小議在新農(nóng)村建設(shè)中做好指導(dǎo)站檔案管理工作的途徑

楊韓露

檔案管理工作是指導(dǎo)站各項(xiàng)工作中的重要組成部分，這項(xiàng)工作開(kāi)展得好壞，體現(xiàn)了本單位的整體工作水平和工作業(yè)績(jī)，是本單位回顧過(guò)去、展望未來(lái)的主要依托，因此需要高度重視并加強(qiáng)管理。本文就新農(nóng)村建設(shè)中做好指導(dǎo)站檔案管理工作的途徑進(jìn)行了闡述。

1、切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

對(duì)一項(xiàng)工作是否重視，往往會(huì)決定這項(xiàng)工作的成果。在指導(dǎo)站的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視同樣是做好這項(xiàng)工作的重要前提與保證。但目前在一些指導(dǎo)站的檔案管理工作中，還存在的著領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的現(xiàn)象。認(rèn)為檔案管理只是收集和保管文字、圖片資料，平時(shí)不聞不問(wèn)，缺乏對(duì)工作的指導(dǎo)和檢查，導(dǎo)致檔案管理工作人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，不注重提高個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作中疏乎大意，在檔案的收集、保管、利用中存在缺失和疏漏，降低了檔案管理工作質(zhì)量。為了改變這樣的現(xiàn)狀，必須提高領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作列入重要工作日程，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，進(jìn)行必要的資金投入和經(jīng)費(fèi)保障，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。指導(dǎo)站各部門(mén)也要重視檔案管理工作，加強(qiáng)工作協(xié)調(diào)，共同推動(dòng)檔案管理工作高質(zhì)量開(kāi)展。檔案管理工作人員更要重視本職工作，增強(qiáng)檔案管理工作的榮譽(yù)感和使命感，更好地履行工作職責(zé)，注重做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，切實(shí)保證檔案管理工作在指導(dǎo)站的相關(guān)工作活動(dòng)中發(fā)揮重要作用。

2、建立健全檔案管理制度

由于個(gè)別指導(dǎo)站的檔案管理不重視制度化建設(shè)與管理，致使檔案管理工作在低水平徘徊。工作缺乏制度約束，責(zé)任追究不力，致使工作混亂、無(wú)序，導(dǎo)致失誤現(xiàn)象發(fā)生。因此，必須注重建立健全檔案管理的相關(guān)制度，形成對(duì)檔案管理全過(guò)程、每個(gè)環(huán)節(jié)都建立相應(yīng)的管理制度。使檔案在收集、整理、保管和利用中都有章可循，有據(jù)可依。在管理制度中，要明確檔案管理責(zé)任，將檔案管理工作納入指導(dǎo)站工作目標(biāo)責(zé)任考核制度，與指導(dǎo)站的其他工作一同安排、部署和考核，建立激勵(lì)制度，加強(qiáng)檢查和考核，在檔案管理中全面實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理。

3、強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理工作人員的素質(zhì)是決定工作成敗的關(guān)鍵因素，在當(dāng)前的一些指導(dǎo)站檔案管理工作中，存在著人員配置隨意性強(qiáng)，素質(zhì)參差不齊，一些人員無(wú)法勝任檔案管理工作的問(wèn)題。還有的檔案管理工作人員只是兼職，工作兼顧得不夠好。而且有的工作人員知識(shí)水平比較低，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在思想上和工作能力上都無(wú)法適應(yīng)檔案工作的開(kāi)展。因此，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要通過(guò)辦班培訓(xùn)、到先進(jìn)示范單位參觀學(xué)習(xí)等形式，注重從思想觀念、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)能力等方面提高工作人員的綜合素質(zhì)。使檔案管理工作人員認(rèn)清檔案管理工作的職責(zé)和重要意義，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，積極開(kāi)展工作，嚴(yán)格要求自己，杜絕工作失誤，提高工業(yè)水準(zhǔn)。同時(shí)，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門(mén)，為檔案管理單位配備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員從事檔案管理工作，從而使檔案管理工作人員素質(zhì)從根本上得到提高。

4、不斷改善檔案管理工作的基礎(chǔ)條件

在一些檔案管理單位，基礎(chǔ)設(shè)施不完善，甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和工作人員辦公場(chǎng)所。檔案材料隨意放置，經(jīng)常出現(xiàn)損壞、丟失等問(wèn)題。即使有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，但條件比較差，沒(méi)有配備相應(yīng)的防潮、防火、防蟲(chóng)等設(shè)施。有的檔案管理單位沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具，還在進(jìn)行傳統(tǒng)的手工管理。針對(duì)以上問(wèn)題，檔案管理部門(mén)要積極取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭(zhēng)取資金，增加對(duì)檔案管理工作的投入，以改善檔案管理工作的條件。應(yīng)配備專(zhuān)用的檔案保管庫(kù)房和標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，庫(kù)房?jī)?nèi)配置吸濕器、消防器材等附屬設(shè)施，購(gòu)置計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高信息化管理水平。

5、加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的信息化已成為一種發(fā)展潮流。通過(guò)信息化管理，可以促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的落后水平。檔案的信息化管理可以利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行檔案信息管理、檢索和傳遞。利用掃描技術(shù)、加密保存技術(shù)，可以使檔案資料電子化，提高檔案資料的安全性。可利用檔案專(zhuān)業(yè)管理軟件，對(duì)檔案的文字、圖片、視頻信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，大大方便了信息檢索和利用的效率。通過(guò)不斷升級(jí)計(jì)算機(jī)的檔案管理系統(tǒng)，可以與上級(jí)指導(dǎo)站和其他兄弟單位協(xié)同推進(jìn)檔案管理信息化，共同搭建檔案管理的共享平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程查詢和借閱功能，使檔案管理實(shí)現(xiàn)科技化和規(guī)范化，提高了檔案信息的利用率。通過(guò)信息化檔案管理手段的實(shí)現(xiàn)，將檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體保管、人工檢索和借閱，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砼c云技術(shù)查尋和利用，使檔案管理發(fā)展到一個(gè)新的水平。

6、提高檔案的利用率

檔案的重要價(jià)值在于利用，無(wú)論是為指導(dǎo)站的工作決策提供參考資料，還是為相關(guān)活動(dòng)提供借鑒素材，同時(shí)供后人借鑒和回顧珍貴的歷史資料，都是對(duì)檔案信息的利用。檔案管理部門(mén)要樹(shù)立服務(wù)理念，深入挖掘檔案資料利用潛力，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，使檔案管理工作真正融入指導(dǎo)站的各項(xiàng)工作之中。

總之，指導(dǎo)站的檔案管理工作十分重要，應(yīng)高度重視，通過(guò)多種途徑加強(qiáng)管理，提高檔案利用率，不斷推進(jìn)檔案管理工作向更高的水平邁進(jìn)。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣計(jì)劃生育宣傳指導(dǎo)站）