醫(yī)院院內(nèi)資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉亞杰，范品榮，王曉燕，黃俊濤，姚瑞晗，周杰，柳安雨，洪千人，張興強(qiáng)，鄭艷珠

1. 昆明醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院（云南省腫瘤醫(yī)院） 資產(chǎn)管理部，云南 昆明 650118；2. 昆明醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院 藥學(xué)部，云南 昆明 650032

引言

根據(jù)會(huì)議記錄加工整理而形成的公務(wù)文書(shū)稱為會(huì)議紀(jì)要[1]。醫(yī)院資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要是醫(yī)院采購(gòu)管理部門(mén)在舉行院內(nèi)招標(biāo)、談判、論證等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的一種公務(wù)文書(shū)，具有及時(shí)性、準(zhǔn)確性、概括性、條理性、指導(dǎo)性、紀(jì)實(shí)性等特點(diǎn)[2]。采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要形成后，院內(nèi)擬購(gòu)置科室本著客觀、公正和節(jié)約的原則選擇所需產(chǎn)品，經(jīng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)及分管院領(lǐng)導(dǎo)批示同意后形成正式的會(huì)議紀(jì)要[3-4]。正式的資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要是醫(yī)院采購(gòu)部門(mén)簽訂商品供貨協(xié)議、合同的主要依據(jù)，是監(jiān)察審計(jì)部門(mén)審查的重點(diǎn)內(nèi)容，是醫(yī)院黨委和行政做出有關(guān)決策的參考依據(jù)，也是相關(guān)部門(mén)執(zhí)行資產(chǎn)信息變動(dòng)的指導(dǎo)性文書(shū)。

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要往往以會(huì)議記錄的形式由相關(guān)科室參與人員各自記錄和保存，多采用手工書(shū)寫(xiě)，無(wú)統(tǒng)一模板，不利于存檔和查閱。信息化辦公推行后，醫(yī)院采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要多由專人使用辦公軟件記錄，確認(rèn)無(wú)誤后執(zhí)行會(huì)簽和存檔，參與人員需仔細(xì)逐一核對(duì)記錄信息，導(dǎo)致會(huì)簽流轉(zhuǎn)效率低、時(shí)效性差。同時(shí)，使用紙質(zhì)資料存檔方式易導(dǎo)致查閱不便，即便后期使用掃描件存檔也不利于快速檢索[5]。更為關(guān)鍵之處在于，紙質(zhì)存檔資料存在較大的信息篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法最大限度保障信息記錄的安全性和有效性[6]。

隨著醫(yī)院規(guī)模的逐步擴(kuò)大，資產(chǎn)管理部門(mén)采購(gòu)量劇增，院內(nèi)招標(biāo)、談判、論證等業(yè)務(wù)工作成倍增加[7]。同時(shí)，等級(jí)醫(yī)院評(píng)審工作的持續(xù)推進(jìn)[8-9]，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的逐步推行[10-11]，使得監(jiān)察審計(jì)工作進(jìn)一步細(xì)化[12]，醫(yī)院內(nèi)部控制進(jìn)一步加強(qiáng)[13]，采購(gòu)信息查閱和檢索量劇增，信息安全也被提升到一個(gè)較高層級(jí)[14-15]。醫(yī)院現(xiàn)有的采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要管理模式已難以適應(yīng)醫(yī)院的高速發(fā)展和監(jiān)管需求，因此，迫切需要借助信息化手段建立一種新的管理模式及平臺(tái)，以提高采購(gòu)談判信息的安全性、時(shí)效性以及存檔和查閱的便捷性，進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程、提高效率，提升采購(gòu)質(zhì)量[16]。

1 需求分析

為解決以上問(wèn)題，提高采購(gòu)和監(jiān)察審計(jì)工作效率，做到“合規(guī)采購(gòu)、程序優(yōu)化、統(tǒng)一格式、方便查詢、科學(xué)管理”，醫(yī)院資產(chǎn)管理部門(mén)開(kāi)展了細(xì)致的需求分析，梳理資產(chǎn)管理部門(mén)各業(yè)務(wù)模塊，調(diào)研監(jiān)察、審計(jì)、財(cái)務(wù)以及各臨床醫(yī)技科室需求，充分聽(tīng)取意見(jiàn)建議。在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度推行和醫(yī)院信息化建設(shè)的大趨勢(shì)下，根據(jù)醫(yī)院資產(chǎn)管理制度，醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋以下業(yè)務(wù)需求和功能模塊。

