試論檔案管理在農機監理規范化建設中的作用

劉芳

隨著農業的發展，農機監理工作需要農機監理檔案的支持，通過檔案來對農業工作進行記錄，對農機監理工作的一些數據進行統計，這樣一來是為了日后預測工作提供完善的資料，也可以作為農機決策和監理工作的重要依據。農機監理檔案管理是一種有著較強系統性、科學性以及準確性的檔案，在農機監理規范化建設中有著重要作用。

1、農機監理檔案的作用

農機監理檔案對于農機監理規范化有很重要的作用。首先，其可以為農機監理工作提供完整的紙質材料，這是因為在農機監理工作中，主要是通過文字進行記錄的，是在工作中的主要依據，而農機監理檔案就是對文字記錄的信息進行保存的，這樣一來，就很有助于日后的整理。其次，農機檔案還可以有著預測和決策的作用，這是因為，在農機監理工作開始后，通過對過往的農機監理檔案進行研究，就可以發現一些工作上的細節，對于未來的工作是很有幫助的。除此之外，農機監理檔案還可以為工作提供交流數據，這就是檔案的最基本作用，可以對資料進行完整的保留和整理。最后，農機監理檔案也是在未來的工作中有糾錯行為和法律糾紛等行為的憑證，這樣一來，也能夠有理可以說明當時農機監理的情況。

2、農機監理檔案的分類

①農業監理業務檔案

在農業監理工作中，農業監理檔案中的農業監理業務檔案就是其中的重要環節，是農業工作的基礎，這是因為，農業監理業務檔案具有很強的專業性，在工作中很有說服力，能夠讓工作流程和工作質量有一定的保障。農業監理業務檔案中拖拉機技術檔案的內容，其工作內容是十分完善的，能夠有效的保證工作的正常運行。

②行政執法檔案

行政執法檔案從名字上就可以理解，在農業監理開展過程中，是需要對很多流程進行記錄的，這樣的記錄能夠讓農業監理工作有很好的可信度，也相當于有一定的保障。這樣的檔案對于農業監理工作有一定的保證，能夠在未來發生法魯糾紛時，能夠及時的去根據行政執法檔案中的資料來進行辯解。

③其他檔案

其他檔案在農業監理工作中的作用沒有農業監理業務檔案和行政執法檔案的作用大，其主要記錄了一些后勤等事物，或者是對工作時間的記錄等，這樣的記錄方式能夠有效的讓后期工作變得簡單，對某一天做了什么事，都會有明確的記錄。

2、農機監理檔案中所存在的問題

①檔案沒有及時的進行清理

農機監理檔案中會存在很多問題，其中，檔案沒有進行及時的清理就是其中很嚴重的問題，這是因為，很多農機監理檔案會存儲很久以前的記錄，經管之前的記錄已經完全的被解決了，但是，管理人員卻沒有對其進行清理，造成了檔案過多，從而導致檔案混亂的情況。這對于整個檔案管理工作造成了阻礙的影響。

②檔案管理人員的素質不高

農機監理檔案管理人員的素質不高的問題也是當前階段影響農機監理檔案發展的重要原因，這是因為檔案管理人員的素質不高，就會讓檔案的記錄和整理都會存在一些問題，導致一些記錄丟失，還有的就是由于檔案管理人員的自身素質不夠高，很多檔案問題沒有進行明確就下結論，還有就是由于檔案管理過程中由于管理人員辦事效率低，導致整個工作效率的下降。從而為農機監理工作帶來影響。

③沒有利用信息技術

在信息時代下，信息技術的應用是十分廣泛的，但是，就現階段而言，農機監理檔案并沒有使用信息技術，這也就導致了當檔案信息量增大的時候，無法對農機檔案信息進行及時的統計和整理，而且統計起來耗時耗力，影響整個工作的進程，從而影響了農機監理檔案的管理。

3、檔案管理在農機監理規范化建設中的作用

①建立檔案管理機構

在很多工作單位以及企業中，都將檔案管理的有條不紊，設置管理機構，對于農機監理工作中也是如此，需要建立檔案管理機構來對農機監理檔案進行管理，如果，沒有檔案管理機構，就很容易導致檔案的丟失和沒有及時的對農機監理工作進行統計，因此，就需要去建立檔案管理機構，通過管理機構來對檔案進行管理，這是一種很有效的解決方案，能夠讓農機監理檔案工作走向規范化，標準化，和科學化。這也是對于農機監理工作的一種提升方式。

②制定明確的制度

沒有規矩不成方圓，沒有嚴格的監督管理和科學的管理措施，就會讓管理人員不能顧及到所有人進行有效的監管。在農機監理工作中，制定明確的監督制度，對于農機監理規范化建設也有著重要意義，能夠讓工作人員在工作中更加的仔細認真，能夠對問題進行正確的分析和判斷，這對于農機監理規范化建設有著重要的意義。通過明確的制度，還可以讓工作人員遵守工作規約，對于提高工作質量和對農機監理的管理有著很好的幫助。

③確保電子檔案和文字檔案的統一性

在農機監理工作中，不光要有文字檔案，還要有電子檔案，但是，很多的農機監理工作中，電子檔案和文字檔案并不是統一的，這也就為農機監理檔案工作帶來了一定的影響，導致了檔案工作的效率降低，而確保了電子檔案和文字檔案統一后，對于后續的工作有很大的幫助。這對于整個檔案管理農機監理規范化的建設中起著很好的積極作用。提升其工作的高效性。

通過對檔案管理在農機監理規范化建設中的作用進行分析和研究，可以看出，檔案管理在農機監理規范化建設中有著很好的提升作用。通過把農機監理檔案分成農業監理業務檔案、行政執法檔案、以及其他的檔案幾個項目，明確其檔案管理。也能夠了解到就目前而言，農機檔案管理工作中所存在的檔案沒有及時的進行清理，檔案管理人員素質不高以及沒有利用現代化信息技術等問題，降低了農機檔案管理工作的高效性。因此，需要對其進行規范管理。可以通過建立檔案管理機構、制定明確的管理制度以及確保電子檔案和文字檔案的統一性幾個方面入手，提升整個工作的高效性，讓檔案管理在農機監理規范化建設中的作用得到有利的發揮。

（作者單位：232000安徽省淮南市農機監理所）