淺談辦公自動化系統在醫院信息化管理的應用

胡可韶

摘 要：辦公自動化系統讓醫院人員通過網絡互聯方式進行協同辦公，使信息的傳遞更為快速，極大的提高辦公效率。本文主要闡述了醫院應用辦公自動化系統的必要性，系統的主要功能模塊及其在醫院信息化管理的應用及效果。

關鍵詞：醫院；信息化；辦公自動化

隨著信息技術的不斷發展，醫院的信息化建設也在不斷加強。所以建立一個高質量、高效率的辦公自動化系統，實現醫院辦公管理的規范化、網絡化和自動化，對于完善醫院信息化建設和提高醫院的整體管理水平起著非常重要的作用。

一、醫院應用辦公自動化系統的必要性

隨著醫院業務和規模不斷發展擴大，傳統手工的辦公模式存在手工流程審核程序繁瑣，效率低下，難以掌控進度，知識共享不便，浪費紙張，紙張表單難以查詢等等的問題，已經無法滿足日益發展的辦公管理需求，為提高工作效率，節省資源，實現無紙化辦公，引入辦公自動化系統勢在必行。

二、辦公自動化系統主要功能模塊

1.門戶中心

門戶中心是一個可自定義門戶的模塊，門戶是登錄系統后的首頁，可顯示信息、提醒、辦公等內容。不同的部門或人員關心的內容都不同，每個部門可根據自己所需要的、所關注的內容定制自己的門戶，比如醫務部可定制一個跟醫務方面相關的內容的門戶，護理部可定制一個跟護理方面相關的內容的門戶。一個用戶可以有多個門戶，門戶間可以自由切換，設置一個默認門戶，當用戶登錄系統后可直接顯示自己關注的內容，這樣對提高工作效率有很大的幫助。

2.信息管理

信息管理是醫院各類信息發布的平臺，通過平臺工作人員可發布通知公告、院內動態、規章制度等內容，并且可根據不同內容設定不同的專欄，方便閱覽者瀏覽。信息管理還能提供通知下達、知識共享，使員工及時了解醫院的發展動態，從中擴充知識。

3.流程管理

流程管理是辦公自動化系統核心功能之一，使用系統流程管理中利用可自定義的表單、可自定義的流轉方式，根據實際的業務流程靈活地制定工作流程。通過流程管理中的電子表單填寫，審批辦理，傳閱，催辦，轉交等電子化的流轉，規范了流程，提高部門、職工之間協同辦公的效率。

4.公文管理

公文管理是辦公自動化系統中的重要功能，包括收文管理、發文管理兩大模塊，其中收文管理可自定義收文流程和表單，通過設定的流程對收文進行簽發、分發傳閱和下達任務，同時可以對下達的任務進行督辦；而發文管理通過可自定義的發文流程方式實現擬稿、核稿、批示、會簽、簽發、編號、用印、分發等操作，其中正文可以在線按公文標準格式編輯。

5.會議室管理：

會議室管理功能統籌管理院內會議室資源和管理所有會議室信息，包括會議室位置、容納人員、會議室里的設備等信息，詳細顯示會議室的使用情況。使用人根據會議室信息和使用情況，可以更好的選擇會議室和會議時間，申請會議室后，與會人員及時收到會議通知。

6.溝通交流模塊

溝通交流可通過郵件和論壇等方式進行。電子郵箱對很多人來說比較熟悉，OA里的郵件功能與一般郵件系統的功能和操作類似，因此OA郵件是一個常用的一對一、一對多的溝通交流、文件共享功能；論壇是一個供公開討論的地方，可以發表文章，分享經驗觀點，討論互動，交流學習。

7.個人辦公

個人辦公模塊將個人的日常辦公實現電子化管理。職工可以管理自己的人際關系信息，管理自己的個人工作，進行日常工作日程安排和工作匯報，管理自己及下屬的任務安排和工作匯報，還有上傳共享文檔、筆記本等常用功能。

