檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

何云璐

摘要：大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化建設(shè)是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。在現(xiàn)代信息化時代，檔案的管理要改革創(chuàng)新，就要充分運用信息化手段，有效提高檔案管理的規(guī)范性和使用效率。本論文通過分析信息化技術(shù)對檔案建設(shè)和管理的效用，分析檔案管理在信息化建設(shè)方面存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，為新時期加快檔案信息化管理進(jìn)程提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-0164-01

檔案信息化可以充分運用大數(shù)據(jù)對檔案資源進(jìn)行整合和統(tǒng)計，利用信息技術(shù)相互整合各類檔案資源，方便查閱和資源共享。新時代信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，在社會經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展中的重要性逐漸凸顯，革新了檔案管理的手段和方法。將信息化技術(shù)融入到檔案建設(shè)和管理當(dāng)中，提高了單位檔案信息化建設(shè)效率和管理效果。

一、信息化技術(shù)對檔案建設(shè)和管理的效用

運用信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行建設(shè)和管理，大幅度降低檔案管理的難度，將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，減少儲存紙質(zhì)檔案的空間，降低部分檔案丟失和毀損的幾率，延長檔案存檔的時間。同時，所有檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，分類歸檔，在查閱檔案時，可以直接利用檔案系統(tǒng)的搜索功能，查閱更加便捷，有效提高檔案的利用率，優(yōu)化和規(guī)范檔案管理的過程和效果。目前，部分單位已經(jīng)初步認(rèn)識到檔案信息化發(fā)展的重要性，并且從多角度針對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了研究和分析，有效提高了檔案信息化建設(shè)水平，也為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展和檔案資源的優(yōu)化利用提供了便利。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的素質(zhì)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多單位對檔案管理人員的學(xué)歷、技能和綜合素質(zhì)的要求都不高，大部分單位的檔案管理人員不會使用計算機，或者不熟悉計算機操作，缺乏信息化技術(shù)的專業(yè)知識。在單位檔案信息化建設(shè)與檔案管理過程中，無法利用信息化手段對將紙質(zhì)檔案電子化，不能有效革新檔案管理手段，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不利于持續(xù)穩(wěn)定開展檔案管理工作。

（二）單位對檔案管理工作不重視

目前，很多單位的管理人員并未真正了解傳統(tǒng)檔案管理的弊端，沒有充分認(rèn)識到檔案建設(shè)和管理對于單位發(fā)展的重要性，也沒有了解到信息化技術(shù)在檔案建設(shè)和管理中的便捷性和高效性，導(dǎo)致很多單位的檔案信息化建設(shè)效果不理想。

（三）缺乏檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系

很多單位在開展檔案信息化建設(shè)工作，只是單純的利用現(xiàn)代信息技術(shù)，參考已經(jīng)實行檔案信息化建設(shè)的單位去模仿，并未真正結(jié)合企業(yè)自身實際，綜合企業(yè)的檔案使用需求，創(chuàng)設(shè)具有企業(yè)特色的檔案信息化管理模式。在檔案信息化建設(shè)的過程中，缺乏明確的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，未形成科學(xué)合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，單位未能制定符合實際、可行有效的檔案建設(shè)和管理方法或規(guī)章制度，檔案信息化建設(shè)和管理無參考依據(jù)和約束條件。

三、優(yōu)化檔案建設(shè)和管理的建議

（一）加強檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)

檔案管理人員是每個單位檔案工作的實際執(zhí)行人，他們的檔案專業(yè)素質(zhì)決定著單位檔案工作管理的效果和效率。在新時代下，每個單位都應(yīng)該開展針對檔案管理人員的信息化技術(shù)技能培訓(xùn)，幫助他們熟悉計算機各類功能的操作，提高檔案管理人員的信息化管理水平，從而提升單位檔案建設(shè)和管理的效能。通過培訓(xùn)，讓檔案管理人員充分了解現(xiàn)代信息技術(shù)的便捷性和高效性，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，提高檔案服務(wù)意識。單位培訓(xùn)檔案管理人員的信息化技術(shù)，啟發(fā)他們在檔案建設(shè)和管理實踐中充分應(yīng)用信息化技術(shù)，有效提高單位檔案工作的總體效果，使檔案管理工作適應(yīng)時代進(jìn)步的發(fā)展需求。

（二）提高單位管理者對檔案管理工作的認(rèn)識

檔案資料是每個單位在發(fā)展過程中各項工作的結(jié)果和積累，對企業(yè)的發(fā)展起關(guān)鍵作用。企業(yè)的管理者要充分認(rèn)識傳統(tǒng)檔案管理的弊端，了解檔案信息化建設(shè)和管理的優(yōu)勢和便利性，充分對比傳管理方法和信息化管方法的區(qū)別。改變檔案管理的觀念，深入到檔案工作崗位中，了解檔案工作的流程，加強檔案建設(shè)，加大單位檔案建設(shè)和管理各類要素的投入，充分運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，保證單位檔案資料保存的時間更久遠(yuǎn)，保存效果更理想，促進(jìn)檔案建設(shè)和管理工作創(chuàng)新發(fā)展，明確檔案建設(shè)和管理的步驟，優(yōu)化建設(shè)和管理流程，創(chuàng)新管理方法，不斷提高單位檔案管理的信息化技術(shù)。

（三）制定有效可行的單位檔案管理體系

信息技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，各單位要充分結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，創(chuàng)新檔案建設(shè)和管理工作，充分結(jié)合企業(yè)實際，制定有效可行的檔案管理細(xì)則，明確檔案的歸檔時間，保存時間和保存資料等。通過研發(fā)或者購買成熟的檔案管理系統(tǒng)，完善單位檔案信息化建設(shè)和管理技術(shù)體系，提升單位檔案的建設(shè)效率和管理效果。制定嚴(yán)格的檔案資料整理和保管工作流程，明確單位檔案人員的管理責(zé)任，充分發(fā)掘單位發(fā)展的檔案需求，不斷革新檔案工作的方法，構(gòu)建規(guī)范的單位檔案管理體系，不斷提高單位檔案資料的存檔和使用效率，利用信息化手段整合檔案資源，減少人工核查和整理的時間是降低發(fā)生錯誤的幾率，有效提升單位檔案管理的效率和效能。

四、結(jié)語

在新時代，各單位的檔案管理部門必須正確認(rèn)識到檔案信息化的重要性，分析單位目前檔案信息化建設(shè)與管理存在實際問題，結(jié)合新時代發(fā)展要求，轉(zhuǎn)化檔案管理觀念，不斷提升單位檔案建設(shè)和管理的信息化技術(shù)。在新時期信息化技術(shù)的支持下，各單位的檔案建設(shè)和管理會越來越規(guī)范，檔案的使用效率會越來越高。