企事業單位人事檔案管理的問題與對策

曾黎

【摘要】目前大多數單位都在響應中央號召，積極進行各項改革工作，原有人事管理模式面臨巨大挑戰，怎樣提高單位人事檔案的完整性、真實性，為單位提供可靠的人才資源，這是在管理人事檔案時必須注意的部分。所以本文主要闡述企事業單位人事檔案管理問題，提出解決對策，希望能為各單位改革的正常運行提供一定的借鑒。

【關鍵詞】企事業單位;人事檔案;檔案管理;問題與對策

現如今，企事業單位的人事檔案管理在其改革與發展進程中得到顯著的改善，但依舊存在一些問題，急需探索切實可行的對策，妥善解決問題，有效提高單位人事檔案管理水平，使其更好地履行服務職能。

一、企事業單位人事檔案管理的普遍問題

（一）檔案管理制度還不完善。完善的制度對于單位加強人事檔案管理是不可或缺的，但不少企事業單位基于目前條件正缺乏完善、系統的人事檔案管理制度，導致業務工作無從著手，落實不到位。沒能建立系統的、規范的人事檔案體系，引發人事檔案混亂以及人力資源流失等問題，不利于單位各項工作的正常進行。

（二）檔案管理內容不夠豐富。在過去，單位的人事檔案管理工作主要是收集、保存、管理查閱等。新時期檔案工作不但要做好這些工作，還要能夠促進單位的發展。然而人事檔案管理的內容并不豐富，無法滿足新時代的新要求，也不利于一些企事業單位的轉型，從而影響單位服務能力的提升，無法讓群眾獲得更多幫助，有待改善。

（三）檔案的信息化程度不高。隨著科技手段的持續更新，人事檔案普遍使用新的信息技術、大數據技術等，但很多單位特別是部分事業單位并未使用一些先進有效的技術手段。在管理人事檔案時缺乏對大數據技術的應用，不僅阻礙單位提高人事檔案管理工作效率，還會在一定程度上浪費人事檔案資源，不利于企事業單位優化人事檔案信息服務。

二、企事業單位人事檔案管理的對策建議

（一）完善檔案管理制度，做好業務工作。完善單位人事檔案管理制度屬于長期性的工作，在實際工作中需要不斷探索和挖掘符合新時代發展要求的新型人事檔案管理制度體系，為檔案人員提供工作模式，樹立開展人事檔案業務工作的范本，按照既定流程開展工作，降低發生錯漏的幾率。例如企事業單位要完善建立人事檔案管理的歸檔、傳遞、借閱、利用和保密等制度，形成完整的管理流程，提高檔案管理的有序性、規范性。第一，及時完善文件整理規定，明確單位各類人事檔案的收集與歸檔范圍，進一步規范人事檔案的立卷整理程序，突出提高案卷質量的業務要求。第二，完善人事檔案資料的數據信息錄入制度，將以往的文件級數據轉化為各類案卷檔案目錄，為以后完全實現人事檔案的計算機檢索做好準備。第三，完善人事檔案歸檔制度，邀請專業檔案人員提供指導，定期催繳應當歸檔的人事檔案，完整齊全地收集單位形成的所有文件與材料，解決有文無檔的問題，徹底改變過去人事檔案管理落實不到位的狀況，進一步規范人事檔案管理工作。

（二）擴充檔案工作內容，豐富信息資源。對于新時代的企事業單位而言，原有人事檔案管理內容不夠豐富，應注意擴充，豐富人事檔案信息資源。例如在人事檔案管理工作過程中要注意保留以前整理、收集、存儲單位相關人員信息的部分，在此基礎上針對人員信息與特點開展分析工作，在分析中找到人事信息的一些規律，加強對人力資源的開發，最大限度挖掘人員的工作潛力，幫助單位儲備更多優秀人才，為有需要的單位提供優質服務;各單位的人事檔案管理工作不但要管理紙質檔案，還要根據新要求管理好電子版人事檔案，工作內容不但涉及到電子版人事檔案的收集、整理、存儲，還要加以核對，及時發現問題，聯系當事人即刻改正，開展定期備份工作和信息錄入、信息核對、信息安全、信息分享等工作，提升人事檔案管理水平。

（三）加強信息化建設，提高檔案利用率。單位的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫，應利用各種新技術和資源，提高檔案工作效率，延長單位人事檔案的壽命，最大限度發揮檔案信息的作用。特別是在大數據時代，應基于信息技術的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作，從軟硬件兩個方面加強人事檔案管理的信息化建設，提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設檔案管理基礎設施的投入，定期檢修事業單位的硬件設備，確保其順暢運行;在軟件上按照人事檔案管理需要優選合適的軟件，做好安全控制，安裝防火墻和補丁，實現信息加密，確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外，基于計算機系統完善管理人事檔案的流程，建立信息庫，為利用者快速準確地調出所需檔案信息;轉變人事檔案存儲模式，通過信息化手段確保及時更新檔案數據信息，實現動態化管理，了解人員的個人技能特征、工資發放情況以及獎懲情況等;構建人事檔案管理數據庫，為單位的決策者配置人力資源提供參考，促使人才和崗位匹配，為單位的運作、管理與發展提供便利。

三、結束語

總而言之，在企事業單位開展各項工作的全過程中，人事檔案管理占據重要地位，但傳統的檔案管理模式已經無法適應時代發展需要。這就要求我們各企事業單位的檔案部門及人員緊跟單位人事制度改革步伐，把握機遇、迎接挑戰，完善人事檔案管理制度，擴充工作內容，同時加強信息化建設，從而做好人事檔案管理業務工作，豐富檔案信息資源，提高人事檔案的利用率，為全國機構改革工作夯實基礎，為結構優化調整作出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]張英.關于做好事業單位干部人事檔案管理的探討[J].現代經濟信息，2018（20）：108.

[2]賀娟.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑探討[J].文化創新比較研究，2018（23）：160-161.