如何做好工程檔案管理工作

邢世明

【摘 要】工程檔案是在城市規劃、建設和管理活動中形成的具有保存價值的材料，包括從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要，如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于無人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設、整理與驗收工作、建立工程檔案工作的目的是為更好地為工程管理服務。

【關鍵詞】檔案；工程；建設；資源；平臺；服務

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設及工程管理過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設項目管理工作的重要組成部分。建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設管理工作的需要，如果沒有建立相應的工程檔案工作，工程檔案就處于無人管理狀態，這對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其結果必然會影響工程的建設、整理與驗收工作、建立工程檔案工作的目的是為更好地為工程管理服務。本文結合工程檔案管理的特點，就如何做好工程檔案管理工作作淺顯探討。

一、統一部署安排，建立健全檔案管理網絡

加強對檔案管理工作的組織領導，是確保工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則，要建立檔案工作領導小組，統一協調做好檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，設立檔案資料室，配備專職檔案管理員；在各業務部門指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成涵蓋全公司的檔案管理網絡。同時，加強制度建設，建立健全崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關，無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案工作達到了系統化、規范化、標準化。

二、采取有效措施，保持檔案資料的完整性

長期以來，我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹隘，思路不夠開闊。對各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的理念，沒有很好地創新意識主動聯系，沒有將檔案工作滲透到工程建設各個環節之中，導致業務部門和檔案部門長期以來各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。

（一）根據工程復雜性特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看，工程建設項目內容比較復雜，從項目初期招投標到工程竣工驗收階段，所形成的文件材涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能造成文件材料遺漏。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一旦完成，臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整。我們改變過去坐等檔案材料送上門的被動做法，檔案管理人員超前管理，及時了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及每階段的工作安排，掌握各個階段工作中可能形成哪些檔案資料，并對每種資料的內容，數量做到心中有數。在此基礎上，采取以下主動收集方法：

1.追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對牲地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2.分階段收集。這種方法適用子建設周期長的工程。某些大型道路、排水、橋涵等工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證了工程檔案資料的連續性、完整性。

（二）結合工程多樣化特點，科學設置檔案分類

根據工程建設的實際情況，我們制定了（科技檔案立卷規范〉，實行系統化，規范化管理，建立了工程檔案資料分類大綱，明確了保管期限。制訂了科學的檔號分類方法，堅持以規范化為立卷標準，將有保存價值、收集齊全完整的文件資料進行分類整理，先理出預備案卷，再進一步檢查其分類及保管期限劃分是否準確，把認定可以裝訂成正規卷的文件資料，及時立卷歸檔，從而有力地促進了案卷質量的提高，使檔案管理工作逐步走上了規范化、科學化的軌道。

三、強化檔案業務培訓，提高檔案人員素質

工程檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的業務素質提出了更高的要求，從事工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，不僅要懂文書檔案、科技檔案，還要懂與工程相關的一些專業類別檔案。因比，為提高工程檔案管理水平，我們加強了對專職或兼職檔案管理和培訓工作，聘請檔案專家講課，重點講解工程建設工作中會形成那些類型的文件材料，哪些是屬于具有保存價值并需今后歸檔的，從而明確具體的歸檔范圍。

四、積極提供利用服務，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程檔案的形成是工作者勞動和智慧的結晶。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給建設工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業務部門和工程建設工作者。使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來，我們對文件資料實施電腦化管理，各類文件檔案資料及時輸人電腦，形成電子檔案。為業務部門提供了更全面的檔案信息資源，這些檔案信息無疑為我們工程建設事業提供了很大的幫助。每當業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更加積極主動地向檔案室報送歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理邁上新臺階。

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（作者單位：濰坊市城市建設檔案館）