新時期我國高校檔案管理理論發展研究

潘虹

【摘要】新時期我國高校檔案管理工作面臨新的環境和要求，需要理論進一步發展和創新，以更好地指導相關工作實踐的開展。基于這一背景，本文將以梳理檔案管理理論的發展為主，結合我國近些年的理論發展，立足新時期高校檔案管理工作實踐，對未來高校檔案管理理論的發展給出適當建議。

【關鍵詞】檔案管理;理論發展;管理實踐

馬克思主義理論認為，認識和實踐的關系是辯證統一的，實踐是認識的基礎，認識來源于實踐并指導實踐。在全面建成小康社會，實現中華民族偉大復興的“中國夢”的決勝階段，高校檔案管理工作需要進一步優化、整合，實現檔案信息的數據化錄入，拓寬使用渠道，提高使用效率，更好地支持相關工作的開展。實踐的發展為理論的發展提供了基礎，也呼喚理論的創新，更好地指導實踐。

一、檔案管理理論發展歷程

檔案管理理論起源于近代法國，強調檔案信息的完整性，但理論尚未形成體系，且西方各國都有各自的檔案管理理論，這一時期的檔案管理理論發展是零散的、不成體系的。

1910年8月，來自英國、法國、荷蘭、西班牙以及德國等23個國家的500多名代表齊聚布魯塞爾，召開了第一屆“國際圖書館員和檔案館員大會”，會議決議成立“圖書館員協會”，作為非官方的社會團體組織，作為檔案管理人員的專業協會。大會還實現了兩個重要成果：一是確認了檔案的整體性和體系化，屬于同一對象的檔案應當整體地、完整地保存在一個檔案館內，不應分散保存。二是開創了檔案管理工作的國際合作模式。1948年，國際檔案理事會成立，檔案管理國際化運作得到世界各國的普遍認可。

上世紀中葉，美國檔案學者提出“文件生命周期理論”，這是在檔案管理工作日益專業化，且檔案數量日益增加，需要科學、優化的管理方法的實踐背景下產生的新理論。文件生命周期理論認為，文件從形成到最終銷毀是一個完整的“生命周期”，但由于文件所蘊含信息的可應用性及實效性，這一生命周期可以具體地被劃分為不同的階段，即文件形成階段、先行使用階段、暫時保存階段以及永久保存階段，具體而言，就是錄入檔案信息，初始階段檔案可以被頻繁利用，隨著實踐的發展和需要的變化，檔案信息的使用頻率逐漸下降，從頻繁利用下降到偶爾利用，隨著時間的推移，檔案幾乎不再使用，最后基本喪失了現實利用性，只有收藏價值，就會視價值之高低，決定永久保存或一次性銷毀。

20世紀80年代，在文件生命周期理論的基礎上，西方檔案學者又提出了“文件連續體理論”，這一理論的提出，是以信息技術日益參與到檔案管理工作的實踐基礎上。與傳統的紙質版檔案管理不同的是，電子數據在信息錄入、存檔以及共享方面具有極大的優勢，特別是基本形式，從實物的紙質版到電子信息化虛擬保存，因此文件生命周期相較以往，不再如以往般明顯，而是形成一個連續體，連續體理論下，檔案保存工作進一步一體化，同時強調不同部門的合作，包括檔案管理部門、技術部門以及行政管理部門等，需要檔案主體單位具有一定的統籌。

二、改革開放以來我國檔案管理理論的發展

改革開放伊始，各項工作都面臨新的時代環境，檔案管理工作也面臨新的時代特點和要求，在此基礎上，逐漸形成了具有我國特色的檔案管理理論。

20世紀80年代初，我國學者提出了主客體全宗理論，解釋和回答了西方檔案管理理論中，檔案分頭管理導致的效率低下、檔案完整性不足的問題，指出檔案管理應當是“在統一活動中形成的有密切聯系的檔案文件整體”，強調檔案的“整體”性，而不應檔案信息主管部門的不同而劃分不同的類別。主客體全宗理論是基于我國集中統一領導的體制基礎，結合我國具體實際國情提出的，對我國改革開發以來檔案管理的實踐發展具有重要的指導意義。

