探討企業內控管理中ERP軟件系統的應用策略

朱多才

摘 要：下文中，筆者將結合個人從事企業內控管理工作，分析ERP軟件系統（Enterprise Resource Planning資源計劃系統）應用對于提升企業內控管理水平，健全企業內控管理機制，優化內控管理措施的幫助。希望以此篇論文為同行業者提供建議和參考。

關鍵詞：內控管理;ERP軟件系統;企業;財務風險;資源配置

內控管理是優化企業人力、物資、資金等各項資源配置，調整組織框架與結構，增強部門管理職能，界定管理責任與職權，提高勞動力生產率、經濟實力和市場競爭力的重要管理手段。實踐經驗和調查結果證明，通過構建完善的內控管理機制，企業能夠提高人力、資金、物資等各項資源的利用收益率，及時發現資源配置不平衡的問題，提出改進策略和建議，降低投資風險與財務管理風險。現階段，國內改革開放持續進行，社會主義特色市場經濟持續發展，如何通過內控管理策略的設計與實施，激發企業的內部活力和生產創新能力，成為當前企業改革轉型的重點工作和難點任務。下文中，筆者將介紹企業內控管理工作中ERP軟件系統的功能與應用，論述ERP軟件系統應用對提升企業內控管理水平的幫助。

一、ERP軟件系統綜述

所謂的ERP軟件系統，全稱為Enterprise Resource Planning資源計劃系統，是借助信息技術和計算機技術優勢，組建現代化、穩定的管理機制，實現企業各項資源的優化合理配置。在此意義上，可以理解為ERP軟件系統應用能夠幫助企業制定經營生產策略和管理方針，借助計算機處理技術和信息傳播技術實現智能化、高效化管理。

ERP軟件系統與內控管理的結合應用，能夠為企業經營策略、項目投資策略的制定提供依據和參考，起到監督市場風險變化，預測評估風險因素，優化企業資源配置等作用，以提高企業在國內外市場上的經濟實力和科技競爭力。在未來，ERP軟件系統將升級、完善，內控管理功能將更加豐富多元、實時、智能，與云計算、大數據等信息技術進一步融合發展，幫助企業實現和創造價值利潤。

二、企業內控管理工作中ERP軟件系統的功能與問題

1.ERP軟件系統的功能分析

實踐中，企業結合自身經濟水平和其他具體情況，應用ERP軟件系統分析成本標準，制定生產物資采購計劃，建立并實施全面的內控管理工作機制，防范并糾正實際成本超過預算成本目標的情況。在ERP軟件系統的配合使用下，部門管理者善于掌握企業成本費用超出預算目標的原因，制定應對措施予以調整、改進。使用ERP軟件系統，還能夠直觀、清晰表示生產額、銷售額和盈利結果，為企業做出經營策略調整、制定投資規劃，提供數據信息參考，有利于企業財務管理能力的提升。

在ERP軟件系統幫助下，企業實現物資、信息和資金的協調、合理分配，保證了財務賬目數據和相關信息的真實、完整，加快了數據信息的統計、收集、分析、處理速度，具有信息共享、便于查詢跟蹤、信息儲備量大的優勢，有利于評估和防范經營風險。

2.ERP軟件系統的問題和缺陷

在實踐調查中，筆者不僅搜集到ERP軟件系統的應用優勢，還了解到該系統的缺陷與問題，具體表現為：

一是，少數企業管理者認識不到ERP軟件系統應用的意義和重要性，采用了傳統的內控管理模式和方法;沒有學習ERP軟件系統應用的技術及知識，沒有聘請掌握ERP軟件系統操作的專業人才。

二是，使用ERP軟件系統實施內控管理的過程中，部分企業缺少信息數據安全管理的意識，沒有為企業信息安全采取有效措施和相應管理策略，增加了企業信息泄露、丟失、被刪除的危險。