（1）會(huì)議類(lèi)型。根據(jù)醫(yī)院資產(chǎn)管理部門(mén)現(xiàn)有工作要求，可分為招標(biāo)談判和論證商議兩種，招標(biāo)談判涉及醫(yī)療設(shè)備、通用設(shè)備、醫(yī)用耗材、通用耗材、維修及維修配件等，論證商議包括新品介紹、擬購(gòu)產(chǎn)品論證和其他一般性事務(wù)會(huì)議。招標(biāo)談判會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括明確的采購(gòu)建議和批示，論證商議會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t以會(huì)議記錄為主。

（2）基本功能。便于資產(chǎn)管理部門(mén)使用，操作性強(qiáng)，基于B/S 構(gòu)架，可在醫(yī)院所有內(nèi)網(wǎng)電腦使用；便于日常檢索查詢，查詢條件包括日期、申請(qǐng)科室、會(huì)議名稱等；便于電子存檔，可上傳簽字確認(rèn)后的掃描件；便于會(huì)簽流轉(zhuǎn)，可按照工作流程實(shí)現(xiàn)會(huì)簽審核；便于安全管理，可根據(jù)不同人事崗位設(shè)置使用人員的信息錄入、修改和查詢權(quán)限，杜絕信息篡改；便于信息共享，與醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置申報(bào)及合同管理等子模塊實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)共享和無(wú)縫銜接，避免供應(yīng)商及產(chǎn)品信息重復(fù)錄入。

（3）報(bào)表模板。采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要模板應(yīng)包括基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、購(gòu)置理由及要求、供應(yīng)商資質(zhì)審核情況、供應(yīng)商基本信息、產(chǎn)品信息（品名、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、售后服務(wù)等）、使用科室意見(jiàn)（需明確建議購(gòu)置的產(chǎn)品及規(guī)格型號(hào)）、談判小組意見(jiàn)和分管院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽署欄以及參會(huì)人員簽名欄等；論證商議會(huì)議紀(jì)要模板應(yīng)包括基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、會(huì)議內(nèi)容以及參會(huì)人員簽名欄等。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)是信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)最為關(guān)鍵的一部分，其優(yōu)劣直接關(guān)系到系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)及后續(xù)測(cè)試的成敗。開(kāi)發(fā)人員亦能夠更好地把握系統(tǒng)需求，了解各功能模塊。

2.1 架構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)需求分析及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃整理出了一套符合現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)，以滿足數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)、人員關(guān)聯(lián)、部門(mén)關(guān)聯(lián)等“四個(gè)關(guān)聯(lián)”為核心，如圖1 所示，有效打通各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)程序的合理合規(guī)及工作效率的有效提高，做到監(jiān)管和效率的統(tǒng)一。

圖1 醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)圖

2.2 系統(tǒng)模塊

系統(tǒng)分為兩個(gè)模塊，即招標(biāo)談判會(huì)議紀(jì)要模塊和論證商議會(huì)議紀(jì)要模塊，每個(gè)模塊下又包含各自子模塊，如圖2 所示。

圖2 醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架

采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要模塊包括會(huì)議基本信息管理和會(huì)議內(nèi)容管理。會(huì)議基本信息包括會(huì)議紀(jì)要編號(hào)、會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、資格審核人、申請(qǐng)科室、供應(yīng)商基本信息等。會(huì)議內(nèi)容管理包括供應(yīng)商及產(chǎn)品詳細(xì)信息，使用科室、談判小組和分管院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽署欄以及參會(huì)人員簽名欄。

論證商議會(huì)議紀(jì)要模塊包括會(huì)議基本信息和會(huì)議內(nèi)容管理。會(huì)議基本信息包括會(huì)議紀(jì)要編號(hào)、會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，會(huì)議內(nèi)容包括會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決議以及參會(huì)人員簽名欄等。

