人事檔案管理中存在的問題及對策思考

姬力文

摘要：人事檔案是單位重要的信息資源，為單位全面了解、調整、使用人才提供了依據，如何管理好人事檔案，切實提高單位人事檔案工作制度化、信息化、規范化、標準化水平，發揮檔案的最佳用途，作者結合自身檔案管理工作經驗，針對當前存在的問題，提出解決辦法，希望能在以后的工作中對人事檔案的規范管理起到積極有效的作用。

關鍵詞：人事檔案;管理規范化;信息化

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）016-070-02

人事檔案是單位重要的信息資源，為單位全面了解、調整、使用人才提供了依據，人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個人的切身利益。如何管理好人事檔案，發揮檔案的最佳用途，是每一名檔案管理工作人員應該思考的問題。加強檔案的管理工作，要立足現實，必須維護人事檔案的歷史原貌，為單位負責、為員工負責，為歷史負責積極開展工作，工作中遇到問題及時研究解決，深入思考創造性開展檔案管理工作，為人事檔案科學管理奠定基礎。

一、人事檔案管理工作的重要意義

1.人事檔案為管理者提供信息保障。員工如何在單位最大限度地發揮自身潛力，單位管理者有效提高員工在崗位上工作效率和創造力，首先要了解掌握各位員工政治面貌、學歷、經歷、職稱、職務、特長、社會關系等最基本、最詳實的個人信息資料。通過對員工人事檔案的調閱查詢，清楚準確地了解每位員工各方面的信息，這些真實的信息可以幫助管理者選人用人最大程度地提供第一手資料。再次人事檔案是員工信息的主要來源，起著決定性的作用。在單位未來人才庫選拔的建設，日常各層級干部考核和選用、對單位員工的績效考核等方面，都離不開人事檔案這一重要的參考依據，通過對人事檔案的信息進行全面系統的綜合分析評價，能夠使得檔案管理工作更加科學，為單位人盡其才，人才其用和單位未來的發展提供人才保障。

2.人事檔案對隊伍建設起優化作用。在人力資源的管理過程中，科學配置人力資源可以使單位各層級最大限度地提高管理工作的執行力和落實力，有效地提高工作質量效率。但是在單位的發展進程中，由于人力資源管理是緊緊圍繞安全生產實際，在不斷整合動態調整，人員、崗位會不斷的變動、這個時候對人力資源進行優化合理配置就顯得尤為重要，而人事檔案信息化、規范化管理為單位有效分析員工的綜合素質，公正客觀評價員工的績效和晉升提高了可靠依據，對隊伍建設具有一定的現實意義。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理重視不夠。人事檔案是一份默默無聞的幕后工作，每年將單位每個人的考核增資，職稱評審，入黨等資料要整理、入檔，工作量較大，簡單枯燥繁瑣，很容易讓檔案管理人員產生厭煩的情緒。認為人事檔案工作只是抄抄寫寫、保管的事務性工作，與單位主業工作相差甚遠，不能體現工作的重要性，容易忽視人事檔案管理工作，形成“說起來重要，干起來次要，忙起來不要，用起來需要”的狀況。這種思想使工作人員不能嚴格履行崗位職責，工作主動性較差，做一天和尚撞一天鐘，不利于人事檔案管理人員隊伍的建設。

2.信息化管理程度不高。隨著互聯網信息時代的飛速發展，為檔案信息化管理工作提供了重要的契機。目前人事檔案信息化管理水平不高，能力不強。有些先進的信息技術手段還未運用到人事檔案管理中，未最大程度發揮效應，很多地方對于人事檔案的管理都是靠傳統的人力，嚴重影響了工作的效率。如果加強信息化建設，通過計算機的檢索，將檔案的信息輸入計算機中，就可以實時的顯示人事檔案的狀況，做到信息化和智能化，實現無紙化閱檔，這對于傳統的手工翻閱和查找將是一個重大的突破。

3.檔案功效未發揮作用。一是入檔材料把關不嚴。在提供入檔材料時，對有些材料在內容和形式不能嚴格審核把關，如一些鑒定、考核和評價材料描述簡單不具體，存在大多是套話，雷同現象等，給人以“千篇一律”不能準確反映個人的真實情況，不具備人事檔案的參考價值。二是入檔材料缺失嚴重。檔案管理人員未嚴格落實相關制度，未明確入檔材料的范圍、入檔材料標準格式，哪些材料應該入檔，未能為員工提供晉升、調動、退休的有力依據，未能發揮人事檔案的作用。三是信息化程度不高。人事檔案管理過分將重點放在保存、存檔、保密的功能上，未將人事檔案實現資源共享，忽略了對它的開發利用，使檔案信息資源在社會發展中的作用沒有很好地凸顯出來，通過“互聯網+”，局域網等資源提高人事檔案信息化水平。

