新形勢下事業單位檔案管理規范化標準化的途徑分析

陳爽

摘要：受各類因素的不同影響，現時期事業單位中的檔案管理工作中存在很多不足之處，對事業單位的正常發展產生了不同程度的影響。如此便需對新形勢下的事業單位發展具體情況進行全方面的分析，促進檔案管理工作能夠朝著規范化標準化不斷發展，以此為事來單位的發展提供幫助。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 規范化 標準化 途徑

事業單位中的檔案主要記錄的是本單位的發展過程，是事業單位開展工作的參考依據和執行標準，所以檔案管理工作是否具備規范化，與事業單位所有工作的實施和執行有直接性的關系。規范化標準化的檔案管理是事業單位開展和執行各項工作的重要前提，其可以有效確保檔案管理的高效、高質性，使事業單位各項工作向著精細化發展，由此減少決策失誤率。

一、事業單位檔案管理規范化標準化的重要性

檔案管理是事業單位管理工作中非常重要的一項管理內容，不僅是對工作人員個人信息記錄進行管理，而且是單位整體管理水平的體現。新形勢下，規范化標準化的檔案管理工作現已成了權衡事業單位管理水平主要標志中的一部分，檔案管理效果的好與壞會對事業單位的領導管理水平產生影響，同時還會對單位整體運行及發展產生直接影響。因此，推進事業單位檔案管理的規范化和標準化進程，可以有效提高相關工作人員對檔案管理的高度認識，規范檔案管理工作流程，從而提高檔案管理工作水平，促進事業單位快速有效運行及發展。在當今社會發展新形勢下，探究出一種高效并且適合的檔案管理模式，會給事業單位引入新競爭力，促進事業單位的高效發展，不僅對于事業單位未來發展具有非常重要的作用和意義，而且對社會及經濟的發展起到一定促進性作用。檔案管理當中主要包括單位發展的戰略計劃，關系單位歷程中的各項成績，在此當中的工作人員履歷信息對于單位以后的發展更是非常重要的資料信息，可以為單位以后發展和管理提供參考依據，促進規范化標準化檔案管理工作的實現，是推動事業單位獲得發展的主要途徑。

二、新形勢下事業單位檔案管理中的問題

對我國現時期的檔案管理工作實際情況進行深入分析，可以看出盡管新形勢下事業單位對檔案管理工作加強了重視，同時也對其創新實施了相應的探究，但事業單位中的檔案管理在實際工作中仍存在很多不足之處，對檔案管理規范化標準化的實現產生了阻礙。

（一）相關人員對檔案管理重視度不足

檔案屬于我國非常珍貴的歷史性文化資源，在事業單位中，檔案管理對于其單位的發展和各項工作的實施具有非常重要的效用，檔案管理工作的規范化科學化的實現，可以為人事管理工作的高效實施奠定基礎，可以為人事調配提供決策性的參考，在此基礎上做出合理決策，使人事管理工作更加高效和高質，使事業單位可以更加穩固的不斷發展。在此過程中，如果想最大程度的發揮出事業單位內檔案管理的最大效能，首先需對事業單位內的檔案管理工作實施規范化。然而從現時期的實際情況來分析，部分事業單位其對于內部的檔案管理規范化標準化重視度并不高，對于本單位的檔案管理工作并沒有給予太多的精力與人力及物力的支持，如此造成事業單位檔案管理較混亂，使檔案管理工作效率明顯降低，對于事業單位的發展形成較嚴重的負面影響。

（二）沒有供檔案管理的規范化制度

事業單位內檔案管理工作的規范化實現，首先需要建立健全的管理制度，然而從現時期的實際情況可以看出，很多事業單位都沒有構建針對檔案管理規范化的相關制度，檔案管理制度的不完善導致事業單位在實施檔案管理規范化標準化期間會造成諸如檔案遺失、查找困難等管理規范化不足的問題，如此一定會對管理效果和質量產生影響，在此情況下，會阻礙事業單位中檔案管理工作的正常實施和發展，從而給單位整體發展帶來負面影響。盡管檔案管理制度的構建屬于事業單位整體制度構建中的主要內容，然而多數事業單位卻未把檔案管理工作融入進事業單位平時工作的各個方面，使得各部門間缺乏協調性。除此之外，很多事業單位其在構建檔案管理規范化和標準化制度上所實施的力度并不強烈，制度的構建并未真正落實到位，只做表面工作而已。

（三）電子檔案的實施條件不足

從具體情況來分析，很多事業單位中檔案管理的信息程度較低，檔案管理硬件與軟件條件都沒有跟上時代發展步伐，供檔案管理工作使用的設備并未做到及時更新和升級，為此無法實現信息化時代下電子檔案管理的具體要求，使檔案管理效果受到嚴重影響。因為缺少供電子檔案管理使用的硬件和軟件設備，造成電子文件形式的檔案管理較混亂，使檔案管理不具備規范性。除此之外，事業單位檔案管理過程中，對于信息化的應用還有待提高，現時期還沒有依據事業單位檔案管理工作的具體要求來構建系統完善的管理體系，為此使得事業單位檔案管理的工作成效非常低，對信息的收集與整理工作做得不到位，這些因素的存在一定會對檔案管理效果產生不同程度的影響。除此之外，負責事業單位檔案管理的工作人員自身素質及業務能力都較薄弱，缺少積極服務意識，沒有固定時間的對人員進行檔案管理相關知識的培訓和教育學習，使得檔案管理工作沒能跟上時代步伐，為此對于檔案資源的充分利用形成阻礙性影響。因此事業單位需結合檔案管理實際情況，探尋出促進檔案管理工作規范化標準化的合理途徑。為事業單位中的檔案資源能夠獲得充分利用奠定基礎。

