檔案管理中運用大數據信息化技術管理的研究

郭雪梅

摘 要：在網絡的普及性應用與發展的環境下，檔案部門積極推進了檔案管理信息化建設工作，即建立電子檔案，對電子檔案進行信息化管理。近些年來，國內檔案部門的檔案管理信息化建設工作已經取得了不錯的成效，只是電子檔案的海量化和復雜化等特點愈發明顯，還需要檔案部門抓住大數據時代帶來的新機遇，建立起大數據信息化技術管理模式，對現有的檔案管理信息化建設工作進行優化，以提高檔案信息化管理的質量。

關鍵詞：檔案管理 信息化 大數據 管理模式

大數據信息化技術的滲透運用，既會沖擊傳統檔案管理體系，也可有效推進現代化檔案管理體系的優化發展。因此，檔案管理人員應樹立起大數據觀，在檔案管理信息化建設進程中，充分發揮大數據技術的作用，建立起科學而有效的大數據信息化技術管理模式，真正實現現代化檔案管理的健康發展。

一、大數據信息化技術對檔案管理的積極作用

如今檔案部門的檔案管理工作正處于加速變革的發展階段，將大數據信息化技術運用到新時期的檔案管理工作之中，可實現檔案管理的新突破、新發展。具體而言，檔案部門在檔案管理創新變革的過程中引入大數據信息化技術，可發揮很好的積極作用：

一方面，大數據信息化技術在檔案管理領域的運用，可切實提高檔案部門的檔案管理能力。大數據環境下的檔案管理正在朝著信息化發展方向進行轉變，管理人員不再停留在傳統整理歸檔層面上對檔案進行管理，而是通過建立檔案數據庫歸檔的現代化管理方式，優化了自身的檔案管理過程，這對于提高檔案現代化管理能力有著重要作用。另一方面，檔案部門將大數據信息化技術運用到檔案管理信息化建設中，可提升檔案信息化服務水平。這主要是因為在檔案信息的海量式增長態勢下，檔案管理人員可以運用大數據信息化技術對海量式、多樣化的數據進行有效的采集與存儲，還可對這些檔案數據進行關聯分析，挖掘這些數據信息潛在的新價值。這顯然可幫助檔案管理人員調整檔案管理服務模式，滿足人們對檔案信息的實際需求。

二、大數據信息化技術管理在檔案管理中的有效運用

（一）建立檔案數字化管理工作小組

檔案是機關單位或企業經營管理的可靠數據，與一般數據相比，其利用價值極大。為了充分發揮檔案的利用價值，檔案部門必須推進檔案管理信息化建設工作。而隨著檔案數據海量增長、類型更加多樣化，檔案部門需引入大數據信息化技術，進一步優化目前的檔案管理信息化建設工作，讓檔案數據增值，以提高檔案信息的利用價值。例如浙江聯宜電機有限公司為了加強檔案大數據管理，并推進自身的智能化發展，已經建立了一個數字化管理工作小組。這一小組的成員正致力于通過大數據信息化技術，將系統的業務數據、傳統檔案信息等都轉為檔案數據，旨在實現檔案數字化的管理，并提高檔案的信息化管理水平與信息化服務水平。因此，各機關單位或企業單位的檔案部門可借鑒其經驗，建立一個結構合理、能力水平高的數字化檔案管理工作小組，為推進檔案大數據信息化管理奠定堅實的基礎。

（二）建立檔案信息化安全管理系統

大數據信息化技術在數據處理、數據存儲等方面發揮的作用很突出，有利于實現檔案信息化資源的統一管理。例如國內許多城市正在積極地建立大數據產業園，旨在利用大數據信息化技術對數據進行規模化的科學處理，并實現海量信息的科學管理。但擺在我們眼前的一個重要問題就是防止信息丟失，這就需要我們關注數據信息的網絡安全問題。因此，對于檔案部門而言，檔案管理人員應該積極建立檔案信息化安全管理系統，解決檔案信息化服務過程中數據信息傳遞、運用、存儲等環節存在的各種安全隱患，提高大數據信息化技術支撐下的檔案信息安全防護管理水平。在這個方面，檔案管理人員既要引入科學的網絡安全防護技術，又要注重對檔案的數據信息進行及時的備份，以提高大數據環境下檔案信息化管理的有效性。

（三）基于用戶需求優化檔案管理服務

在大數據信息化技術支撐下的檔案管理工作中，管理人員應注重借助大數據融媒體，優化檔案管理的信息化服務過程，以真正提高電子檔案的利用價值。在這個方面，檔案管理人員可以在用戶需求導向下，加強檔案大數據信息的開發與推送工作。這就要求檔案管理人員能夠善于利用大數據信息化技術采集和存儲與用戶需求相符合的多樣化數據信息，如用戶檢索的訪問規律、用戶對電子檔案的關注領域等。在了解用戶需求之后，檔案管理人員可為用戶提供電子檔案信息預訂服務，加強電子檔案的智能化管理與服務水平。

三、結語

總之，大數據信息化技術在檔案管理中的運用，對于檔案部門提高自身的檔案現代化管理能力、提升檔案信息化服務水平、促進檔案管理工作創新發展等方面有著重要的意義。檔案部門應注重探索有效方法，推進大數據信息化技術與現代化檔案管理工作的有機融合，切實提高檔案的大數據信息化技術管理質量。

參考文獻

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