新農村建設中人才中心檔案管理工作存在的問題與對策

冷悅

人才中心的檔案管理工作是人才管理的重要組成部分和基礎性工作，只有進一步發現檔案管理中存在的問題，并采取有效對策，才能進一步促進檔案管理工作的順利開展，更好地服務于社會、服務于單位、服務于各類人才。本文提出了人才中心檔案管理工作中存在的問題及應當采取的對策措施。

1、存在的主要問題

①重視程度不夠

盡管人才中心的檔案管理工作非常重要，但并沒有引起與其重要性相適應的重視程度。目前，在一些檔案管理單位，無論從領導還是到具體工作人員，都認為檔案管理工作只是檔案的收集和保管，只要不弄丟、不損壞就算完成任務了。在這種思想的指導下，造成人才中心檔案管理工作缺乏服務，檔案的利用率不高，而且檔案管理的基礎設施也不夠完備，無法滿足工作的需要。同時，由于不夠重視，許多檔案管理單位工作人員配備不足，與檔案數量不成正比，致使檔案管理工作存在漏洞。

②管理手段落后

如今已經進入信息化時代，檔案管理工作應該充分利用信息化網絡技術，提高工作效率和工作質量。但在一些檔案管理單位，由于重視不夠，投入不足，沒有購置相應的信息化管理設備，不具備進行信息化檔案管理的基礎條件。即使有的單位配備了信息化管理設備，如計算機、打印機、傳真機等，但其功能沒有得到充分開發與利用，很多單位仍然停留在利用計算機進行簡單的記錄、表格制作等，沒有發揮網絡化信息資源共享等作用。

③管理人員專業素質不高

人才中心檔案管理工作任務量比較大，需要高素質的專業人才從事這項工作。但由于種種原因，現在檔案管理崗位的人員中，一些人只能承擔傳統檔案管理工作，手工登記、檢索、整理等，不能適應信息化管理工作的要求。而且有的檔案管理單位的工作人員是兼職，檔案管理不是其主要工作，精力投入不夠，管理不夠精心。

④存在放棄檔案的問題

在人才中心的檔案管理工作中，有一部分人的檔案長期擱置不用，超過年限后只能進行棄檔處理。人才中心管理的檔案資料數量非常多，其中主要包括以下人員的檔案材料，一是部分高校畢業生，檔案材料被所屬高校郵寄至人才中心后就不再過問，二是一些社會流動人員，他們不重視個人檔案，認為有沒有無所謂;三是個別因私出國人員等。這些檔案由于長時間無人問津，超過年限后已經失去價值，因此被棄檔。這種現象反映出一些人忽視檔案作用的問題，也表明社會上不重視檔案問題比較嚴重。

2、針對存在問題應采取的對策

①加強對人才中心檔案管理工作的領導

人才中心檔案管理工作任務重，難度大，需要中心領導高度重視，并大力支持檔案管理部門開展工作，將檔案管理工作列入重要工作日程，加強監督檢查和指導，并將檔案管理工作經費列入年度預算計劃。檔案管理部門負責人要認識到檔案管理工作的重要性，積極爭取中心領導的支持，創新工作機制，發現并解決工作中遇到的實際問題，調動工作人員的積極性和創造性，推動檔案管理工作順利開展。應成立相應的領導機構，明確責任，確定工作目標和任務，并制定檔案管理的相關制度，使檔案管理工作有章可循。

②提高檔案管理工作人員的綜合素質

人才中心的檔案管理工作非常重要，要求從事這項工作的人必須具備一定的綜合素質，否則將無法適應新時期檔案管理工作的需要。人才中心要加強檔案管理專門人才的培養，選配高素質人員充實到檔案管理工作崗位中，要通過集中培訓和自學相結合的方式，系統學習檔案管理的理論和實際業務知識，也可以利用走出去、請進來的辦法，學習其他單位的好經驗、好做法，以提高本單位的工作水平和工作人員的業務能力。要建立激勵機制，增強檔案管理工作人員的榮譽感和自豪感，樹立優秀的典型，發揮典型的示范引領作用，共同促進檔案管理事業的發展。

③做到檔案管理程序規范化

檔案管理一方面要保管好，一方面要注重開發和利用，以實現服務于社會和人才的宗旨。檔案管理要做到完整、保密，不能泄露有保密要求的檔案內容。因此，檔案管理工作人員要認真登記，按內容及涉密要求進行統一或分級、分類管理，在進行檔案流轉時，要注意保密性，流轉手續必須規范，對涉及敏感的信息內容，要嚴格按照規范要求履行流轉手續，保證流轉的嚴密性，應建立關于檔案流轉的責任追究制度，出現問題要嚴肅查處。檔案管理人員要樹立法規意識和職業道德，絕不允許泄露檔案中的個人信息。紙質檔案查詢和外借，要履行手續，必須經領導確認批準。電子檔案信息要加密保存，不允許隨意共享流出。

④引進運用信息化管理手段

目前，檔案的信息化管理技術迅速發展，運用信息化手段進行檔案管理已成趨勢。人才中心檔案管理工作要提高運用信息化技術的水平，快速推進信息化檔案管理在本單位的運用。中心領導要重視，并積極投入資金，使檔案管理軟硬件設施完善，配備具有網絡信息化技術的專門人才進行維護和管理。要在部門間建立起檔案信息化管理和運用的共享平臺，使檔案信息的流轉、收集、利用等，更方便、更快捷、更高效。

綜上所述，人才中心檔案管理工作任重而道遠，需要從業者加強自身素質建設，提高駕馭現代化管理技術的能力，通過兢兢業業的工作，解決當前行業中存在的問題，進一步推進檔案管理事業的創新發展。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣人才中心）