三、新形勢下事業單位檔案管理規范化標準化途徑

（一）加強宣傳提高認識

事業單位中的檔案管理規范化標準化的實現是確保檔案管理效果的主要途徑。如想盡早達成檔案管理工作的規范化和標準化，加強事業單位本身規范化意識是非常關鍵的。因此新形勢下，在追求檔案管理工作規范化和標準化的過程中，需通過大量宣傳教育來讓相關單位中的檔案管理工作人員與相關單位的工作人員可以充分認識檔案管理重要性，及事業單位對于檔案管理規范化和標準化的需求。如此在大力宣傳下，事業單位相關人員就會對檔案管理重要性提高重視，檔案管理的相關工作人員還可以從不同層面探究檔案管理的規范化和標準化，促進事業單位檔案管理工作的規范化和標準化進程可以良性有序進行;除此之外，事業單位本部門內的工作人員同樣也需積極協調檔案管理工作的有效實施，對檔案信息的搜集與整理工作需不斷加強，如此會讓事業單位內的檔案管理工作規范化標準化早日實現，促進事業單位中的檔案資源能夠得到高效利用。

（二）建立健全的檔案管理機制確定工作職現

合理性的制度是確保所有工作有序實施的前提因素，所以檔案管理的規范化與標準也是如此。因此事業單位的檔案管理需對檔案管理機制實施合理的優化和改進，從組織保障、工作要求、工作內容、部門寫作、崗位職責的劃分等多個方面來進行全方位的整合優化和調整。確切的說，事業單位需以檔案管理實際情況為基礎，對檔案管理工作相關制度進行全面的優化和改進。除此之外，事業單位本身在進行檔案管理工作時，還需明確檔案管理工作人員職責，通過合理調配和分工來提升檔案管理工作整體效率，由此在檔案管理機制與制度引導下，使檔案管理方式實現系統化，保證檔案管理工作人員本身優勢可以得到最大程度的發揮和展現，提高檔案管理成效和質量。而且，作為事業單位還需經常組織開展檔案管理工作規范化標準化的相關會議，經過內部商議統一制定出規范化標準化的有關檔案管理的相關機制，對于各職能部門其自身義務和職責，來確定制度具體規定，由此保證各部門都可以積極的同檔案管理部門進行有效合作共同為事業單位的發展一同努力，保證檔案信息收集精準性和使用的方便性及查找借閱安全性。如此可以保證檔案管理中的各項工作都能充分高效實現，為檔案管理規范化和標準化達成創設條件。

（三）大量應用信息技術，實現檔案管理信息化

互聯網時代下，信息化現已是檔案管理發展的重要方向。由于信息化管理所具有的突出特點就是其規范化、標準化和方便快捷性，所以在此情況下，事業單位便需對檔案管理實現信息化加強力度，依據信息化構建中的具體要求來實現檔案管理的規范化標準化。也就是說，為了能夠高效達到檔案管理的信息化要求，一定要結合檔案管理的流程來構建系統性的規范和標準，檔案管理組織在實施相應操作的時候，都可以結合有關規范和標準來實施操作，在統一操作模式和規范處理體系前提下，促使檔案資料處理能夠及時達到信息化標準，最終完成檔案信息的統一管理，提高檔案管理工作效率和工作質量。

（四）管理人員自身素質及能力的提升

事業單位需清楚檔案管理人員本身能力和素養與檔案管理工作效率及質量有很大的關聯性。所以，需固定時間的組織檔案管理的相關人員加強培訓，由此可以在培訓期間將規范流程及檔案管理的相應知識，傳教給檔案管理工作人員，防止因素養和專業能力方面的欠缺而造成管理混亂，經常進行培訓可以強化管理人員責任意識，由此對檔案管理工作重要性提高認識。同時在進行檔案整合與分類的時候一定的仔細、認真，由此實現檔案信息資料的規范化和精細化，不斷提升檔案管理工作人員的工作水平及職業素養。此外，還需重視加強引導檔案管理人員熟練的操控電腦和網絡技術，大量使用現代先進技術來實施檔案管理，這對于提升檔案信息整理效率及高效完成工作非常有利，通過高技術的應用會讓管理人員更為合格的完成本職工作。

四、結語

總體來說，事業單位中的檔案管理實現規范化和標準化并不是一蹴即成的一項工作，其需要長期不懈努力才可以達成的，在此過程中需緊密結合事業單位的實際發展需求和檔案管理發展來實施合理的優化和改進，如此才可以高效提高檔案管理工作成效和質量。在此情況下，事業單位需對檔案管理工作的規范化和標準化重要性加強認識，同時對現時期檔案管理中存在的各類不足進行細致的分析和研究，利用對內部規范化標準化管理加強認識和對檔案進行標準化重構，及構建完善的管理機制，并同時利用信息化技術促使檔案管理工作規范化標準化，由此使檔案管理的規范化和標準化能夠得到有效實現，并促進事業單位的大力發展。