探究醫院檔案管理模式改革的價值

劉芳 高曉燕 張金燕

摘 要 本文從醫院檔案管理現狀入手，分析出現問題的原因并探究具有針對性的解決措施，以期推進醫院檔案管理模式改革。

關鍵詞 檔案管理模式 醫院檔案管理

醫院的檔案資源對于推動醫院發展有長遠意義，是極為珍貴的材料，但是大多醫院在擴大規模、提升醫療水平的同時忽視了對于檔案的管理，對醫院穩定發展造成阻礙。對于其中出現的問題，醫院一定要予以充分的重視，大力推進醫院檔案管理模式改革。

一、醫院檔案管理現狀

（一）檔案分類不清

醫院檔案管理工作量大，這主要是因為醫院檔案涵蓋內容多樣，包括病歷資料、科研資料、人事資料等等。檔案對于醫院發展有重要作用，但是在管理過程中檔案常呈現出類別不清、內容混亂的現象。[1]醫院對于檔案管理中出現的問題也沒有系統規劃和針對性解決，監督存在缺失，這就加重了檔案分類混亂、系統性差、文件分散等問題。檔案分類不清的直接影響就是浪費資源、查找困難、檔案利用率低下。

（二）信息管理效率低

對于檔案管理，大多醫院采用了信息管理手段，但存在效率低下的問題，主要體現在兩點：

第一，整合性差。許多醫院的檔案文件由個科室分別保存，且資源分享效率低下，缺乏綜合性管理的同時也加大了檔案資源查詢和調取的難度，一旦想查詢某一特殊疾病的系統治療方案，就需要查詢各大科室的所有資料。[2]

第二，信息管理功能單一。多數信息管理僅支持信息的搜集和查找，反饋、分析功能缺乏，電子信息技術的作用并沒有得到充分發揮。健全信息管理系統的缺乏讓管理難度加大。

（三）相關人員管理意識薄弱

醫院多將對于人才的培養重點放在醫療人才上，更注重醫院醫療水平的提高和醫師技能的提升，而對于檔案管理人才的培養卻并不重視，這就造成管理人員專業水平低下、管理意識不強，從而導致檔案屬性混亂和分類不清，甚至出現重要檔案破損或丟失的情況，對醫院發展造成阻礙。

（四）管理方式落后

管理方式落后的一個主要原因是監督制度缺乏，對于醫院檔案管理沒有明確的制度要求。部分醫院仍然采用手工歸檔，字跡模糊，歸檔手續不規范、不健全，且內容不完整，裝訂沒有統一標準。[3]這讓檔案管理質量得不到保證，管理水平低下。

二、醫院檔案管理模式改革措施

（一）創新管理手段

將現代管理手段應用于檔案管理中，要對管理手段進行創新，主要有以下三點：

第一，嚴格把關檔案信息來源，對于信息的及時性、真實性進行核查，提升檔案的實用性和價值，提升檔案利用率;

第二，改變傳統的信息處理方案，吸收先進管理經驗，對醫院文檔進行集中管理，形成系統化的管理體系，縮短檔案管理時間，對于可能出現的問題進行防范;

第三，構建具有針對性的檢索系統，提升檔案查找和使用的便利性，對于信息的檢索者也要進行身份核查，保證信息安全。

（二）健全管理制度

醫院工作的推進離不開檔案管理工作質量的保證，而檔案管理工作質量若想得到提高，必須重視相關制度的健全，為檔案管理工作提供制度保障。[4]在具體的檔案管理工作中，相關工作者可按性質對檔案進行劃分，進而進行歸檔，可分為病歷資料、科研資料、人事資料，根據檔案類型進行專人管理，明確劃分職責，進行專項檔案管理。這樣一方面可以增強工作人員責任意識，提升檔案管理質量，另一方面，還可以避免在出現問題時相互推卸責任的現象，做到有責可糾。與此同時，要對檔案管理人員的工作進行監督，將檔案管理工作的完成質量納入人員的年底考核，促使人員端正態度，提高管理水平。

（三）提升人員素質

檔案管理模式下對于人才的需求量越來越大，對于人員素質和水平的要求也越來越高。用專業能力強的工作人員可以更好地提升檔案管理的質量和水平，對此，工作人員需具備扎實的檔案管理基礎知識和卓越的檔案管理能力，此外，良好的職業道德素養也是必備條件，以增強人員對于此項工作的重視和責任心[5]。醫院應定期開展相關講座，聘請專業人士對工作的重要性和工作中應注意的事項進行講述，提升全體人員的檔案管理意識，重視對于檔案管理人才的培養，鼓勵檔案管理人員到優秀醫療機構學習，吸取優秀檔案管理經驗和先進管理技巧，不斷更新管理知識。

（四）推進管理現代化

傳統檔案管理模式存在諸多弊端，如流程煩瑣、易出錯、信息儲存缺乏系統化、檢索慢等，不符合如今人們對于高質量管理的要求。對此，醫院應順應信息科技發展趨勢，將更多的現代化設備投入檔案管理工作，除采購專門設備設施以提升檔案管理效率以及質量外，還應構建專門網絡平臺，開發專門軟件用以歸檔、立卷、編排等。后期的借閱和檢索也要進行流程規范，推動其向信息化方向發展，運用信息科技優勢促進管理的現代化。專門庫房的建立也是必不可少的，除貨架、除濕設備外，還要增設保護設備，如監控儀器、空調移機、消防器材等，防止意外發生。

三、結語

醫院檔案管理問題很大程度上阻礙了醫院的平穩健康發展，必須盡早進行高效率的工作改革，具體可通過創新管理手段、健全管理制度、提升人員素質、推進管理現代化幾個方面入手。

（作者單位為威海市立醫院）

參考文獻

[1] 雷素玲，楊麗，孫康燕.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用分析[J].辦公室業務，2019（08）：135-136.

[2] 夏天.新醫改背景下醫院檔案管理存在的問題及相關措施分析[J].辦公室業務，2018（19）：131.

[3] 秦一力.互聯網聯合檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用價值[J].中國衛生標準管理，2018，9（12）：1-2.

[4] 王志福，崔永濤.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討[J].中國衛生產業，2018，15（10）：62-63.

[5] 崔永濤，王志福.淺談當今醫院檔案管理中存在的問題及解決策略[J].中國衛生產業，2018，15（07）：60-61.