加強會計檔案管理 充分發揮會計檔案作用

孫海艷

[摘 要]現階段，會計檔案在經濟發展、社會進步中扮演的角色越來越重要，已經成為會計業務中不可或缺的重要組成。會計檔案具備鮮明的特點，發揮著巨大的作用，然而當前的會計檔案管理過程還存在問題，這使得會計檔案作用難以被發揮到極致，強化會計檔案管理、設計會計檔案管理優化策略已成“當務之急”，本文就此展開討論，希望能夠為優化會計檔案管理貢獻綿薄之力。

[關鍵詞]加強;會計檔案管理;會計檔案作用;發揮

[中圖分類號]R197.322 [文獻標識碼]A

會計檔案是存在于各種經濟實體中、為防止各種經濟問題而形成的會計憑證、賬簿報表等資料的匯總，能夠有效地記錄企業經濟業務，在客觀反映企業經濟發展狀況的同時，為企業的經營決策提供相關依據。正因為此，會計檔案管理工作是一項非常重要的工作，加強會計檔案管理重要且必要。

1 會計檔案的特點

第一，信息來源廣泛。具備獨立會計核算能力的企業單位中的各項經濟活動信息都會被納入會計檔案之中，會計檔案信息的來源十分廣泛，囊括了會計核算過程中接收或形成的、能夠反映企業單位經濟業務事項的文字、圖表等資料，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料和電子檔案。第二，檔案內容具備專業性。會計檔案與財會檔案或財務檔案之間存在一定的聯系，然而又具有明顯的區別。財會檔案和財務檔案包含了財務活動計劃、制度、規定相關的材料，不構成專門的檔案類別;會計檔案囊括了會計核算活動中產生的會計憑證、會計賬簿、財務報告等資料，具備專門檔案性能，能夠利用會計核算反映企業單位的經濟收支，在內容方面具備專業性。第三，形成過程具備嚴密性。會計核算工作是對會計單位進行的、具備連續性和系統性的經濟記錄活動，一方面要反映會計單位的經濟狀況，另一方面也要對其經濟活動予以監督，以保證會計核算精準科學。在進行會計核算時，會計人員必然會采用系列保護措施（如采用復式記賬記錄企業經濟活動），此舉能夠很好地防范會計檔案信息篡改問題，有效地提升了會計信息形成的嚴密性。

2 會計檔案的作用

會計檔案是一種非常重要的經濟檔案類型，在社會經濟發展方面發揮著巨大的作用：第一，能夠為分析核算提供依據。會計檔案通過專業的會計核算方法形成，能夠直接反映單位的經濟收支狀況，為國家方面的相關決策提供參考依據。當國家方面需要制定完善的經濟計劃時，可通過研究相關單位的會計檔案判定經濟活動的可行性，進而有效避免制定出不科學的決策。第二，能夠為考察事項提供憑證。會計檔案的制定過程具備嚴密性，在形成會計檔案時，會計對象被進行嚴密監督，各項經濟活動被完整地記錄進會計檔案之中，完整且嚴密的會計檔案可以幫助相關部門有效的檢測相關單位是否存在違法亂紀行為，這無疑為事后考察經濟事項提供了良好證據。第三，可以作為歸檔保存的史料。會計檔案具備原始性、信息性和價值性等特征，其中囊括的很多信息能夠很好地反映某個時間段內企業單位的經濟活動狀況，可以為考察地區經濟發展狀況提供參考資料，因而具備研究價值和史料價值。

3 會計檔案管理過程中存在的問題

3.1 思想重視度不達標

會計檔案管理是財務管理工作的最后一環，也是最容易被人忽視的環節。雖然當前階段，企業單位普遍能夠正確認識會計檔案管理的重要性，然而在實際的財務管理過程中，會計人員往往不會重視財務數據的整理、分析、歸納及總結，會計檔案管理的規范化、專業化、數字化發展因此備受制約，企業單位的財務管理效果也因而難以盡如人意。

3.2 缺乏完善的管理制度

會計檔案管理不會給企業單位的經濟發展帶來直接的效益，正因為此，大部分的企業單位的領導比較重視資金管理，但對于會計檔案管理卻比較輕視。上述情況導致很多企業單位無主動完善會計檔案管理制度的思想認知，會計檔案管理制度嚴重缺乏健全性，一方面影響了會計檔案管理工作的良性發展，另一方面也給會計檔案管理人員規范落實相關工作設置了障礙。

