信息時代背景下辦公室檔案管理工作

郝艷麗

摘 要：近些年我國國民經濟飛速發展，各個行業都在迅猛發展，辦公室檔案管理和技術也得到了長足的進步。檔案屬于一個發展中企業、單位的核心資料，對企業的發展起著重要的作用。有效的管理措施能夠充分發揮檔案的應有價值，同時對各個部門之間的工作起到輔助和協調作用，因此辦公室檔案管理工作只有不斷的進行改革和創新，才能符合社會和企業的發展需求。鑒于此，本文就信息時代檔案管理工作的內涵、內容和特點以及具體的管理創新舉措進行了一定的分析。

關鍵詞：信息時代；背景；辦公室；檔案；管理

前 言

信息時代背景下辦公室檔案管理工作也需要進行信息化處理，因此，傳統的檔案管理方式已經不能滿足社會發展以及新技術的需求。需要將復雜的檔案管理工作方式轉變成為智能化操作，提高檔案管理的工作效率，確保高質量地完成工作內容，進而可以更全面管理辦公室的檔案資料，促進辦公室檔案管理的發展與進步。

1 信息時代檔案管理工作概述

1.1 信息化檔案管理內涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術，實現對檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統的紙質檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數字化方向發展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開展。

1.2 信息化檔案管理工作內容

信息化檔案管理工作的主要內容主要包括：一，需要以硬件及信息軟件為基礎內容，為檔案管理系統的有序運行提供保障；二，需結合我國當前國情，從科學發展的角度入手，加強各個檔案管理部門之間的工作聯系，實現檔案管理工作的標準化、規范化與全面化；三，加強檔案信息保存環節的智能化與信息化，將信息資源進行統一整理與歸檔，加強對檔案信息的傳播與推廣；第四，加強信息化管理技術在檔案管理工作中的應用，可以從信息化平臺的建設標準與建設內容相融合，實現信息化管理系統的有序運行；四，加強專業人才的管理，尤其對于信息化技術，對人才要求高，為此需要加強人才隊伍建設，在吸引高水平員工的基礎上，采取各項激勵措施留住人才。

1.3 信息化檔案管理特點

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國法律法規等各項制度范圍內開展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統檔案管理工作相比較，實現了信息化與數字化；最后，數字化檔案管理工作實現了檔案資源管理方式的網絡化與數字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內容就在于將傳統的檔案管理工作內容與現代化的數字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質量及效果。通過信息化及數字化手段，能夠節省檔案整理、保存及查詢的時間。

2 信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新措施

2.1 建設及應用信息化檔案管理系統

在當前信息化技術高速發展的時代背景下，建設信息化檔案管理系統是非常關鍵的。首先，企業要通過多方面扶持來推動檔案管理的信息化建設工作，以信息技術作為檔案管理系統建設的基礎，從而更好的實現現代化管理，提高檔案管理效率，加強檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統的建設提供物力、人力及財力的支持，為保證檔案管理系統的現代化起到保障作用；第二，傳統人工形式的檔案管理工作顯然是無法適應現代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數字化建設，通過建設數字化管理系統，突破傳統紙質檔案管理的低效、低質；第三，通過建立檔案管理信息化系統，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統檔案查詢難、搜索慢的問題，提高檔案管理的實效性。因此，在檔案信息化系統建設過程中，不僅要提供最為基礎的資料整理、歸檔問題，同時也需要結合實際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動作用。

2.2 加強檔案管理設計規劃和人才培養

檔案管理工作要想真正意義的實現信息化，就一定要從管理的觀念和思想上進行改革，因為檔案資料具有很大的參考和收藏價值，所以檔案管理人員在進行檔案的收集和歸檔過程中需要將檔案進行分類、整理，從而為以后的查檔工作提供便利。辦公室檔案管理人員的思想和觀念改革需要做到以下幾點：第一，檔案人員在進行辦公室檔案收集時需要做好基本的系統骨架設計，在歸檔時嚴格按照骨架大綱為依據進行整理，從而提高檔案管理的完整性和準確性；第二，相關企業、政府部門及事業單位還需要增加檔案管理的資金和技術支持，培養一批具有高素質的辦公室檔案管理人才，在對相關人才進行培養的過程中，可以與相關高校進行合作，將可塑性較高的檔案管理人員推薦給高校進行深造學習，同時還可以加強與相關企業進行技術交流，從而達到彌補檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷的推動辦公室檔案管理工作發展和進步。

2.3 加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用

目前，隨著云計算技術的快速發展，其已經被廣泛應用于社會發展的各個領域，其主要由多種運算技術綜合而成，并且云計算是互聯網技術中較為新型的計算方式之一。通過將云計算方式在辦公室檔案管理中的應用，云計算方式能夠對檔案管理中的分析、整理和歸納進行有效的處理，并且還能夠縮短不必要的時間，降低管理人員的工作量，提升辦公室檔案管理的可靠性和安全性。采用云計算方式能夠將政府、企業等海量數據進行有效整合、分類和儲存，尤其是隨著近幾年科技的不斷進步和發展，大量的視頻、音頻以及圖片等檔案資料需要進行收集和整理，不僅增加了檔案資料的難度，還增加了儲存的容量，而云計算能夠為檔案管理工作節約大量時間。

2.4 檔案管理工作中需要注意保密工作

雖然先進的科技技術為辦公室檔案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在著較大的隱患，一旦出現檔案管理資料的泄露，將會對企業造成嚴重的損失，因此在實施檔案管理中一定要確保計算機操作過程中硬件和軟件的保密工作，并做好相應的防范措施，對于一些機密的資料在設置密碼時要相對較為繁瑣一些，同時做好備份，避免因為計算機的原因而造成檔案資料丟失，給企業造成巨大的損失。因此，在實施檔案管理工作中需要在計算機上安裝防護軟件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等軟件，加強對計算機的保護，防止因為病毒等原因造成檔案資料泄露或丟失，給企業、公司等造成嚴重的損失。同時還需要由計算機專業維修人員對計算機硬件進行定期維護、檢修，及時更換存在問題的主機、硬件等，避免出現計算機死機等，造成存儲的檔案資料丟失。

結束語

總而言之，檔案管理工作對于企業的發展有著關鍵作用，尤其在制定決策環節，通過對以往工作經驗的總結來進行才能夠保證決策的合理性。而傳統的檔案管理手段已經無法適應現代發展需求，建設信息化檔案系統是非常關鍵的。企業要轉變檔案管理觀念，加強信息化管理平臺的建設與應用，從而實現檔案管理工作的高效高質。

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