信息化條件下文書(shū)立卷模式轉(zhuǎn)變研究

向陽(yáng)

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和信息技術(shù)的滲透，尤其是OA系統(tǒng)在辦公室工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方式越來(lái)越不能適應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變適應(yīng)了檔案管理現(xiàn)代化的需要，以“件”為單位的整理方式代替案卷級(jí)整理，調(diào)整和簡(jiǎn)化了歸檔文件的整理方法，是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上對(duì)傳統(tǒng)立卷方式的歸納、總結(jié)、提高。筆者通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)立卷模式在檔案管理中存在問(wèn)題及其成因進(jìn)行深入剖析與總結(jié)，并對(duì)文書(shū)立卷模式轉(zhuǎn)變提出了看法。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)立卷;模式轉(zhuǎn)變

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和信息技術(shù)的滲透，尤其是OA系統(tǒng)在辦公室工作中的廣泛應(yīng)用，文書(shū)檔案管理工作已然發(fā)生了天翻地覆的變化。文件電子化、數(shù)據(jù)庫(kù)管理檔案化、文件“雙套制”歸檔模式，給文書(shū)立卷工作帶來(lái)了巨大的改變。傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方式越來(lái)越不能適應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展的進(jìn)程。目前，文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變適應(yīng)了檔案管理信息化的需要，以“件”為單位的整理方式代替案卷級(jí)整理，調(diào)整和簡(jiǎn)化了歸檔文件的整理方法，是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上對(duì)傳統(tǒng)立卷模式的歸納、總結(jié)、提高。對(duì)于提高館藏檔案的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)歸檔文件整理和檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展及緩解檔案人員的工作壓力，具有十分重要的意義。

一、傳統(tǒng)文書(shū)立卷模式中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的立卷模式是將辦理完畢后的公文、內(nèi)部請(qǐng)示、會(huì)議文件、上級(jí)或平級(jí)單位往來(lái)文件、零散文件材料等按照文件來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容特征、內(nèi)在聯(lián)系、保管價(jià)值等方面的特征，分為若干類別，并將各類別按照層級(jí)關(guān)系分類組成案卷的系統(tǒng)整理過(guò)程。它是文件材料整理過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)，立卷質(zhì)量的好壞直接影響到檔案的利用和保管。一般情況我們要先建立案卷單位，就是按照文件之間的有機(jī)聯(lián)系，將文件在年度-保管期限下，按問(wèn)題、題名、名稱等特征組卷，這對(duì)于檔案人員來(lái)說(shuō)是有一定難度的，同一個(gè)人在不同的時(shí)間對(duì)同一問(wèn)題的看法是不一致的，難免造成立卷的誤差，影響今后案卷查詢、檢索。因此案卷如何確立，是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，是不容易掌握的。

按照立卷的要求要將卷內(nèi)文件進(jìn)行排列、編號(hào)、填寫(xiě)案卷題名、卷內(nèi)文件目錄與備考表、進(jìn)行案卷封面的編目與案卷的裝封等項(xiàng)工作。這些工作是屬于比較繁雜而又必須重復(fù)勞動(dòng)的工作，傳統(tǒng)立卷模式是要求必須完成立卷工作后才能開(kāi)始排列、編號(hào)，無(wú)法將工作流程分解，導(dǎo)致整理工作緩慢，人為影響檔案利用的及時(shí)性;編寫(xiě)案卷題名要將同一卷的數(shù)十份文件內(nèi)容濃縮至40個(gè)字以內(nèi)，是需要一定的時(shí)間來(lái)思考和研究的，案卷題名檢索在手工檢索中是重要的檢索手段，直接影響檔案的查全率、查準(zhǔn)率，因此案卷題名擬寫(xiě)必須要包括文件的責(zé)任者、內(nèi)容（問(wèn)題）、名稱（文種）三部分才能夠起到檢索的功能。每年檔案人員都要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力來(lái)完成這些重復(fù)性的工作，而且人為因素較為明顯。

文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的使用，大大簡(jiǎn)便了檔案檢索查詢途徑，縮短了查詢時(shí)間，提高了查詢質(zhì)量，但是目前它還只是起到了輔助工具的作用，傳統(tǒng)的立卷方式使得歸檔工作中計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的應(yīng)用與手工操作經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生重復(fù)性勞動(dòng)，計(jì)算機(jī)無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自動(dòng)組卷，需要檔案人員重新整理文件、重新核對(duì)數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。例如，計(jì)算機(jī)自動(dòng)組卷功能一般是以200頁(yè)為一卷的，這種硬性的要求往往會(huì)造成內(nèi)成聯(lián)系密切的文件被分割成兩卷，如：請(qǐng)示、批復(fù)，同一事由文件，會(huì)議文件，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，這就需要用手工進(jìn)行調(diào)整，重新錄入卷號(hào)或更改檔號(hào)，造成時(shí)間上、人力上的重復(fù)勞動(dòng)。

二、文書(shū)立卷模式轉(zhuǎn)變的優(yōu)越性

文件級(jí)管理是對(duì)文書(shū)立卷模式的一次重大轉(zhuǎn)變，是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。它充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，以件為單位對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)。每年預(yù)立卷部門將OA系統(tǒng)中屬于歸檔范圍的文件材料逐份下載、鋪獲、歸檔至檔案管理系統(tǒng)中，包括文件題名、收發(fā)文日期、收文號(hào)、文件編號(hào)、密級(jí)、責(zé)任者、文件頁(yè)數(shù)、主題詞、附件文號(hào)等數(shù)據(jù)項(xiàng)。并標(biāo)注出類號(hào)和保管期限，檔案部門按照同一年度同一保管期限的順序編制檔號(hào)，按順序放入盒中，排列上架。今后再也不用將檔案裝訂成卷、編寫(xiě)整卷頁(yè)碼了。