3.3 檔案管理細節不規范

傳統的會計檔案管理將會計檔案劃分成為會計憑證、會計賬簿和會計報表三種類型并為之給定了流水號、編制了相應的案卷目錄。檔案分類法便捷了檔案整理歸檔，但也給檔案管理帶來了新的問題，如信息查閱不方便，清理銷毀審核工作量大，繼續保存需重新編號、編目，重復工作量巨大等。雖然近年來企業單位的會計檔案管理得到了有效的優化，然而檔案管理的細節仍然存在眾多不規范問題，如會計檔案裝訂比較隨意;會計檔案立卷不科學，未能形成系統性的“檔案冊”;紙質會計檔案管理未能與磁介質檔案管理同步，電子檔案管理不規范等問題頻頻出現，嚴重地制約了會計檔案管理信息化發展的速度。

3.4 檔案管理人員素質有待加強

就現階段的實際情況而言，部分企業單位內部的會計檔案管理人員仍然為非專業的會計檔案管理者，這部分人缺乏會計檔案管理思想，在實際的會計檔案管理過程中極容易做出篡改數據、偽造憑證等不道德的事情，一方面會影響會計檔案的使用價值，另一方面也會給國家利用會計數據進行經濟宏觀調控帶來不便，既影響企業單位的經濟發展，也制約了我國經濟的快速發展。

4 強化會計檔案管理、發揮會計檔案作用的策略

4.1 提高思想重視度

首先，國家方面應該加強對會計檔案管理工作的宣傳力度，善用各種媒介宣傳會計檔案管理工作的重要性和必要性，努力營造良好的會計檔案管理氛圍;其次，企業領導方面應該積極響應國家號召，善用各種會議、活動等宣傳會計檔案管理。領導階級應該充分地發揮自身的模范帶頭作用，要幫助企業內部所有人員正確認識會計檔案管理于自身發展、于企業單位發展的意義，以確保企業內部人員能夠在會計檔案管理工作開展過程中給會計檔案管理人員以支持，盡可能地消減會計檔案管理落實的阻力。

4.2 完善相關的管理制度

從宏觀角度看來，政府方面有關于會計檔案管理的相關制度，然而政府方面的制度只能夠為企業單位進行會計檔案管理提供宏觀方向。企業單位方面應該充分地考慮自身的實際情況，在國家的相關制度基礎上健全會計檔案規范制度，要能夠明確地指出會計數據歸檔范圍、會計檔案管理期限、會計檔案歸檔、會計檔案卷宗整理、會計檔案銷毀等，要為規范會計檔案管理工作創造條件，以保證會計檔案完好嚴密。其次，應該積極構建會計檔案管理監督制度，利用管理監督促進會計檔案管理制度貫徹實施，推動會計檔案管理規范化、法制化發展。

4.3 規范檔案管理細節

第一，規范會計檔案的裝訂，會計憑證需按照月份分類、以時間順序排放裝訂。裝訂時應為會計憑證做封皮，并于其上完整地記錄會計憑證信息以及加蓋印章。第二，會計檔案信息移交需要保證移交手續齊全，相關責任人需要簽字蓋章，以便事后追責。第三，會計檔案管理工作應嚴格遵循國家相關的規定，在遭遇會計檔案銷毀問題時，應首先向會計檔案管理部門提交意見，經審查同意后才能執行銷毀工作。第四，會計檔案信息化應基于實際需求及時展開，紙質會計檔案電子化不應盲目效仿，要善用會計檔案管理系統升級機遇合理引入新的會計檔案管理方法和思想，逐步滲透現代會計檔案管理模式，推進會計檔案管理信息化。

4.4 提升檔案管理人員綜合素質

加大對會計檔案人員的教育培訓力度，開闊會計檔案管理人員的視野、豐富其現代會計檔案管理知識和技能，確保檔案管理人員有較高的綜合素質，能夠滿足會計檔案管理的相關要求。與此同時，加大優質會計檔案管理人員的聘入力度，在活化現有的會計檔案管理隊伍的同時為會計檔案管理隊伍發展注入新鮮血液。

5 結語

綜上所述，會計檔案管理工作具備極強的技巧性，在我國經濟發展中扮演著重要的角色。加強會計檔案管理、充分發揮會計檔案作用既是會計檔案發展的必然趨勢，也是社會對檔案管理發展的客觀要求。相關者應深入會計檔案管理細節，端正檔案管理認識，從立卷、保存、銷毀等細節出發規范會計檔案管理工作，推動會計檔案管理信息化、規范化發展。

[參考文獻]

[1] 黃柳玲.加強會計檔案管理 充分發揮會計檔案作用[J].中國國際財經（中英文），2017（15）.

[2] 馮小雙.新時期企業財務會計管理存在的問題及對策[J].科技經濟市場，2018（02）.

[3] 潘小寨.加強會計檔案管理 充分發揮會計檔案作用[J].辦公室業務，2015（19）..