關于做好檔案管理信息化建設的思考

李雪梅

【摘 要】科學技術水平快速發展下，檔案管理信息化建設已然成為時代發展的必然趨勢。本文主要以此為基礎，對檔案管理現狀和存在的問題進行分析，并探討檔案管理信息化建設的有效途徑。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；檔案信息化；企業檔案

在科技迅速發展的社會，信息化已經普遍用在各類工作中，已經成為了一種趨勢?；鶎訖n案是基層開展各項活動的基礎，也是對活動的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進程也要不斷加快，適應現代化社會的需要，提高工作效率。

一、企業檔案信息化管理的內涵

企業檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一指導實施下，在企業檔案管理過程中全面應用現代信息技術，對企業生產、經營、管理過程中形成的檔案信息資源進行處置、管理和服務。因此，企業檔案信息化管理的內涵主要包括：第一，企業檔案信息內容的數字化、網絡化；第二，企業檔案信息傳遞、利用的一體化；第三，企業檔案信息資源的共享；第四，建立在企業檔案信息化管理基礎上的模式變革。

二、檔案管理的現狀和存在問題

1.檔案工作人員在思想上不夠重視

目前，部分檔案工作者在思想上缺乏熱愛工作、為民服務、奉獻社會的意識和態度，沒有認識到檔案管理的重要性，沒有意識到檔案管理信息化建設對工作人員知識層面和綜合素質的要求，缺乏創新和學習態度，不能積極地提高自己的思想水平和業務能力，難以勝任信息化時代下的檔案管理工作，工作效率和質量偏低，阻礙了單位檔案事業的進一步發展。

2.檔案制度不規范

目前，我國基層檔案管理工作混亂，工作人員素質低、散漫，檔案收集、存儲困難，工作效率低等問題都是由于沒有一個規范、合理的管理制度。檔案管理制度不健全，工作人員職責不明確，各種程序和手續沒有明確規定，使得檔案泄密、缺失，甚至有人利用工作之便篡改文件，嚴重損害了文件資料的真實性、有效性，為后續的工作帶來困難。

3.信息化建設服務內容與方式不完善

在企業信息化建設進程中，通常會存在一種現象，企業即使引進了檔案信息管理系統，很多紙質檔案依然未被錄入系統進行檔案信息的統一管理。對此，很多人的理由是，數字化檔案并不能長久保存，而且還存在著一定的網絡泄露風險，因此必須始終把紙質檔案的保管視為檔案管理的重中之重。這導致企業檔案信息管理系統檔案信息不健全，服務內容和方式不完善，而企業檔案信息化建設名存實亡。除此之外，部分企業領導者仍然秉承“檔案信息管理系統等于檔案信息化建設”的觀念，這種只有錄入缺乏分析與整理的行為，導致許多檔案信息沒有被深度挖掘或者篩選處理，使檔案信息服務質量上存在嚴重缺陷[1]。

4.檔案泄露風險

盡管很多企業機構都運用信息技術來提升檔案管理工作的信息泄露防衛能力，但由于互聯網具有極強的繁雜性，從而很難在網絡環境中保障檔案管理工作的安全性。因此，多數企業和相關機構紛紛將信息化建設重點范圍集中在檔案數字化管理建設及網絡共享平臺當中。在建設過程中，數字化檔案管理和存儲方式帶給企業和機構過多的信息泄露風險，企業和機構內的重要數據丟失事件頻發，檔案管理工作并沒有設置有效的檔案訪問權限，在訪問時過于簡單，攔截功能沒有完善，從而影響信息化檔案管理工作的有效開展。

三、信息化時代下檔案管理的創新及發展分析

1.加強觀念創新

在信息化時代下，檔案管理創新勢在必行，為了保證檔案管理效率得到更好提升，主要是觀念的有效轉變，思想觀念的轉變，才能夠讓檔案管理人員更好的投入到實際工作當中，對檔案管理創新工作的有序開展起到良好推動。在企業當中，做好檔案管理工作特別重要，尤其是在信息化時代背景下，檔案管理人員要不斷加強檔案管理理念的創新，學習先進的信息技術，并根據檔案管理中存在的問題，實施信息化管理，在提升檔案管理水平與效率的同時，推動企業的大規模發展。

