)。在技術(shù)防護(hù)方面，必須全面配置網(wǎng)關(guān)、防火墻等安全設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)提供物理安全屏障。根據(jù)檔案信息的安全層級(jí)，實(shí)行分級(jí)管理。建立電子檔案身份證系統(tǒng)，維護(hù)電子檔案的真實(shí)性。采用數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、訪問控制等信息安全技術(shù)，將檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低。③檔案信息存儲(chǔ)安全。在安全存儲(chǔ)方面，我們將制定并實(shí)施檔案信息長(zhǎng)期保存策略，定期開展檔案信息檢驗(yàn)、遷移，確保檔案信息安全保管和長(zhǎng)久保存。同時(shí)做好檔案信息資源容災(zāi)異地備份。

5.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。信息時(shí)代要求檔案管理人員應(yīng)在以下幾個(gè)方面做出努力。第一，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合素質(zhì)。第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)化水平。第三，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)。第四，努力學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)新知識(shí)，開闊視野。

總之，信息化發(fā)展給高校檔案職業(yè)帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也帶來了難得的機(jī)遇。我們要樹立信心、克服困難，面對(duì)挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇。只有積極應(yīng)對(duì)，主動(dòng)求變，才能抓住機(jī)遇，戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)。

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