婦幼保健院檔案管理實踐的新思路

蘇敏

婦幼保健院檔案管理的重要意義

婦幼保健院是為婦女、兒童提供醫療保健服務的公益性機構，其在不斷地發展中形成大量具有重要價值的檔案資料，對這些檔案進行高效地利用，有助于促進婦幼保健院的發展。為使檔案的作用和價值得到最大限度地發揮，就必須做好檔案管理工作。通過對檔案進行科學、有效地管理，能夠使檔案管理工作得到進一步優化，對于婦幼保健院參與市場競爭具有重要的現實意義。從婦幼保健的工作性質上看，有著較強的實踐性特點，由此使其對信息的準確性提出較高的要求，為滿足這一要求，需要對檔案管理工作進行逐步完善，對管理方式和方法進行改進和創新，提高檔案管理的整體水平，確保檔案價值的全面發揮。

婦幼保健院檔案管理現狀

近年來，國內的婦幼保健院對檔案管理工作給予高度重視，由此使得檔案管理水平較之以往大幅度提升。但是，由于檔案管理工作涵蓋的內容較多，不可避免會受到各類因素的影響，具體體現在如下幾個方面：

檔案管理理念略顯滯后。婦幼保健院歸屬于公益性醫療服務機構的范疇，主要是為婦女、兒童提供保健服務，由于受到計劃經濟體制的影響，使得很多地區的婦幼保健院，將工作的重點放在服務方面，引入的管理理念基本上都與服務相關。因對檔案管理工作的重視程度不足，致使檔案的作用沒有得到充分發揮，加之與檔案管理有關的理念嚴重缺失，從而制約了檔案管理效率和水平的提升，檔案的價值大打折扣。檔案管理理念的滯后，已經無法滿足現代檔案管理工作的開展要求。

檔案管理制度落實不到位。現階段，國內很多婦幼保健院都逐步認識到檔案的重要性，建立了大量與檔案管理工作有關的規章制度。但從總體情況上看，這些制度的落實卻并不到位，并且很多制度缺乏可操作性，無法對檔案管理人員的日常工作起到規范和指導作用，致使管理制度形同虛設，其作用未能得到全面發揮，這在一定程度上影響了婦幼保健院檔案管理水平的提升。

檔案管理技術的先進性不足。隨著網絡信息時代的正式開啟，使得計算機技術、網絡技術得到快速發展，并在檔案管理領域得到廣泛應用。而國內很多婦幼保健院在開展檔案管理工作時，仍然采用傳統的手工方式，導致檔案管理工作效率偏低，并且還經常會出現差錯。

婦幼保健院檔案管理實踐新思路

在當前的新形勢下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時，應當立足于當下，放眼未來，積極探索一條全新的管理路徑，提高檔案管理效率和水平，最大限度地發揮出檔案的價值，促進婦幼保健院的持續、穩定發展。

創新檔案管理理念。網絡信息時代到來的今天，大數據已經成為一種必然的發展趨勢，在這一背景下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時，如果仍然沿用傳統的管理理念，則會對檔案管理水平的提高產生一定的制約。因此，對管理理念進行創新顯得尤為必要。首先，本院的檔案管理人員應當樹立起大數據意識，明確檔案管理目標，做好相關檔案資料的收集與整理工作，并對重要的檔案資料進行及時歸檔、妥善保存，以免損壞或是丟失。其次，檔案管理人員應當樹立起服務至上的理念，逐步推進檔案管理方式的轉變。要不斷創新服務理念，對服務機制進行優化改進，并在現有的基礎上，進一步完善服務手段，促使本院的檔案服務從被動式向主動式轉變，從單一式向多元化轉變，從淺層向深層轉變，拓寬檔案服務的深度和廣度。再次，檔案管理人員要認清當前的形勢，堅持與時俱進，全面分析新時期對檔案管理工作的要求，找出檔案管理工作中存在的不足，據此進行優化改進，最大限度地發揮出檔案的價值。一方面，要把握好檔案工作的“四個基本”，即規律、任務、職能和機制；另一方面可在檔案管理工作中，引入精細化管理的理念和方法，提高本院的檔案管理效率和水平。

