國有企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理透視及優(yōu)化策略

陳震

摘 要 科技的進(jìn)步推動我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，新的管理形式和管理手段不僅提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，而且推動著企業(yè)人力資源管理工作水平的提升。本文圍繞這一相關(guān)議題進(jìn)行研究和探討，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞 人事檔案 檔案管理 人力資源

一、引言

新時期，國有企業(yè)對于人力資源管理工作加大了投入力度，希望通過人力資源管理工作的開展讓人才隊伍能夠越來越完善，為國有企業(yè)短中長期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供重要的人才基礎(chǔ)。在人力資源管理工作中，人事檔案成為重要的工作內(nèi)容，從人力資源管理工作目標(biāo)入手，盡快推動人事檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前國有企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

二、人事檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來，隨著國有企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)不斷擴展，部門和員工人數(shù)也在逐漸增多，這一形勢對企業(yè)的人力資源管理工作提出了更高的要求。過去很長的一段時間，企業(yè)人力資源管理中有關(guān)人事檔案管理重視程度不高，工作較為粗放，未能充分發(fā)揮企業(yè)員工人事檔案管理的效能。如今，時代在變革，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)技術(shù)正在引領(lǐng)行業(yè)變革。對于國有企業(yè)而言，尤其是人力資源管理工作來說，人事檔案必須以新的管理理念，更高的管理效率為國有企業(yè)人力資源管理工作貢獻(xiàn)更多的積極效能。新時期，人事檔案管理工作要從兩方面進(jìn)行提升：一是從信息化建設(shè)方面入手，加快推動人事檔案管理效率的提升，實現(xiàn)粗放式管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變;二是構(gòu)建國有企業(yè)的人員檔案數(shù)據(jù)庫，用新技術(shù)、新軟件協(xié)助做好企業(yè)員工的潛能分析和挖掘工作，提升企業(yè)人才資源活力，實現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，同時也實現(xiàn)員工的個人成長和發(fā)展目標(biāo)。

三、當(dāng)前人事檔案管理突出的三點問題

人事檔案管理必須與時俱進(jìn)。如今，阻礙人力資源管理建設(shè)工作的三點突出問題如下。

問題一：經(jīng)濟的發(fā)展和市場化機制的日益完善，國有企業(yè)內(nèi)部人員流動性增大，流動頻率提高，這種趨勢導(dǎo)致人員和檔案分離的問題。很多人員頻頻就職、離職，檔案資料出現(xiàn)不完整的情況。還有部分人員放棄檔案，對人事檔案不管不問的情況有所加重。職工對人事檔案的重視度不高，思想意識上的淡漠更是加劇了人檔分離或者舍棄檔案的現(xiàn)象。歷史檔案資料的缺失造成國有企業(yè)人力資源管理部門不能了解員工的以往學(xué)習(xí)和就職信息，也很難對人員作出客觀的評價，人事檔案管理工作難度增大。

問題二：人事檔案管理需要繼續(xù)深入創(chuàng)新。目前，國有企業(yè)人事檔案管理工作無論在管理手段上還是在管理模式上都存在陳舊滯后的表現(xiàn)。社會運作效率已經(jīng)今非昔比，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正在更新?lián)Q代，而企業(yè)的人事檔案管理工作卻未能及時跟進(jìn)時代和社會大環(huán)境的步伐，工作效率低下，工作效果難以達(dá)到理想的目標(biāo)。

問題三：未能建立完善的管理機制和管理體系，存在制度上的局部漏洞。當(dāng)前，越來越多的國有企業(yè)構(gòu)建了員工的電子檔案管理系統(tǒng)，但是在信息化的人事檔案管理體系運作過程中，比傳統(tǒng)管理方式更多的隱患也潛藏其中，如典型的網(wǎng)絡(luò)運維安全性問題、人事檔案管理的保密性問題等。

四、優(yōu)化管理舉措，提升人事檔案管理的工作效能

人事檔案管理工作能否與國有企業(yè)的人力資源管理工作緊密融合起來，是能否推動國有企業(yè)新時期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)的關(guān)鍵所在，也是國有企業(yè)當(dāng)下及未來人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。

其一，從國有企業(yè)的全體人員入手，掃除人事檔案管理工作道路上的思想意識障礙。針對傳統(tǒng)的一些片面或錯誤認(rèn)知，要糾正思想意識，在廣大員工中樹立良好正確的人事檔案管理認(rèn)知。通過人事檔案管理，員工能夠與企業(yè)的發(fā)展方向盡可能統(tǒng)一，在付出個人勞動，發(fā)揮個人專長的同時推動企業(yè)發(fā)展經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)，在更高的層面上實現(xiàn)自我價值。為此，企業(yè)人力資源管理部門應(yīng)從全體員工的思想意識方面入手，從日常培訓(xùn)、專門培訓(xùn)兩條主要脈絡(luò)來強化提升員工對人事檔案管理的意識和認(rèn)知，使企業(yè)全體員工都能意識到其重要性，消除過去的錯誤或片面認(rèn)知，繼而轉(zhuǎn)變自身的行為態(tài)度。

其二，以制度和流程的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性推動人事檔案管理工作效率提升。采用業(yè)內(nèi)人事檔案管理的新理念、新思路，以精細(xì)化的管理工作機制代替粗放式的管理模式，提高其科學(xué)性和有序性。一方面，統(tǒng)一人事檔案管理工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，減少工作重復(fù)率和人為失誤率;另一方面，人力資源管理部門始終把人事檔案管理與國家法律法規(guī)、檔案市場發(fā)展形勢、人力資源的管理需求等內(nèi)容兼顧融合起來，使人事檔案各項管理制度和流程能夠滿足國家、行業(yè)和企業(yè)發(fā)展的新要求。

其三，以信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)為新動能，帶動企業(yè)人事檔案管理工作邁入新的發(fā)展通道。積極引入新技術(shù)、新軟件，利用數(shù)據(jù)分析軟件對企業(yè)員工的個人素質(zhì)進(jìn)行評價，為員工的潛能發(fā)揮創(chuàng)建有力的場景和機會。另外，加快構(gòu)建安全管理體系，提高信息化管理的安全性。在涉密環(huán)節(jié)或內(nèi)容管理上制訂嚴(yán)格的保密制度，采用制度防護(hù)和設(shè)備監(jiān)控雙管齊下的辦法減少人事檔案重要信息的丟失，保護(hù)好各利益方的合法權(quán)益。

其四，加快磨煉一支精銳的人員隊伍。人事檔案管理人員必須具有較強的學(xué)習(xí)能力，能夠?qū)ψ约旱墓ぷ髡归_批評和自省，不斷在崗位業(yè)務(wù)中磨煉實踐能力。

五、結(jié)語

國有企業(yè)人事檔案管理是聯(lián)系企業(yè)和每個員工的橋梁紐帶，是企業(yè)提升人力資源水平的有效途徑。在檔案管理事業(yè)高速發(fā)展的今天，國有企業(yè)也應(yīng)及時跟進(jìn)工作步伐，發(fā)揮人事檔案管理工作更多積極的力量。

（作者單位為國電廣東電力有限公司）

參考文獻(xiàn)

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