20世紀90年代，我國學者在總結實踐經驗的基礎上，將以往的文件生命周期理論、文件連續體理論以及主客體全宗理論等進行總結，創新地提出了文件運動規律理論。這一理論認為，檔案管理既沒有明顯的生命周期，也不能由某一個部門或主體全盤負責，而是既要集中，又要分散，要根據檔案形式和檔案管理工作流程，在各部門之間合理劃分權責;同時，這一理論將檔案文件和現行文件之間的關系進一步闡述清楚，即二者之間的關系不是單向的，而是雙向的，檔案信息在一定條件下，可以在現在的時點上繼續發揮價值。有學者進一步研究后為理論內容進行了必要的補充，認為在信息技術條件下，檔案存放在硬盤上構成的是電子文件實體的集合，還需要一定的歸納方法，沒有合理而科學的整合方法，這一集合只能是散亂無章的，檔案無法有效地被應用，提高相關工作的效率將無從談起，因此，必須有科學的歸納、整合方法，真正發揮出信息技術的便捷性和即時性，更好地為相關工作服務。

三、新時期我國檔案管理理論的發展方向

習近平總書記指出，檔案工作要堅持“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的歷史使命。在全面建成小康社會，實現中華民族偉大復興的關鍵決勝階段，我國檔案管理理論要根植于實踐，實現新的創新發展，具體包括以下幾個方面：

首先，從檔案管理的主體來看，要堅持黨的領導，堅持檔案管理工作為人民服務、為中國特色社會主義建設服務為基本方向。加強相關政策的頂層設計，提高對檔案管理工作重要性的認識，確保檔案管理工作規范化、制度化運作。檔案信息的來源渠道多樣，要加強統籌協調能力，避免各自為政、“九龍治水”，而是以牽頭部門為主，落實好檔案管理工作。

其次，從檔案管理的客體來看，檔案信息的真實性、完整性一直以來是檔案管理理論關注的重點。在新時期，檔案管理部門要加強對檔案信息真實性、完整性的把關，特別是要避免存在虛假陳述和重大遺漏。另外，要加強對檔案信息的整合，建立標準化的檔案模版，為信息技術手段進行檔案信息整合提供前提和基礎。

再次，要凸顯檔案管理工作的法治精神。習近平總書記指出，“法治是人類政治文明的重要成果，是現代社會治理的基本手段”，檔案管理理論要融入并凸顯法治精神。一方面，可以基于檔案工作的立法實踐，例如《檔案法》的實施，總結典型案例，尋找改革方向;另一方面，適當借鑒西方國家的經驗，總結檔案管理理論法制化發展的模式，為我國相關工作提供必要的經驗借鑒。

最后，要強調理論對檔案管理實踐的指導作用。一是理論要明確檔案管理實踐在不同部門之間的具體分工，確保檔案管理工作的順利開展。二是要強調服務屬性，即檔案管理的目的是為檔案信息使用者服務，在信息時代背景下，檔案管理部門要高度重視并主動學習、加強對信息技術應用的自覺性和主動意識，提高利用信息技術開展檔案管理的能力，有條件的地區和部門可以建立檔案信息共享平臺，提高檔案共享能力與使用范圍，更好地提高相關工作的效率。

四、總結

實踐是理論產生的基礎和來源，理論的發展指導實踐的發展。新時期，我國檔案管理工作面臨新的環境與問題，需要檔案管理理論的發展，更好地指導實踐的發展。檔案管理理論最初形成于法國，歷經一個多世紀的發展，已經形成較為完善的理論體系。改革開放以后，在中國特色社會主義建設的偉大實踐中，我國學者立足檔案管理工作實踐，總結發展了具有我國特色的檔案管理理論，有力地促進相關實踐工作的發展和進步。檔案管理工作是新時期加強社會經濟發展建設事業的重要內容，需要不斷發展完善相關理論，更好地指導實踐。

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