信息化背景下文書檔案管理工作初探

薛圓圓

摘要：隨著科學技術的不斷進步和創新，社會各行各業都在科學技術的輔助下快速發展，逐漸滲透到我們生活的方方面面，促進我們的工作效率不斷提高。文書檔案管理工作作為一種傳統的服務工作，也需要與時俱進，根據當前科學技術水平進行改革和創新，打造成信息化和數字化管理系統。目前，如何在信息化的大環境下，合理利用科學技術的高效性、普遍性，改善傳統的管理系統，逐步探索文書檔案管理工作的高效性，是當前迫在眉睫的重要問題。

關鍵詞：信息化 背景 文書檔案 管理

隨著數字化的不斷創新和改革，信息化管理系統逐漸發展成為當前社會的核心管理系統。現在大多數行業都采用信息化管理系統，文書檔案管理工作也是如此。本文旨在探討信息化背景下的文書檔案管理工作的常見問題，發現文書檔案管理信息化發展的優勢和劣勢，結合實際提出相關的解決辦法，實現文書檔案管理系統的高水平發展。

一、信息化文書檔案管理的現狀

在信息時代的背景下，使用計算機對文書檔案管理的要求越來越嚴格。所以，首先要認識到信息化管理的重要性，才能符合文書檔案管理工作的需要，才能高效的管理文書檔案。文書檔案管理簡化了工作流程，降低了管理人員的工作量，提高了管理人員的工作效率。所以，信息現代化是提升文書檔案管理水平的首要條件。現在文書檔案管理的信息化仍然存在不少問題。文書檔案管理是很多單位管理的重要組成部分，所以，提高檔案管理設備的可靠性是首要的任務。現在普遍存在管理效率低，甚至缺乏管理的現狀，因此需要考慮發展文書檔案信息化管理。文書檔案管理的信息化發展需要配套穩定的硬件設備和軟件系統，增加資金的投入，對檔案管理人員進行培訓，保證文書檔案管理的準確性和有效性，才能充分有效地利用文書檔案管理系統。

二、信息化文書檔案管理的主要優點

（一）提高管理工作效率。基于計算機的檔案管理系統，首先把文書檔案分門類別，優化傳統的文件管理，收集歸檔文件，分類后重新歸檔。應用計算機技術進行存檔，使文書檔案管理更加直觀和方便。另一方面，文件的歸檔、存儲、分類、匯總和查找變得更加方便。

（二）信息共享檢索方法是有效的。隨著互聯網的高速發展，數字化的應用變得普遍，計算機能夠儲存大量的資料和檔案，根據需要可以隨時找到相關信息，大幅度提高了查找速度。傳統的管理方式很難做到這一點，即使人工管理可以實現文書檔案的全部儲存，但是不能實現大量的信息傳遞，查找信息會浪費很多時間，在一定程度上產生資源的浪費。文書檔案管理通過采用計算機技術，進行即目錄管理，再根據內部和外部特征進行分類。隨著計算機技術的不斷創新和發展，檔案存儲設備的多樣化，可以實現與其他信息系統的結合，進而提高管理工作的水平。

（三）電子文件更加穩定。和傳統紙質文件相比，電子文件的儲存能夠節省大量的空間，并且，不易丟失和損壞。例如在高溫高濕度的條件下，傳統檔案容易被損壞，產生無法彌補的后果。但是，隨著電子技術的不斷進步，可以根據需要使用合適的電子設備載體進行儲存，電子設備載體擁有讀取方便，穩定性高的特點，幾乎不受外部環境影響，不易損壞。

三、信息化文書檔案管理面臨的問題

（一）電子文書檔案保密有一定的局限性。隨著電子技術的發展，導致電子文書檔案失去了原有的形式，盡管電子文書檔案方便保存，但是一些需要保密的文檔很容易被修改，并且很難被發現痕跡。盡管某些手段能夠避免電子文書檔案的增減，但是會比紙質檔案的內容更容易發生改變，電子文檔使讀者很難讀到原本的內容。而且，計算機可以調整不同的字體和大小，給電子文檔寫手提供了很多方便。電子文檔中的蓋章或者簽名并不是每一個人都有，沒有印章和簽名時，很難判斷原始的文檔真偽性。所以，電子文檔的保密問題十分嚴峻。

（二）檔案管理人員專業要求高。信息化文書檔案存檔后要轉換成電子文件，這就需要很強的專業知識和技能，需要熟練掌握檔案管理的原理、規則、方案和技能等。比如說，計算機技術和數據轉換技術考驗專業知識，同樣對管理人員的要求也更加嚴格。嚴格要求文書檔案信息化資源管理，必須具備扎實的基礎理論和領先的技術能力。目前很多機構都缺少現代高技術的人才，導致文書檔案信息化管理的能力不高。隨人學習了前沿的技術，但是還缺少專業人員熟悉該功能。

（三）文書檔案管理不被重視。目前，大多數單位的文書檔案都分散在各個部門，并沒有單獨管理文書檔案的部門，雖然有些單位成立綜合辦公室進行管理檔案，但是文書檔案管理工作并沒有得到應有的重視。從技術層面上來說，某些部門的文件管理，并沒有專業的檔案管理知識，經常出現工作誤差，或者因為工作比較忙，不能經常對文書檔案整理存檔。并且存在很多因為在工作時態度不積極，文檔不能經常更新，這就經常造成因為信息滯后，對組織機構的常規運轉造成影響，導致工作復雜，降低管理工作效率。

四、對信息化背景下文書檔案管理工作的思考

（一）強化管理概念。在信息化背景下，重視文書檔案管理。首先，必須完善管理概念，積極鼓勵創新精神，明確思想認識，重視實踐和理論相結合，促進文書檔案更進一步發展。所以，應該在傳統管理理念的基礎上，積極創新，尋找適合當前背景下的新管理理念，按部就班地進行改善和實施。

（二）需要高水平的文書檔案管理人員。高水平的文書檔案管理人員可以反映出機構文書檔案管理的水平，提高文書檔案管理水平必須要培養高水平的管理人員。在信息化背景下達到文書檔案管理工作的順利進行，必須要求管理人員提高專業技能水平，才能符合現代化管理的需求。

結束語：綜上所述，文書檔案信息化管理是時代所需，一方面能夠加快數據檔案的訪問速度，提高工作效率，另一方面能夠符合時代進步的需要。因此，必須強化信息化文書檔案管理在企業、事業單位和其他領域的實際應用。希望通過本文的探討，可以幫助相關專業人士，可以促進改善文書檔案管理工作。