2.3 系統(tǒng)功能

如圖3 所示，為有效實(shí)現(xiàn)“四個(gè)關(guān)聯(lián)”，醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)功能模塊包括信息錄入、修改、刪除等基本操作以及各資產(chǎn)管理模塊數(shù)據(jù)共享、按權(quán)限流轉(zhuǎn)審核、按權(quán)限檢索查詢、報(bào)表模板打印和紙質(zhì)掃描件上傳等六部分。數(shù)據(jù)共享擬首先實(shí)現(xiàn)與合同管理系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)與資產(chǎn)申報(bào)管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，最終打通申報(bào)、審批、論證、招標(biāo)談判及合同簽訂等環(huán)節(jié)。按權(quán)限流轉(zhuǎn)審核需各業(yè)務(wù)部門(mén)通力配合，完善業(yè)務(wù)流程。

圖3 醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)功能框圖

2.4 數(shù)據(jù)流

采購(gòu)談判會(huì)議紀(jì)要包括會(huì)前基本信息、會(huì)議談判記錄和會(huì)后意見(jiàn)簽署等三部分內(nèi)容。原有工作模式，會(huì)前基本信息、會(huì)中談判記錄均包括需重復(fù)錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，信息流按串聯(lián)順序走向，資產(chǎn)管理部門(mén)會(huì)議紀(jì)要管理員依次向各部門(mén)及參會(huì)人員提交，按順序查看及會(huì)簽，會(huì)議紀(jì)要處理周期較長(zhǎng)、效率低。而改進(jìn)后的信息化管理模式屬于并行模式，如圖4 所示，資產(chǎn)管理部門(mén)會(huì)議紀(jì)要管理員完成信息記錄后，各有關(guān)部門(mén)工作人員根據(jù)權(quán)限可實(shí)現(xiàn)同步查看、同步會(huì)簽、同步查閱、檢索，甚至在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)完成核對(duì)和會(huì)簽工作，極大縮短會(huì)議紀(jì)要處理周期，有效避免翻閱會(huì)議記錄、核實(shí)會(huì)議內(nèi)容帶來(lái)的時(shí)間和精力損耗。同時(shí)，也有效打通了資產(chǎn)購(gòu)置申報(bào)平臺(tái)及合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)模塊數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

圖4 醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流框架圖

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

根據(jù)系統(tǒng)架構(gòu)、模塊及功能，基于醫(yī)院現(xiàn)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理信息系統(tǒng)，按照優(yōu)化后的資產(chǎn)購(gòu)置談判流程，可將操作流程主要?jiǎng)澐譃闀?huì)前、會(huì)中、會(huì)后等三個(gè)部分，如圖5 所示。

圖5 業(yè)務(wù)流程圖

3.1 信息錄入

為提高工作效率，會(huì)前可做部分準(zhǔn)備工作，一般由資產(chǎn)管理部會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)人將供應(yīng)商和產(chǎn)品基本信息預(yù)先錄入系統(tǒng)。會(huì)議過(guò)程中，資產(chǎn)管理部工作人員需準(zhǔn)確錄入供應(yīng)商、產(chǎn)品信息等會(huì)議內(nèi)容，根據(jù)會(huì)議類(lèi)型的不同，主要分為招標(biāo)談判會(huì)議紀(jì)要錄入和論證商議會(huì)議紀(jì)要錄入，如圖6 所示，招標(biāo)談判需詳細(xì)記錄產(chǎn)品信息，論證商議則以文字記錄為主。

圖6 會(huì)議紀(jì)要信息錄入界面

3.2 報(bào)表模板打印

會(huì)議或項(xiàng)目談判結(jié)束前工作人員打印報(bào)表模板，使用科室和談判小組成員現(xiàn)場(chǎng)依次簽署意見(jiàn)（特殊情況可會(huì)后簽署），參會(huì)人員簽名確認(rèn)，報(bào)表打印模板如圖7a 和7b所示。

3.3 檢索查詢

會(huì)議結(jié)束后，資產(chǎn)管理部工作人員應(yīng)將原件掃描上傳并提交，嚴(yán)格杜絕記錄信息的變動(dòng)，招標(biāo)談判會(huì)議紀(jì)要須附分管院領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)及簽名。資產(chǎn)管理部及相關(guān)科室工作人員可以按權(quán)限進(jìn)行條件檢索，檢索條件包括會(huì)議召開(kāi)日期、擬購(gòu)置產(chǎn)品科室以及會(huì)議名稱，如圖8 所示。

