提高高校辦公室檔案管理工作效率的思考

王艷楠 張云濤

【摘要】隨著教育體制改革的實施，高校對辦公室檔案管理提出的要求也不斷提高。檔案管理是保持高校正常運轉的一項重要工作，它對于大學生的就業等方面有著促進作用。因此，高校辦公室要對檔案管理工作不斷實施現代化、科學化和規劃化，提高辦公室檔案管理水平，發揮出全校師生的服務作用。本文主要探討提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法。

【關鍵詞】高校辦公室;檔案管理;工作效率

一、提高高校辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）創新高校辦公室檔案管理工作。高校辦公室需要增強檔案管理人員的創新意識。傳統的檔案管理由于長期按照常規方式，使得工作單調乏味。傳統的檔案管理僅僅在意為師生提供了多少服務，或者立檔了多少案卷，卻從來不會主動去創新，積極改進這樣單一的工作方法，為師生們帶來更好的服務。增強檔案管理人員的創新意識可以更好地為師生服務。高校辦公室還需要創新的檔案管理模式。在檔案管理工作中，除了能夠保證基本的工作質量外，還可以提高工作手段和更新立卷制度。一切盡量遵循化繁為簡，通過仔細觀察，不斷提高檔案管理的工作效率。除此之外，還應該善于利用現代化管理手段，能夠幫助我們完成復雜的工作項目。建立健全的檔案管理規章制度，加強保管、利用、鑒別以及歸檔等任務的完善，確保師生檔案的系統性、完整性以及時效性。保持檔案的最新狀態和完整性，有利于提高檔案管理工作的規范化和標準化。

（二）實現高校辦公室檔案管理信息化。現如今，檔案信息化管理已經成為高校檔案管理的改革趨勢。傳統的檔案管理容易出錯，查閱難度復雜，其效率很低。作為一種信息資源，它應該與當代信息化同步。運用計算機網絡技術、攝影技術等高科技技術，快速、準確、高效地進行信息處理，以便于更好地管理和有效服務，實現辦公室管理的自動化和智能化。因此，為了高校檔案信息化開發和建設，需要做到以下三點：一是制定檔案信息系統的規范標準來實現人事檔案的數據化管理和資源網絡的共享，例如：數據庫系統、電子檔案、網絡通信標準等。二是建立面向多用戶、功能齊全的數據庫系統，利于檔案管理人員靈活操作。并且針對不同類別的人員還應設定不同的權限，滿足不同的使用要求。三是建立完善的技術保障體系來確保人事檔案信息的安全，在系統維護、用戶訪問、數據備份和故障恢復等多方面采取必要的措施。

（三）提高高校辦公室檔案管理人員的素質。檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理工作的管理水平和服務質量。為了培養檔案管理的創新意識和實現檔案信息化，都需要高素質的檔案管理人員。為了做好檔案管理這項相對枯燥的工作，檔案管理人員需要一顆能夠沉淀下來的心和默默無聞甘愿為他人奉獻的精神。作為一名辦公室檔案管理人員，需要具有較高的責任感，思想品德事業心以及熱愛本職工作的敬業心。在做好自己本職工作的基礎上，增強服務與創新意識，加強收集各種最新檔案信息的能力，利用檔案資源，為用戶提供相關信息，給他們進行最好的服務。除了檔案管理人員自身需要提高素質外，還需要學校領導重視檔案管理，不斷加強檔案管理工作，鼓勵檔案管理人員積極參加相關業務培訓，學習新的技術，以此來不斷提高檔案管理人員的知識結構、業務能力和綜合素質。

隨著檔案管理信息化的普及，檔案管理人員還需要與時俱進，適應檔案管理工作的現代需要，進行現代化管理的基本知識培訓，能夠將理論與實踐結合。除此之外，檔案管理人員還需要學習相關計算機知識，能夠熟練掌握并運用計算機檔案管理軟件進行檔案的錄入、整理、統計、查閱等技能。為了適應國際化的今天，辦公室檔案管理人員還需要具有一定的英語水平，能夠與國外有關部門進行簡單的交流溝通。增強檔案管理人員的英語水平還有利于學習國外先進檔案管理知識和技能，使高校檔案管理更加完善，有利于引進海外人才來從事檔案管理工作。因此，提高檔案管理人員的基本素養能夠提高高校檔案管理事業的發展。

二、結語

對于提高高校辦公室檔案管理工作效率，需要創新檔案管理工作、實現檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優質、快捷、準確、安全且令人滿意的服務。檔案管理能夠加強高校的師資隊伍建設、促進教學、科研等工作內容的展開，因此，真正實現檔案管理的現代化、科學化和規范化是現在高校辦公室檔案人員的必要工作。

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