落實檔案管理制度。婦幼保健院在開展檔案管理工作的過程中，應當對相關的管理制度進行完善和落實，以此來實現檔案管理制度化、規范化和科學化的目標。

落實檔案室管理制度。婦幼保健院的檔案管理人員應當根據檔案的性質、使用價值，對檔案進行分類排列。在平時的工作中，要對檔案室的檔案資料加以熟悉，從而最大限度地縮短檔案卷宗的調取時間，提高工作效率。要始終保持檔案室的清潔，做好通風、除塵，避免環境問題導致重要檔案損壞。建立健全檔案室檢查制度，定期對檔案庫進行清查，新增及借出的檔案，應當進行加工整理、清點核對，及時進行存檔，所有檔案資料應進行經常檢查，發現破損及時處理。

落實檔案安全防護與保密制度。婦幼保健院應當對國家下發的與檔案管理有關的規定要求進行嚴格遵守，保障檔案的安全性，避免重要檔案信息外泄。在非工作需要的情況下，檔案管理人員不得擅自將檔案帶出檔案室，確需帶出時，應當得到本院領導的批準。具有保密要求的檔案資料，不得復制或是抄錄，離開檔案室前，應當進行全面檢查，看門窗是否關好，電源是否切斷。

落實檔案借閱制度。婦幼保健院的檔案管理人員應當做好本院的檔案借閱利用工作，如果其他單位到本院查閱檔案時，必須按照相應流程辦理，若是需要對檔案進行抄錄或復印，應當經主管領導審批。任何人員必須在檔案室對檔案進行查閱，且不得在原始檔案上進行涂改；本院的檔案資料原則上不外借，當有特殊情況，需要借出時，應當經主管領導批準。

引入檔案管理新技術。檔案管理是一項看似簡單實則復雜的工作，為進一步提升檔案管理工作的效率和水平，婦幼保健院應當積極引入各種先進的檔案管理技術。

溫濕度自動控制技術。檔案室的環境對檔案的完好性具有一定的影響，尤其是紙質檔案，若是溫濕度超過一定的限值，可能會導致檔案發生霉變，并且各類細菌的繁殖速度也會隨之加快，不利于檔案的保存。如果由檔案管理人員對檔案室的溫濕度進行調控，會導致日常工作量增大。鑒于此，婦幼保健院可以引入先進的自動化溫濕度調控系統，該系統可以根據室內的實際情況，對溫濕度進行自動調節，從而使室內環境始終保持在有利于檔案保存的范圍。

射頻技術。婦幼保健院的檔案管理人員在對檔案進行管理時，需要按照檔案的性質進行分類之后，完成裝訂，再以手工的方式抄寫目錄，這個過程非常耗時，工作效率較低，而且還很容易出錯。對此，婦幼保健院可以引入先進的射頻技術，這是一種能夠進行自動識別的技術。該技術能夠同時對多個目標進行識別，并對其中的信息進行快速讀取，適用于檔案管理。通過射頻技術的合理應用，可為婦幼保健院檔案管理信息化目標的實現提供保障。

備份與存儲技術。在信息化建設的背景下，國內的婦幼保健院紛紛引入辦公自動化系統，由此使得電子類型的檔案資料數量逐步增多。由于電子檔案全部都是保存在計算機系統當中，一旦系統癱瘓，則可能導致重要的檔案資源丟失。為避免此類情況的發生，可在檔案管理中采用異質備份技術，具體做法是將本院的電子檔案轉化為易于識別與讀取的載體，對檔案的原始文件進行保護，借助Copy工具，用復制件對原始檔案進行替代，從而保證原始檔案不會損壞。在對電子檔案進行存儲時，婦幼保健院可以采用異地存儲的方式，這樣能夠在檔案受損時，快速恢復。

綜上所述，檔案管理是一項看似簡單、實則復雜的工作，為進一步提升檔案管理水平，婦幼保健院應當對檔案管理理念進行更新，并對相關的管理制度加以落實，引入先進的檔案管理技術，以此來確保檔案管理工作的有序開展，從而最大限度地發揮出檔案的價值，促進婦幼保健院穩定、持續發展。

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（作者單位：河源市婦幼保健院）