三是，ERP軟件系統的應用缺乏有效監督。部分企業雖然使用了ERP軟件系統，但是對ERP軟件系統應用與管理缺少監督控制，導致企業審計部門和財務管理部門的獨立性缺失，內控管理效果不理想。

三、企業內控管理工作中ERP軟件系統的應用策略

1.合理認識ERP軟件系統的功能，樹立科學的內控管理意識

目前，一些企業在進行內控管理工作中，片面追求眼前利益和經濟效益，忽視了財務管理、風險控制的重要性，沒有樹立科學的內控管理意識，導致企業內控管理工作與生產經營目標想脫離。針對上述情況，一方面需要企業領導和管理層建立內控管理的正確認識，將內控管理目標與企業規劃發展目標相結合，將內控管理策略融入到企業經營活動與生產發展的方方面面。其次，企業應重視對ERP軟件系統的科學應用，聘用專業人員傳授、講解ERP軟件系統的操作方法和相關知識，加強對企業人員內控管理意識與技能的培訓，保證企業的內控管理目標、成本預算目標、利潤收益目標的實現，促進企業健康、可持續發展。

2.科學應用ERP軟件系統，保證企業數據信息的安全性

在應用ERP軟件系統過程中，企業管理者和部門負責任人應具備安全管理與風險防范的意識，將ERP軟件系統中數據信息劃分為：資產類別和資產項目兩種類型，并分別建立數據庫進行管理。不同類型的資產數據庫，設定不同等級的安全管理措施，只有授予權限的管理者和人員才可以登入、查詢、使用，從而提高ERP軟件系統的信息安全性，防止企業數據信息的泄露、被篡改、被盜取或者被刪除。

其次，由于數據備份是現階段ERP軟件系統中數據控制的主要方法，為此應對數據庫備份功能進行不斷完善，并設立專門的恢復系統，要求相關管理人員定期對數據庫運行情況進行檢查，及時實施數據復核，最大程度保證企業財務數據的完整性及準確性。最后，要對企業信息歸口管理進行不斷強化，對于對外披露的信息，要在合乎規定的前提下，做到精準、精確，使信息系統在更加安全及穩定的環境中運行。

3.嚴控權限，強化部門之間協調與約束

在實際工作中，應結合崗位職能與要求，對ERP軟件系統中各個模塊的操作權限進行規范，科學設定用戶權限，并對其操作時效進行合理控制。對于過期用戶，或是離職用戶，及時對其權限進行清理，不同職能部門、不同崗位，其模塊操作應及時做好檢查，一旦發現權限分配不科學現象，則及時對其進行更正。不斷對相關工作人員的業務能力、責任意識進行強化，特別是針對涉及數據安全的管理人員，應加強其培訓。對業務審批職能進行完善，依托ERP軟件系統及相應技術，對各個職能部門進行有效協調，使其正確劃分責任與管理權限，強化部門之間的約束效果，發揮數據共享、信息同步的作用，為多個部門協調工作提供便利。除了做好上述措施外，根據實踐工作經驗總結，認為企業在基于ERP軟件系統不斷完善內控管理時，也應該對風險控制問題進行分析和研究，制定與之對應的風險管理措施，保證內控管理順利開展，減少風險因素對企業正常運營的影響。為此，要立足于ERP軟件系統功能，建立更加全面的風險識別、控制機制，突出風險管理重點，制定對應管理對策，為內控管理風險控制創造必要條件。

四、結論

總而言之，ERP軟件系統的應用，能夠有效提高企業內控管理的水準和效率，是企業實現長期發展目標、提升勞動力生產率、改善經營策略、轉變經營模式，實現改造升級的重要措施和管理手段。與此同時，ERP軟件系統的應用，也會轉變傳統內控管理范圍及內容，將重點放到如何提高企業內控水平上，進而不斷為企業市場競爭夯實基礎。在實踐工作中，比較值得相關人員關注的事項在于要看到ERP軟件系統現階段的應用問題，從而不斷完善企業內控管理，促進企業發展。

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