做好干部人事檔案數字化工作的意義

解云菲

【摘要】2017年各組織部門傳達精神，開展干部人事檔案數字化工作，干部人事檔案從此翻開了新的一頁，使干部人事檔案走向真正信息化共享邁出了關鍵的一步，干部檔案日常管理基本上實現了無紙辦公，使干部人事檔案工作發生了質的飛躍。

【關鍵詞】干部人事檔案;信息化;工作;意義

“干部人事檔案數字化”工作是對傳統干部人事檔案工作模式的創新。可以通過干部人事檔案管理軟件實現對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查借閱等日常工作的數字化管理，使干部檔案日常管理工作實現無紙化辦公，通過組織部內部局域網或專用內網，安全地實現對數字檔案網上瀏覽和遠程查借閱功能，并且能與組織部內現有其他計算機軟件結合運用，解決了軟件應用的重復維護問題。

一、干部檔案數字化工作概述

通過干部人事檔案數字化系統進行檔案管理和使用，設定管理者和用戶名權限進行密碼登錄查詢，就可以“足不出戶”地獲取到需要的干部人事檔案信息。不僅使工作效率大大提高，而且有效減少了檔案資料的丟失以及擅自復印、改動的現象，使紙質檔案得到了較好的保護。檔案管理員日常手工賬簿式檢索工具及各種登記本正被計算機取代，通過計算機軟件自動生成并隨時打印輸出。實現干部人事檔案數字化，提升了干部檔案工作的水平和質量，保證了干部檔案以及相關資料在干部人事工作中的充分利用。

二、干部檔案數字化的優勢

一是干部檔案數字化解決了軟件技術日新月異與檔案的傳統守舊一成不變的工作模式的矛盾。通過靈活、全面的定制功能，可以在不用修改系統源代碼的基礎上滿足不同地域組織部門不同時期的需要。

二是干部人事檔案數字化易于快速部署的特性保證了應用低成本、高質量、高效率。能提供更加快捷的配置與集成服務，使得檔案管理人員從繁瑣的工作程序中解放出來，能節省大量人力物力。

三是干部人事檔案數字化本著“一切以客戶為中心”的思想。平臺應用能夠最大限度發揮平臺技術的優勢，為日后信息系統的升級更新奠定根本的基礎。

三、干部檔案數字化的加工手段

對紙質干部檔案材料經過掃描、修圖以及審核等多道工序后，生成干部檔案圖片并將其導入本系統，形成可以進行網絡閱檔的電子文件。在數字化加工過程中，針對干部檔案的紙張不一、規格不一、檔案數量眾多的特點，避免漏掃、錯掃、難以提高工作效率的困難，采用了專業快捷的數字化加工手段加以解決：

一是提供適合干部檔案材料掃描的專業型號零邊距雙面高速掃描儀。在保證掃描質量的前提下，大幅優化其速度。并根據干部檔案紙質，靈活切換使用高速或平板掃描儀。

二是專為掃描干部檔案定制的大規模檔案數字化加工軟件。其特點有：1.加工過程規范化。導入掃描任務之后，形成線性的加工任務單，從根本上解決丟失材料、漏掃等問題。2.加工過程流水化、易于多人協作。通過給加工人員分配不同的工序，并且每個流程實行簽名制，可以保證各個環節負責制，確保加工人員有序協作。3.軟件運行在有監控并且封閉、獨立的環境之中，避免加工過程中干部檔案材料外泄。

四、干部人事檔案的安全保密

干部人事檔案的安全性、保密性要求較高。因此，在檔案數字化系統的規劃和建設的過程中，始終要把安全和保密放在首要位置。

一是公鑰私鑰相結合的高強度加密。1.采用己被指定為數據加密標準的國際通用的DES3加密算法、128位系統公鑰對數據庫中關鍵信息進行高強度加密。2.用戶可自行設置獨立私鑰，采用公鑰私鑰相結合的方法對干部檔案進行雙重加密。

二是采用專用圖像瀏覽器、防截屏、防拷貝。確保干部信息和干部檔案不能外泄。

三是采用靈活、合理、健全的權限機制。保證系統的安全性、保密性。

四是采用網絡加密傳輸手段。以防止在網絡傳輸的過程中泄密。

五、做好干部人事檔案信息化工作的意義

（一）實現實物檔案的電子化管理，提高干部檔案管理工作效率。1.實現檔案內容數字化。通過數字化加工手段，利用先進的圖像壓縮技術，將紙質檔案完整、清晰地轉換為數字化格式，采用先進的計算機技術對其進行管理。2.實現檔案登記電子化、自動定制生成各類登記臺賬，并隨時打印輸出。3.實現檔案庫房的電子化管理。通過建立虛擬電子庫房，將實現庫房與計算機管理相結合，實現信息一體化管理。

（二）實現網絡閱檔，解決傳統檔案工作中存在的弊端。1.保護原始紙質檔案。干部人事檔案頻繁借入借出容易造成紙張的老化、損壞或丟失。建立干部人事電子檔案可以大大減少對紙質檔案的使用，有效保護干部檔案紙張。2.保護干部人事檔案內容安全。傳統的干部人事檔案一般情況下都是整本借閱，無法限制閱檔案人不翻閱需求范圍外的內容，為了某專項工作需同時查閱多人同類材料時，也需要一次借閱多人整本檔案，對干部檔案內容的保密和管理造成很多不便。建立干部人事信息化系統可以通過控制權限固定某個人員的整本檔案、固定的某個檔案分類或者是固定的某份檔案材料向查詢人員開放。

（三）能輔助干部管理信息系統，實現信息網上對接。干部信息系統由于數據采集的人為因素較多、數據量龐大，難免會產生一些錯誤的信息記錄。建立干部人事電子檔案的要點：1.在維護干部信息系統信息時可同時調閱電子檔案，2.使用過程中能夠隨時調閱干部電子檔案進行對比，3.兩套系統要能夠自動同步維護，數據信息互相利用、互為補充。

【參考文獻】

[1]《干部人事檔案數字化技術規范》（中華人民共和國國家標準）.

[2]《2016-2020年全國組織系統信息化工作規劃》文件.