新農村建設中如何建立和完善社區衛生服務中心檔案管理制度

張兆婷

檔案管理工作是社區衛生服務中心的一項重要工作，越來越受到各方面的重視。但需要指出的是，在檔案管理工作中還存在著管理制度不完善，在檔案的收集、整理、歸檔等各個環節缺乏制度約束，沒有制度和規范所遵循，導致有些檔案管理工作管理混亂，影響了檔案管理工作的質量和水平。針對檔案管理在制度化建設上存在的問題，本文就如何建立和完善社區衛生服務中心的檔案管理制度進行了闡述。

1、建立和完善服務中心檔案管理制度的必要性

①是服務中心檔案管理規范化的必然要求

檔案管理規范化的的標志就是制度化，制度是一切管理工作的基礎，沒有制度就會使管理工作出現混亂，更談不上工作質量的提高。檔案管理工作作為一項基礎性的工作，更應該以制度化為基礎的現代化管理為手段，建立和完善各類管理制度，進一步推進檔案管理工作的規范化。

②是規范檔案管理工作人員行為的必然要求

用管理制度規范工作人員的行為，使其在制度許可的范圍內從事本職工作，對違規行為按照制度規定進行處罰，這是制度化管理的根本。制度化管理可以改變粗放式管理的混亂狀態，達到精細化管理的高水準。

③是提高檔案管理工作人員工作效率的必然要求

通過制度的規定和約束，可促使檔案管理工作人員提高工作責任心和個人業務技能，有利于檔案管理部門與其他各部門進行工作協調和溝通，便于對工作人員的業績進行檢查、考核與兌現獎懲，從而促進檔案管理工作效率的提高。

④是培養檔案管理工作人員職業素養的必然要求

規范化的檔案管理，可以使檔案管理工作人員更加熱愛本職工作，更加努力地在檔案管理工作中學習、實踐，提高個人素質。同時，用制度化明確工作人員應該具備的職業素養和工作技能，并制定培訓制度和培訓計劃，有系統、有計劃地對工作人員進行業務技能培訓，使工作人員的職業素養得到提升。

⑤是減少檔案管理出現工作失誤的必然要求

在檔案管理實現制度化以后，檔案管理工作的任何一個環節都有程序化和規范化的要求，各項工作必須在制度的框架內進行，通過制度化的約束和考核，從而有效減少檔案管理工作的失誤。

⑥是檔案管理工作創新發展的必然要求

任何一項工作，只有創新才會有生命力。用制度化推進檔案管理工作的創新，可以取得事半功倍的效果。通過建立有關鼓勵創新的制度，激發工作人員開拓創新的熱情和干勁，使檔案管理工作在不斷的創新中進一步發展。

⑦是檔案管理工作提升管理水平的必然要求

檔案管理制度可以改變工作人員的行為方式，培養工作人員的良好工作習慣和職業素養，調動工作人員的積極性和創造性。通過制度化管理，可以使檔案管理工作進一步規范，工作效率不斷提高，檔案管理工作的失誤率大大降低，工作上的創新力度持續加大，從根本上提升了檔案管理工作的整體水平。

2、建立和完善社區衛生服務中心檔案管理制度的方法

①建立和完善崗位責任制度

分別針對普通工作人員崗位和領導干部崗位制定不同的責任制度。在制度中要明確檔案管理的工作范圍、工作人員和領導應負的責任及擁有的權力。使檔案管理工作有規章可循，有制度可依，提高工作人員和領導的責任意識，在制度的約束下抓好各自的工作。

②建立和完善歸檔制度

檔案管理中的基礎工作是檔案資料的收集和歸檔，沒有資料的收集，檔案管理工作就失去了存在的必要。因此，檔案收集、整理和歸檔工作十分重要。歸檔制度可根據檔案集中統一管理的原則，根據服務中心的實際情況來制定。歸檔制度一般由歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續等內容組成。明確要求服務中心的相關部門和人員，定期將重要活動、重要工作業績及其他有價值的內容進行整理，形成完整的文件資料，送交檔案管理。必要時，還應對有關部門主動登門收集，或者進行檔案資料的催收，進行整理、登記、立卷、歸檔。

③建立和完善檔案查閱制度

檔案資料得到充分的利用，是檔案管理工作的目的。作為檔案管理的日常性工作，制定相應的檔案資料查閱制度，可以保障檔案資料查閱工作的規范化。檔案資料查閱制度應包括查閱范圍、查閱方法、查閱手續、查閱的具體要求等內容，在確實需要外借時，要規定歸還時間，并辦理相關手續。有保密性要求的文件不得外借。

④建立和完善檔案的保密制度

因檔案資料是服務中心多年心血的結晶，體現了服務中心的發展歷程和整體工作業績及工作水平，檔案資料本身具有一定的私密性。在保密制度的制定中，應包括密級的標注、接觸人員的范圍、失密責任的追究、查閱密級檔案的手續及密級文件的妥善保管等內容。確保密級文件不失密，并在許可范圍內得到良好的利用。密級檔案資料的保管，一方面要靠制度，另一方面還要加強對檔案管理工作人員職業道德和遵紀守法的教育，使檔案管理工作人員能忠于職守，保證密級文件的安全管理和有有效利用。

⑤還應建立和完善檔案庫房管理制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案的保管統計制度等

保證檔案管理的各個環節都有制度來遵循，使檔案管理工作形成制度化的管理體系，提升檔案管理工作人員和領導的責任意識，認真執行相關的責任制度。

總之，建立和完善社區衛生服務中心的檔案管理制度十分必要，這是提升檔案管理水平的本質要求。各項制度建立后，執行是關鍵，只有嚴格有效地執行，才能真正實現檔案的制度化管理。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣社區衛生服務中心）