圖7 報(bào)表打印模板

圖8 醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)主界面

4 應(yīng)用效果

資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)上線運(yùn)行后，各項(xiàng)工作效率均得到大幅提升，會(huì)前資格審核、議程制作因涉及基本信息錄入未有較大改進(jìn)，但會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)作時(shí)間、會(huì)簽周期均成倍縮短，查詢檢索和信息統(tǒng)計(jì)工作效率也大幅提升，因采用電子存檔+紙質(zhì)存檔模式，更重要之處在于信息安全性得到有效保障，見(jiàn)表1。

表1 資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)應(yīng)用效果對(duì)比表

5 討論

醫(yī)院資產(chǎn)采購(gòu)會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)上線運(yùn)行后，會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)者及檔案管理人員工作效率得以大幅提升，資產(chǎn)管理及相關(guān)部門(mén)工作效率也得到較大提升。

會(huì)議紀(jì)要格式更加清晰規(guī)范，寫(xiě)作者不再因格式問(wèn)題而產(chǎn)生煩惱，可更專注會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性。信息錄入效率也得以大幅提升，采購(gòu)申報(bào)、會(huì)議紀(jì)要和合同管理系統(tǒng)全部打通后，可實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)一次錄入、各模塊通用的管理模式。信息安全管理也得以深入落實(shí)，有效杜絕了紙質(zhì)存檔資料丟失或年久損耗導(dǎo)致的關(guān)鍵采購(gòu)數(shù)據(jù)缺失等問(wèn)題。

資產(chǎn)采購(gòu)周期得以有效縮短，原有管理模式中，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、與參會(huì)人員逐一核對(duì)、會(huì)簽流轉(zhuǎn)等工作占用較多時(shí)間，現(xiàn)可在會(huì)議當(dāng)場(chǎng)完成。檢索查詢的效率也得到較大提升，改變了此前審計(jì)、醫(yī)院檢查、評(píng)審工作開(kāi)展后，資產(chǎn)管理部門(mén)忙于查找資料疲于應(yīng)付的工作困境。采購(gòu)等相關(guān)崗位的工作可替代性得以增強(qiáng)，工作人員簡(jiǎn)單培訓(xùn)后即可使用該信息系統(tǒng)。

資產(chǎn)管理部門(mén)各業(yè)務(wù)模塊銜接更趨緊密，資產(chǎn)購(gòu)置、耗材購(gòu)置、維修維保談判等業(yè)務(wù)工作更加協(xié)調(diào)，人員配合更加順暢。各相關(guān)部門(mén)的工作銜接更趨流暢，按權(quán)限管理的系統(tǒng)運(yùn)行模式，相關(guān)崗位工作人員可自行調(diào)取查閱采購(gòu)數(shù)據(jù)，減少了此前全手工模式導(dǎo)致的等候時(shí)間過(guò)長(zhǎng)及繁瑣復(fù)雜的程序，談判人員亦有更高積極性參與到招標(biāo)談判及論證工作中。

通過(guò)細(xì)致觀察，還需進(jìn)一步優(yōu)化工作流程及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，如因產(chǎn)品信息量和參與廠商數(shù)量不同導(dǎo)致會(huì)議紀(jì)要報(bào)表差異較大，為保障紙張的有效利用，每次均需調(diào)整報(bào)表模板。另外，因供應(yīng)商和產(chǎn)品名稱不準(zhǔn)確導(dǎo)致各子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享存在一定的困難，特別是產(chǎn)品的常用名與醫(yī)療器械注冊(cè)證名稱差異導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一問(wèn)題。其次，會(huì)議紀(jì)要系統(tǒng)上線后工作效率明顯提升，每次會(huì)議均增加談判品種而壓縮會(huì)議時(shí)間，無(wú)法保證談判后可及時(shí)完成會(huì)簽確認(rèn)。下一步工作中，將逐步改進(jìn)以上存在問(wèn)題并優(yōu)化升級(jí)。

醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及上線運(yùn)行，僅是醫(yī)院信息化建設(shè)大潮中的一項(xiàng)，在當(dāng)前推行現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的大背景下，醫(yī)院紀(jì)監(jiān)審工作持續(xù)推進(jìn)，醫(yī)院資產(chǎn)購(gòu)置程序標(biāo)準(zhǔn)化持續(xù)加強(qiáng)，資產(chǎn)管理部門(mén)唯有不斷適應(yīng)新形勢(shì)、不斷創(chuàng)新管理模式、不斷提高信息化管理水平才能更好地服務(wù)臨床、醫(yī)技及醫(yī)院各部門(mén)。