建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”樣板檔案室的設想

倪斌 陳曉紅 陳萍

摘 要 實驗室檔案管理工作是實驗室工作的一項重要內容，前期實驗檢測完成得再好，后期沒有很好地建立檔案管理，整個實驗室管理將進入混亂狀態，無法有序、健康地運行。本文主要從多個方面著手為建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”達標樣板檔案室單位采取一些措施與方法進行闡述，力爭建立樣板檔案室。

關鍵詞 實驗室檔案管理 達標措施與方法 樣板檔案室

從古至今，檔案管理內容已是老生常談，推動信息化共享是當今時期檔案管理工作發展的有效途徑。一是建立實驗室“檔案管理建檔合格驗收”達標單位，這是基礎;二是在原有的檔案管理基礎上進行創新，建立樣板檔案室，通過新理念檔案陳列展示，加強企業文化建設。

一、基礎檔案室的建立

（一）檔案管理制度的完善

第一，建立實驗室檔案室及研究所領導鑒定小組，配備專（兼）檔案管理人員網絡，通過培訓，大幅提升專（兼）職檔案管理人員水平，進一步提高檔案收集、建檔質量。

第二，在檔案管理制度建設中，分別制定《檔案歸檔制度》《檔案查借閱制度》《檔案管理制度》等多種制度，同時，也制定《檔案分類方案》《保管期限表》，[1]使公司檔案管理工作基本實現檔案管理工作的制度化、規范化、標準化。

（二）在完善檔案管理制度的基礎上，重視檔案建檔環節，提高檔案檢索效率

第一，提高計算機網絡的硬件投入設備，有效提升檔案檢索效率。

第二，管理人員做好日常資料的收集、篩選、積累工作，嚴格把關，提升資料收集質量，雙方交接手續齊全。

第三，始終遵循《檔案分類方案》和《保管期限表》，進行科學分類和編號，案卷標題簡明、確切、符合“三要素”，案卷封面書寫工整，裝訂結實、美觀。

第四，重視檔案建檔環節，對歸檔的檔案進行規范整理，編制案卷分類目錄、全引目錄，統一裝訂、統一裝盒、統一編目上，排列上架;在檔案管理軟件中輸入案卷級、文件級條目，實行手工檢索和計算機檢索并用的方式，便利日后查考利用。

第五，嚴格按照檔案管理制度，辦理檔案查借閱手續，每次填寫（查）借閱審批單。

二、樣板檔案室的建立

（一）樣板檔案室的特點

第一，簡化、兼容、靈活。傳統檔案室基本是封閉式保管，檔案管理工作偏重收藏，只考慮將檔案書面文本管理在冊、管理到位，要查閱時能查閱得到，不過多地考慮需要的時間和人文關懷。

轉型后的檔案室注重人文關懷，將精準查閱檔案與休閑融為一體，配備電腦、打印機、4G網絡、護眼燈、書房大燈、中央空調、書桌、書椅、小提琴，還有貼心的除濕器，電子搜查需要查找的檔案，達到檔案信息資源共享。在傳統檔案管理理念下，對檔案管理工作進行開發和利用，對檔案載體、照片、獎杯、獎狀、研究所取得的榮譽等實體物資通過樣板檔案室進行陳列展覽，提升研究所的文化理念，加強檔案信息化建設。

第二，有趣、簡單、有條例。檔案整理工作繁雜瑣碎，做到細心、有條例是必須的，但是通過運用EXCEL軟件就能將日常的檔案管理工作變得有趣而簡單。例如，在文件傳閱過程中，通過運用EXCEL軟件，形成文件傳閱表格，每次將傳閱記錄在表格中及文件歸檔情況也記錄在表格中，以后無論多長時間都可通過EXCEL軟件查詢，一目了然。又如，傳統檔案管理總是喊著樹立“以人為本”“以高質量、高品位服務企業”的思想，做好檔案資料的收集工作，并通過培訓，制成檔案培訓教材宣傳檔案資料的作用，使各兼職檔案管理員對保留檔案資料有一定的了解和認識。現在只需運用EXCEL軟件制作成收集檔案資料做成流程圖，也不需要花費印刷成本，只需將電子檔互相傳閱即可。這既起到了培訓作用，又永久地將培訓內容保存了下來。

（二）樣板檔案室的轉型

第一，成立走廊式名人宣傳窗，將與研究所息息相關的指導老師的簡介及成果展示出來。

第二，加強檔案信息化建設，逐步完善檔案管理信息系統和數據庫，將檔案管理員的管理經驗、工作流程、人員分配圖、工作流程圖、歷史檔案收集標本等制成檔案培訓教材及采用圖表、照片、文件形式進行展示宣傳，提升檔案管理水平，進一步加強檔案信息平臺共享。

第三，對研究所有特色的產品，可經過樣板展示，對產品的歷史、開發、實驗、討論、研發成果等一系列開發理念進行有針對性的樣板宣傳，進一步用好、用活檔案資源，提高研究所的知名度。

三、結語

檔案工作各環節具有相對的獨立性，但一環緊扣一環，又具有連續性，將實驗室檔案工作形成一個有機的整體。[2]利用樣板檔案室進行活檔案展示，讓更多人了解檔案、重視檔案，提升檔案知名度，增強人的意識理念以及對檔案的重視、利用和開發，實現更多的檔案信息平臺共享。

（倪斌單位為嘉興求真會計師事務所有限公司;陳曉紅單位為嘉興市皮毛和制鞋工業研究所;陳萍單位為巨石攀登電子基材有限公司）

參考文獻

[1] 實驗室檔案管理制度—實驗室檔案管理制度條例[Z].

[2] 金向軍.科技文件材料形成與編制[Z].