8.手機移動辦公

隨著技術的發展、智能手機的普及，辦公自動化系統手機版也應運而生。手機版集成了多個常用功能，包括工作流程、信息、郵件、會議助手、公文等。通過手機OA，實現了隨時隨地、不受限制的辦公，只要有手機有網絡就可辦公，而手機端的提醒功能，使郵件接收、會議通知、文件辦理等處理得更加及時，縮短了大量等待的時間，極大的提高了辦公效率。

三、辦公自動化系統的應用效果及分析

（1）從醫院使用人的角度來看

1、醫院領導能協調各種醫院資源，分析醫院運營狀況，進行相關流程審批，隨時查閱資料，使用日程管理規劃日程，快速準確的規劃自己的工作安排，查看下屬的工作計劃和工作匯報，通過多種方式與員工一起討論和交流，通過問卷調查、網上調查等了解員工的意見和建議。

2、科室主管能快速準確的規劃自己的工作安排，能給下屬安排任務，查看下屬員工的工作計劃和工作匯報，并監控任務進度，能審批相關事務流程。

3、普通員工能通過多種搜索方式快捷得查找信息資料，能收到領導給自己下達的任務或工作安排，填寫自己的工作日志和向領導匯報工作，能通過論壇交流學習，增長自己知識面，能實時監控到自己的申請的文件流程情況和狀態，能存儲文檔并共享給他人，能進行常見的日常辦公，如會議申請、問卷調查等。

4、新員工都可以通過系統了解醫院的概況，能查閱醫院規章制度、科室規章制度和自己的崗位職責，通過系統快速認識醫院和科室的領導跟同事，讓新員工能夠快速適應融入醫院的工作環境。

（2）從管理作用的角度來看

1、規范醫院管理

辦公自動化系統的推行，規范了辦公流程，對表單的填寫進行權限控制，減少填寫表單時人為的錯誤，規范的電子表單及工作流程，使流程走得快捷順暢和清晰；對醫院資源，如會議室，車輛等資源的分配管理進行了規范，讓資源分配者和資源使用者對資源的情況都充分了解，在申請資源時避免了資源使用的沖突，更加合理的安排資源和資源使用時間。

2、節約成本，實現“無紙化辦公”

在辦公自動化系統上線之前，醫院職工在進行請假、申領辦公用品等時都需要走紙質流程，耗費了大量的紙張，增加了醫院的運營成本，如今通過辦公自動化系統，實現了辦公文檔電子化，摒棄了傳統紙質走流程方式，減少大量紙張的消耗，而通過實時快捷安全的信息傳遞方式，也減少其他通訊方式所帶來的費用，節約了辦公成本。

3、提高工作效率

通過辦公自動化系統的工作流引擎，發起人填報表單內容后自動遞交給下一個辦理人，審批人實時接收到辦公系統推送過來需要辦理的文件的消息，快速辦理審批這些文件，系統還支持對流程走向和進度情況進行實時的監控和跟蹤，進而可以對職工工作辦理進度進行有效的監督。辦公自動化系統很好的避免了申請人尋找相關人員審批的繁瑣步驟，優化了審批流程，同時工作流引擎還支持多人并行的文件辦理，更節省了時間，極大的提高了協同辦公的效率。

4、加快信息流通，提高溝通實時性。

在辦公自動化系統中，有多種信息傳遞和溝通交流的功能，如常用的郵件、信息發布等，通過辦公自動化系統下達的文件、通知、任務可以及時接收和處理，可以有效協調多部門之間的協同工作問題，使信息流通速度的大大提高，實現高效協作辦公。

5、知識共享

辦公自動化系統中的信息管理、文庫管理、個人辦公、郵件、論壇等功能都提供了對文檔和信息的管理和分享功能，通過對信息的發布，對文檔進行上傳、下載以及轉發共享，實現知識的共享，提升了醫院職工的相關知識水平。

結語

在應用辦公自動化系統后，提高了工作效率，提高了溝通和信息共享的便捷實時性，整合了醫院資源，加強了醫院內部事務的安排和管理，使醫院管理更規范，便利，合理，同時降低醫院的運營成本，實現無紙化辦公。辦公自動化系統切實的保障了醫院的高效便捷的辦公，提高醫院的整體管理水平。

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