文件級(jí)管理取消了案卷整理過(guò)程，不需要擬寫(xiě)案卷題名、編制案卷目錄、填寫(xiě)案卷封面等等一系列繁瑣而又復(fù)雜的工作。大大簡(jiǎn)化了歸檔文件的整理，減少了檔案人員的工作量，減輕了預(yù)立卷部門的立卷難度，提高了館藏檔案的質(zhì)量。使檔案人員能夠有大量的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)行深層次加工，強(qiáng)化了檔案的利用功能。

文件級(jí)管理充分發(fā)揮了信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化了檔案的整理工作，提高了工作效率。立卷部門辦理完畢的文件能夠做到“隨辦隨歸”，將文書(shū)處理階段生成的數(shù)據(jù)項(xiàng)自動(dòng)生成為檔案數(shù)據(jù)項(xiàng)，檔案管理環(huán)節(jié)無(wú)需再做錄入卷號(hào)、打印案卷題名等大量重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。

文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變，減少了案卷級(jí)檢索的環(huán)節(jié)，使文件檢索更加方便、快速、簡(jiǎn)便，提高了文件的查全率、查準(zhǔn)率、查詢速度及檔案人員的工作效率。

三、對(duì)文書(shū)立卷模式轉(zhuǎn)變的幾點(diǎn)看法

推行文書(shū)檔案文件級(jí)管理方式，并不是要將所有館藏檔案全部按文件級(jí)重新整理，只是從實(shí)行的年度開(kāi)始整理，以前的檔案可以從加強(qiáng)信息化管理，增加檢索途徑、以件為單位進(jìn)行全文數(shù)字化掃描等方法來(lái)強(qiáng)化檔案查詢、利用效果。

傳統(tǒng)的立卷方式雖然滯后于信息化管理方式，但不能全盤否定，“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”這一立卷原則是不變的。為了確保檔案的完整、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，便于查找與利用，應(yīng)按照同一年度、同一保管期限、同一事由將歸檔文件排列擺放在一起，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

簡(jiǎn)化整理細(xì)節(jié)、強(qiáng)化檢索功能，是檔案管理信息化發(fā)展的趨勢(shì)，但并不是要消弱檔案基礎(chǔ)管理工作，只是減少了立卷這一整理功能，相應(yīng)的要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理工作，不僅要增加錄入數(shù)據(jù)項(xiàng)，要按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求做好文書(shū)檔案的信息化管理，并要有專人做好數(shù)據(jù)的檢查、驗(yàn)收工作，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整、齊全，便于檢索利用。

沒(méi)有案卷級(jí)管理，單份文件作為一個(gè)保管單位進(jìn)行歸檔，但檔案盒作為一個(gè)保護(hù)檔案的盒具，應(yīng)標(biāo)注盒號(hào)，不僅可以對(duì)文件進(jìn)行排列，避免文件零散擺放，而且可以作為一個(gè)檢索項(xiàng)，按照檔案盒上標(biāo)注的盒號(hào)和件號(hào)，快速準(zhǔn)確的查找文件，方便利用。

目前文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變還應(yīng)僅限于對(duì)文書(shū)檔案管理上，在產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、照片檔案等門類中還應(yīng)保持一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)建筑物、一臺(tái)設(shè)備、一個(gè)課題、一個(gè)重大活動(dòng)的組卷方式，這樣有利于歸檔文件的配套齊全，也便于利用。

文件級(jí)管理必須是在信息化管理的基礎(chǔ)上才能充分體現(xiàn)它的優(yōu)越性，但目前有許多單位由于各種原因，檔案部門雖然開(kāi)始使用檔案管理系統(tǒng)，但與OA管理系統(tǒng)沒(méi)有接口，整理工作依然保持著手工操作，題錄式著錄依然是檢索的主要手段，現(xiàn)階段還需要案卷級(jí)管理，但這只是一個(gè)過(guò)程，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理必將代替手工操作。

目前大多數(shù)單位對(duì)檔案進(jìn)行了題錄式管理，文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變，使文件級(jí)查詢成為檢索的唯一方式。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，局域網(wǎng)的建立，用戶可以直接上網(wǎng)查詢檔案文件級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)，但由于本系統(tǒng)檔案自身的特殊性，有些檔案題名本身是有密級(jí)的，例如：軍貿(mào)、型號(hào)名稱等，因此要加強(qiáng)文件題名的保密性，按照不同密級(jí)對(duì)文件進(jìn)行權(quán)限管理，這就要求檔案人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員相互配合，共同制定檢索系統(tǒng)的限定措施，來(lái)保證國(guó)家檔案的絕對(duì)安全。

隨著信息化技術(shù)的不斷深入，文書(shū)立卷模式的轉(zhuǎn)變不僅需要有計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的參與，更要求我們檔案人員加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，只有這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)下檔案工作的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，為本企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]郭樹(shù)銀.歸檔文件整理工作指南.中國(guó)大百科全書(shū)出版社， 2001（2）.