建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”樣板檔案室的設(shè)想

倪斌 陳曉紅 陳萍

摘 要 實驗室檔案管理工作是實驗室工作的一項重要內(nèi)容，前期實驗檢測完成得再好，后期沒有很好地建立檔案管理，整個實驗室管理將進(jìn)入混亂狀態(tài)，無法有序、健康地運行。本文主要從多個方面著手為建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”達(dá)標(biāo)樣板檔案室單位采取一些措施與方法進(jìn)行闡述，力爭建立樣板檔案室。

關(guān)鍵詞 實驗室檔案管理 達(dá)標(biāo)措施與方法 樣板檔案室

從古至今，檔案管理內(nèi)容已是老生常談，推動信息化共享是當(dāng)今時期檔案管理工作發(fā)展的有效途徑。一是建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”達(dá)標(biāo)單位，這是基礎(chǔ);二是在原有的檔案管理基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，建立樣板檔案室，通過新理念檔案陳列展示，加強企業(yè)文化建設(shè)。

一、基礎(chǔ)檔案室的建立

（一）檔案管理制度的完善

第一，建立實驗室檔案室及研究所領(lǐng)導(dǎo)鑒定小組，配備專（兼）檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，通過培訓(xùn)，大幅提升專（兼）職檔案管理人員水平，進(jìn)一步提高檔案收集、建檔質(zhì)量。

第二，在檔案管理制度建設(shè)中，分別制定《檔案歸檔制度》《檔案查借閱制度》《檔案管理制度》等多種制度，同時，也制定《檔案分類方案》《保管期限表》，[1]使公司檔案管理工作基本實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）在完善檔案管理制度的基礎(chǔ)上，重視檔案建檔環(huán)節(jié)，提高檔案檢索效率

第一，提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的硬件投入設(shè)備，有效提升檔案檢索效率。

第二，管理人員做好日常資料的收集、篩選、積累工作，嚴(yán)格把關(guān)，提升資料收集質(zhì)量，雙方交接手續(xù)齊全。

第三，始終遵循《檔案分類方案》和《保管期限表》，進(jìn)行科學(xué)分類和編號，案卷標(biāo)題簡明、確切、符合“三要素”，案卷封面書寫工整，裝訂結(jié)實、美觀。

第四，重視檔案建檔環(huán)節(jié)，對歸檔的檔案進(jìn)行規(guī)范整理，編制案卷分類目錄、全引目錄，統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一裝盒、統(tǒng)一編目上，排列上架;在檔案管理軟件中輸入案卷級、文件級條目，實行手工檢索和計算機(jī)檢索并用的方式，便利日后查考利用。

第五，嚴(yán)格按照檔案管理制度，辦理檔案查借閱手續(xù)，每次填寫（查）借閱審批單。

二、樣板檔案室的建立

（一）樣板檔案室的特點

第一，簡化、兼容、靈活。傳統(tǒng)檔案室基本是封閉式保管，檔案管理工作偏重收藏，只考慮將檔案書面文本管理在冊、管理到位，要查閱時能查閱得到，不過多地考慮需要的時間和人文關(guān)懷。

轉(zhuǎn)型后的檔案室注重人文關(guān)懷，將精準(zhǔn)查閱檔案與休閑融為一體，配備電腦、打印機(jī)、4G網(wǎng)絡(luò)、護(hù)眼燈、書房大燈、中央空調(diào)、書桌、書椅、小提琴，還有貼心的除濕器，電子搜查需要查找的檔案，達(dá)到檔案信息資源共享。在傳統(tǒng)檔案管理理念下，對檔案管理工作進(jìn)行開發(fā)和利用，對檔案載體、照片、獎杯、獎狀、研究所取得的榮譽等實體物資通過樣板檔案室進(jìn)行陳列展覽，提升研究所的文化理念，加強檔案信息化建設(shè)。

第二，有趣、簡單、有條例。檔案整理工作繁雜瑣碎，做到細(xì)心、有條例是必須的，但是通過運用EXCEL軟件就能將日常的檔案管理工作變得有趣而簡單。例如，在文件傳閱過程中，通過運用EXCEL軟件，形成文件傳閱表格，每次將傳閱記錄在表格中及文件歸檔情況也記錄在表格中，以后無論多長時間都可通過EXCEL軟件查詢，一目了然。又如，傳統(tǒng)檔案管理總是喊著樹立“以人為本”“以高質(zhì)量、高品位服務(wù)企業(yè)”的思想，做好檔案資料的收集工作，并通過培訓(xùn)，制成檔案培訓(xùn)教材宣傳檔案資料的作用，使各兼職檔案管理員對保留檔案資料有一定的了解和認(rèn)識?，F(xiàn)在只需運用EXCEL軟件制作成收集檔案資料做成流程圖，也不需要花費印刷成本，只需將電子檔互相傳閱即可。這既起到了培訓(xùn)作用，又永久地將培訓(xùn)內(nèi)容保存了下來。

（二）樣板檔案室的轉(zhuǎn)型

第一，成立走廊式名人宣傳窗，將與研究所息息相關(guān)的指導(dǎo)老師的簡介及成果展示出來。

第二，加強檔案信息化建設(shè)，逐步完善檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將檔案管理員的管理經(jīng)驗、工作流程、人員分配圖、工作流程圖、歷史檔案收集標(biāo)本等制成檔案培訓(xùn)教材及采用圖表、照片、文件形式進(jìn)行展示宣傳，提升檔案管理水平，進(jìn)一步加強檔案信息平臺共享。

第三，對研究所有特色的產(chǎn)品，可經(jīng)過樣板展示，對產(chǎn)品的歷史、開發(fā)、實驗、討論、研發(fā)成果等一系列開發(fā)理念進(jìn)行有針對性的樣板宣傳，進(jìn)一步用好、用活檔案資源，提高研究所的知名度。

三、結(jié)語

檔案工作各環(huán)節(jié)具有相對的獨立性，但一環(huán)緊扣一環(huán)，又具有連續(xù)性，將實驗室檔案工作形成一個有機(jī)的整體。[2]利用樣板檔案室進(jìn)行活檔案展示，讓更多人了解檔案、重視檔案，提升檔案知名度，增強人的意識理念以及對檔案的重視、利用和開發(fā)，實現(xiàn)更多的檔案信息平臺共享。

（倪斌單位為嘉興求真會計師事務(wù)所有限公司;陳曉紅單位為嘉興市皮毛和制鞋工業(yè)研究所;陳萍單位為巨石攀登電子基材有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 實驗室檔案管理制度—實驗室檔案管理制度條例[Z].

[2] 金向軍.科技文件材料形成與編制[Z].