三、提升人事檔案管理效能的有效方法

1.強化業務培訓。一是提高政策理論水平。檔案管理人員要認真學習黨的方針政策，熟練檔案各項工作制度，管理制度和規定，自覺強化黨性教育和紀律約束，不斷增強事業心和責任感，堅持原則、公道正派、敢于擔當，勇于抵制各種不正之風，確保檔案管理工作不出現任何問題。二是提高業務綜合素質。加強對檔案管理人員檔案理論知識和業務技能的培訓，對于檔案管理制度、工作流程、工作標準等規定熟練掌握，不斷規范檔案日常管理工作。主動地向優秀的單位學習先進的經驗和方法，提高對檔案工作的服務質量和水平，形成示范效應，做好檔案管理基礎工作。三是加強職業道德教育。檔案管理人員要愛崗敬業和主動擔當精神，面對材料多，收集的難的特點，要主動出擊，將風險降到最低，積極想辦法解決問題，做到“眼勤、手勤”，盡可能使檔案材料齊全、完整。

2.完善管理制度。一是建立健全人事檔案管理制度。要實行規范化管理，目標化管理，完善法律法規體系及制度建設，制定規范化標準，并嚴格執行，以保證人事檔案收集完整，鑒別準確，整理有序，保管安全，利用方便。二是運用特殊技術手段恢復檔案原貌。對已損壞的人事檔案進行恢復和搶救，利用電腦刻錄機等高科技手段建立電子檔案，這樣不但能夠減少紙質檔案，將相關的資料存入到電腦中去，還能夠給人們的查閱以及整理提供方便。三是運用互聯網發揮人事檔案效能。運用互聯網技術開發人事檔案管理應用系統，將傳統人事檔案管理工作方式向信息化數字化管理方式轉變，建立檔案數據庫，全面加強運用互聯網在人事檔案管理中的應用，人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，切實提高管理工作的實際效率。

3.嚴格落實責任。一是增強責任心。嚴格貫徹落實中央全面從嚴治黨、從嚴管理監督干部要求的重大舉措，是切實解決干部人事檔案造假等問題的重要抓手，也是規范人事檔案管理工作的重要保證。定期開展人事檔案專項檢查，規范人事檔案管理，提高人事檔案質量，真正把人事檔案管理這項工作抓實抓緊抓好。二是管理規范化。要加強人事檔案日常管理基礎建設，確保庫房和硬件設施達標。要進一步提高從嚴管理人事檔案工作重要性的認識，準確掌握本單位檔案管理現狀和重點工作完成情況，及時解決檔案管理工作中出現的問題，不斷提高檔案管理工作質量和水平。三是嚴肅追追究責任。對檔案管理工作不負責任，弄虛作假，篡改檔案，對存在問題隱情不報、把關不嚴等失職瀆職行為的，嚴格執行《檔案管理違法違紀行為處分規定》，查處當事人，追究相關責任人的責任。四是定期開展人事檔案專項審核工作“回頭望”。做到“六查”，查范圍：明確的審核范圍，查全員審核做到一人不漏。查認定：按照《人事檔案》有關規定，全面認真甄別排查，重點看“三齡兩歷一身份”認定。特別是出生日期認定存在沒有按照最早最先原則、有重復得利、缺少調查取證等問題的，要堅決予以糾正、重新進行認定。查規范：看是否做到手續完備。對于檔案中存在涂改或材料涉嫌造假的，是否進行審核認定，初審人、復審人是否在審核意見簽字及注明時間等。查維護：看信息維護工作是否及時更新、準確，是否存在先歸檔沒有及時維護情況，是否存在信息維護后資料沒有及時歸檔等情況，確保信息維護與檔案資料一致。查標準：對照人事檔案材料收集、整理規范要求，及時進行歸檔裝訂?？床牧鲜占a充是否存在不及時、不齊全、材料分類編碼不準確及檔案目錄更新不及時等問題。查基礎：對照人事檔案管理有關規定要求，看是否建立健全查借閱、轉出轉入、移交和接收歸檔資料等登記表。

隨著科學技術的發展，人事檔案工作要與時俱進，轉變傳統的管理模式，融入開拓性的思維，引進先進的科學技術，通過培養綜合素質較高的管理人員，不斷提升單位人事檔案規范化管理的質量，進而為單位的穩定發展奠定堅實的基礎。