信息化背景下企業(yè)檔案編研工作探析

路江曼

【摘要】本文闡述了信息化背景下企業(yè)檔案編研工作對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)以及滿足新時(shí)期企業(yè)檔案需求的重要意義;分析了當(dāng)前企業(yè)檔案編研工作存在的資源整合度低、選題范圍狹窄、資料收集困難、成果展示利用形式單一等問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策和保障機(jī)制。

【關(guān)鍵詞】信息化;企業(yè)檔案;檔案編研

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和檔案信息化工作的開(kāi)展，新形勢(shì)下的企業(yè)檔案編研工作應(yīng)充分利用檔案信息化的建設(shè)成果，加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)，探索市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)檔案信息服務(wù)的對(duì)策及方向，把靜態(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的為市場(chǎng)所需的知識(shí)，為企業(yè)創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

一、信息化背景下企業(yè)檔案編研工作的意義

（一）有助于提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)檔案編研成果能夠?yàn)槠髽I(yè)的科研和管理人員提供一種業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資料，通過(guò)對(duì)檔案編研成果的學(xué)習(xí)可以了解前人的工作成果，吸取前人的管理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，使企業(yè)在業(yè)務(wù)工作方面少走彎路。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，形成更多有價(jià)值的檔案編研成果對(duì)弘揚(yáng)企業(yè)文化、提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力有著不可忽視的作用。

（二）有助于促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案編研工作需要對(duì)儲(chǔ)存在系統(tǒng)中的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行挖掘，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案資源進(jìn)行二次、三次開(kāi)發(fā)，這些工作能夠促進(jìn)檔案管理軟件的有效利用，有利于真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化的全面建設(shè)。

（三）有助于滿足信息時(shí)代企業(yè)的檔案需求。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)廣泛普及的信息化時(shí)代，檔案編研工作可借助于信息系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段使得資料的收集更加豐富，編研成果的展示更加多樣，用戶利用更加快捷和方便。因此，信息化背景下的檔案編研工作有助于滿足企業(yè)內(nèi)部甚至是社會(huì)公眾多樣化的利用需求。

二、企業(yè)檔案編研工作存在的問(wèn)題

（一）檔案資源整合度低。首先，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案以實(shí)體居多，很多還未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，信息資源的整合通常需要檔案人員手工處理，工作量大，不利于檔案的信息化編研。其次，檔案資源比較分散，特別是隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普及，電子檔案大量產(chǎn)生，目前主要以簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)信息為主，缺乏對(duì)檔案信息的系統(tǒng)整理。

（二）編研選題范圍狹窄。傳統(tǒng)的檔案編研選題主要依據(jù)館（室）藏檔案資源定題，庫(kù)藏資源有什么，就編研什么，而沒(méi)有對(duì)用戶需求進(jìn)行深入了解，編研工作耗費(fèi)了檔案人員大量精力，但沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。在編研方式上，也主要是憑檔案人員的“一己之力”，缺乏與其他部門人員的溝通協(xié)作，這就容易造成檔案編研選題范圍過(guò)于狹窄，往往是延續(xù)傳統(tǒng)的主題，缺乏創(chuàng)新。

（三）編研資料收集困難。當(dāng)前企業(yè)檔案編研工作仍以傳統(tǒng)方式為主，需要經(jīng)歷“海選-粗選-精選”的過(guò)程，既要保證收集的選題資源齊全、完整，又要對(duì)雷同重復(fù)、不具有研究?jī)r(jià)值、粗制濫造的成果剔除，耗時(shí)又耗力。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案大量產(chǎn)生，庫(kù)藏?cái)?shù)字資源數(shù)量龐大且內(nèi)容分散，導(dǎo)致所需的編研資料收集困難等問(wèn)題出現(xiàn)。

三、信息化背景下企業(yè)檔案編研工作的開(kāi)展

（一）系統(tǒng)整合檔案資源。數(shù)字化即對(duì)傳統(tǒng)的文本、照片、錄音、錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以適用于多媒體技術(shù)，為信息化背景下檔案編研工作的開(kāi)展提供充分的數(shù)字資源;有序化，即通過(guò)提高檔案著錄、標(biāo)引的質(zhì)量，建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)，整合分散的檔案資源，做好統(tǒng)計(jì)分析工作，使編研人員對(duì)庫(kù)藏內(nèi)容做到心中有數(shù)。特色化，即收集的檔案除了按照法律法規(guī)規(guī)定需要?dú)w檔的業(yè)務(wù)檔案外，還可以設(shè)置企業(yè)特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集中收集能夠反映單位特色的庫(kù)藏資源，為體現(xiàn)企業(yè)特色的“精品”編研成果提供資源基礎(chǔ)。多樣化，即除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還可建立多媒體資源庫(kù)，收集圖像、視頻、網(wǎng)頁(yè)等多媒體檔案信息，推動(dòng)編研成果形式多樣化。

（二）拓展檔案編研選題。檔案編研人員在選擇編研題目時(shí)，應(yīng)通過(guò)用戶需求進(jìn)行調(diào)研，多方面了解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的利用需求。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案編研人員提供了與用戶實(shí)時(shí)交流的條件，編研人員一方面可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查了解用戶需求熱點(diǎn)，收集用戶對(duì)檔案編研選題的意見(jiàn)與建議，另一方面，還可通過(guò)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的借閱記錄等信息，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、分析企業(yè)檔案和現(xiàn)有編研成果的利用情況，對(duì)用戶的利用狀態(tài)和利用規(guī)律進(jìn)行量化，從而為檔案編研工作的科學(xué)選題提供參考。

（三）多渠道收集編研主題資料。檔案信息化建設(shè)正如火如荼地開(kāi)展，很多企業(yè)檔案館（室）都在推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，編研人員借助檔案管理系統(tǒng)可以方便地對(duì)所需資料進(jìn)行搜集。信息化環(huán)境下，檔案編研選材的范圍也比傳統(tǒng)檔案編研廣泛得多。在編研過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)缺少材料，可利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行二次收集，能有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)選材易遺漏、缺失的不足。除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)注意結(jié)合錄音、照片和錄像等媒體資料。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，編研工作是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，尤其是對(duì)企業(yè)發(fā)展意義重大。而在信息化發(fā)展進(jìn)程中，很多企業(yè)的檔案編研工作或未跟上信息化發(fā)展的步伐，或在向信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中出現(xiàn)了種種問(wèn)題。這就需要企業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的編研方式，不斷探索信息化背景下編研工作的新方式，從而保障企業(yè)檔案編研工作的順利開(kāi)展和企業(yè)檔案信息化的不斷發(fā)展。

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