2.加強檔案工作人員的業務素質教育

首先，單位要不斷組織員工接受檔案業務知識培訓和教育，學習檔案管理理論，提高檔案管理業務技能，熟練掌握檔案收集范圍、分類方法以及檔案歸檔、保管、調閱、鑒定、統計、銷毀等檔案管理流程，嚴格遵守檔案的保密和保護制度。其次，為了適應數字化檔案建設的需要，要經常對檔案工作人員開展新技術、新能力的培訓和教育，更新他們的知識結構，提高能力，促使他們掌握必要的計算機知識、網絡技術和檔案管理操作技能，能夠熟練地操作數字化檔案設備，有序地進行檔案的采集、管理、利用等。最后，要不斷地對檔案工作人員開展法律知識教育活動，現代社會是一個法治社會，所有人都必須依法辦事。檔案工作人員也必須遵守檔案管理規章制度，遵守檔案的安全保密規定[2]。

3.完善檔案工作的基礎設施建設

檔案工作的信息化開展必須要具備完善的基礎設施，基礎設施是開展檔案工作信息化的基礎條件。如果沒有好的基礎設施條件也不會建設好檔案工作信息化?；A設施主要有三個方面。一是硬件設施，例如掃描儀、電腦等，硬件是所有電子產品的基礎，所以硬件的好壞直接影響了信息化工作的質量。二是計算機運行網絡，它是將資料整理、錄入等方面的系統。先進的計算機運行網絡系統，能夠提高工作效率，連接各個部門。三是做好檔案資料的管理工作，提高檔案信息的保密性，將檔案備份，避免檔案缺失問題的出現。

4.完善信息化建設服務內容與方式

首先，企業應進一步完善檔案信息化系統軟件的功能。隨著互聯網技術、計算機技術水平的持續提升，已有傳統檔案管理系統的功能已經無法滿足當前檔案信息化的需求。根據工作與服務這兩個需求方面來講，應該持續優化信息服務系統的各項功能。其次，擴大檔案信息資源的范圍。在搜集與整理公司檔案管理信息之外，還需要收集公司公文、設計圖紙等數字資料。最后，加強信息資源的屬性關聯。例如元數據的處理，針對檔案信息系統中存儲的文件、文檔、圖片等，應該予以相應的文字表述信息。例如，文件編輯時間、文件編輯作者、具體內容、審批人等。這些輔助信息將極大地為信息查閱、提取提供便捷，緊密了不同信息之間的關聯度，更加增強了信息的應用價值[3]。

5.加強檔案信息安全系統的建設

在開展檔案數字化、網絡化、信息化建設的過程中，有關單位要加強檔案信息安全系統的建設。在網絡時代，檔案信息面臨著較大的被盜、被破壞、被網絡攻擊等危險，所以要加強檔案信息安全保密系統的建設，引進密碼驗證、指紋驗證、數字簽名等數字安全技術，建立安全的防火墻，配備專業的網絡安全管理員，確保檔案的安全和保密。

四、結語

總之，企業檔案信息化是企業現代化建設的重要組成部分，也是加快企業信息資源整合、提升企業檔案資源的利用效率，為企業的生產、經營和管理提供決策服務的重要依據?，F代化發展下企業必須加強檔案管理信息化建設，提高思想認識、完善管理制度、做好安全防護工作。

【參考文獻】

[1]王娜娟.水文檔案信息化建設路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（06）：184-185.

[2]佟海燕.工傷保險業務檔案信息化管理路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（06）：192-193.

[3]張鵬.檔案信息化管理必要性作用措施和創新途徑的探討[J].信息記錄材料，2019（03）：183-184.