數字化檔案管理的發展及應對策略

馮玉娟

【摘要】隨著當今社會發展和高科技技術的進步，數字化時代已經撲面而來，數字化技術已經普及各個行業領域。檔案行業已不再只是書面的記錄和紙質摘要等傳統的工作，在管理手段和開發利用等工作方面數字化檔案管理已經應運而生，它已成為檔案現代化的標志和檔案行業發展的趨勢。所以認真學習和掌握數字化檔案的理論知識和應用于實際中的管理方法，對于促進我縣檔案館的檔案管理現代化具有積極地實踐意義。本文就以實現我縣檔案館數字化管理為例，對檔案數字化的前景和發展進行闡述。

【關鍵詞】檔案管理? 數字化發展? 應對策略

檔案從古到今在人類歷史發展和社會管理中有著重要且不可替代的作用，隨著當今社會發展和高科技技術的進步，數字化時代已經撲面而來，檔案行業也已不再只是書面的記錄和紙質摘要等傳統的工作，在檔案管理手段和開發利用等工作方面已經實現了數字化、現代化和標準化，并且已成為檔案現代化的標志和檔案行業發展的趨勢。

一、檔案數字化的概念

數字化，是指把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼或利用計算機信息處理技術，把聲、電、光、磁等信號轉換成數字形式，并再以高速微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制和解調的信息處理技術，稱之為數字化技術。檔案數字化就是把原來的傳統紙質文檔通過掃描和錄入等以上方式將本單位的信息存儲到計算機數據庫里，以實現快捷方便.占有空間小.安全維護等功效。實現檔案信息資源數字化和存儲集成化，并開發利用智能化和傳遞網絡化。

二、檔案數字化的主要作用與意義

（1）檔案數字化是檔案信息化建設的核心部分，它在原始的紙質文件的直觀基礎上能有效的保護本單位的檔案原件。

（2）數字化檔案可以副本異地永久性的保存，不至于在突發事件面前丟失或受到毀滅性的破壞。不會因同一文件反復印制和工作人員的一直保管而浪費了辦公用品和工作人員的時間，提高了辦公的經濟效益。

（3）不再受到時間和地域的限制，我們工作者可以隨時隨地的上網查閱和利用檔案信息資源，大大提高了工作效率。

（4）檔案數字化能更好的充實我們檔案館的知識，充實了我們檔案館工作人員的知識層次面，解決了原來存在的信息資源貧乏和信息量少的情況，可以更快的豐富我們檔案館的信息。

（5）檔案數字化能夠是檔案文件更加安全的加密保護。檔案信息管理系統可以借助數據恢復技術和防火墻技術、檢測技術等，實現了對信息的加密和權限管控，從高科技術上保證了檔案文件的電子檔案安全可靠性和保密性。有效的防控計算機黑客入侵和網絡病毒的入侵等網絡信息泄密事故的發生。

（6）檔案數字化防潮防濕。不會我們工作人員的因素使紙質檔案字跡丟失和殘缺，能很好的恢復檔案文件的模糊褪變的字跡和對污損殘缺照片檔案的修復。

（7）規范性原則和高效性原則： 檔案數字化使檔案管理更加統一規范和標準，對檔案數據庫管理的軟件和硬件等設施進行了統一規范。實現了檔案信息統一格式，使我單位的工作人員工作起來更好更快。

三、適應檔案數字化發展的策略

為了適應檔案信數字化的發展，縣級檔案館應該采取如下策略。

（1）要有一支相對數量的掌握了現代化檔案管理知識的檔案管理人員隊伍，對檔案數字化能充分全面的運用和管理，我單位采取內部工作人員專業知識培訓，外部去引進專業的檔案數字化管理者的方式，盡快的提高檔案管理工作人員的綜合素質，為我單位建立高素質的檔案數字化管理人才。

（2）對檔案數字化建設有共識和意識。檔案數字化建設是在傳統檔案管理的基礎上的一次改革，涉及到傳統管理思想的轉變，還要進行一定的資金投入。因此，開展檔案管理數字化建設必須要有相關領導的重視和工作人員的共識，有對檔案數字化重要性的認識。只有領導重視，才會有應有的投入;只有我們工作人員的共識，才有檔案數字化建設的積極性和自覺性。

（3）要具備符合檔案數字化建設設備和設施。硬件設備如計算機.打印機和掃描機等各種設備都要為工作人員備齊備好，為檔案數字化提供有利地條件。

（4）制定發展目標和建立統一的管理制度。首先我單位對檔案數字化要制定具體的目標，規范我單位檔案數字化管理的方向和步調。建立起嚴格嚴謹的管理標準和具體的條例規范，能更好的指導我們的檔案數字化的工作。

（5）要建立網絡安全保障體系。減少網絡壁壘，采取組織管理.法制管理和技術防護.系統控制等手段，建立一套完善的防范機制，確保我單位檔案信息資料的安全。

四、結語

檔案數字化管理是檔案管理的發展趨勢，是檔案事業發展的重要部分。我們要緊跟時代步伐，與時俱進，加強學習專業知識，努力工作，為我們的檔案事業工作數字化做出應有的貢獻，為我們社會主義物質文明建設和精神文明建設奉獻自己的力量。

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