信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創新

盧勁

【摘要】在信息化時代，辦公室檔案管理是涉及辦公室人事管理的一種管理方式，在燃氣公司中，辦公室檔案管理的存在有助于對燃氣機構進行人事管理。文章根據信息化時代現狀，對我國現階段的辦公室文書檔案管理工作進行分析和研究，并且對公司辦公室文書檔案管理工作提出建議，有利于檔案工作的改革和創新。

【關鍵詞】辦公室文書檔案;管理工作;改革與創新

一、信息化時代辦公室文書檔案管理工作存在的問題

（一）在信息化時代，辦公室文書檔案管理并不是管理人員預想的那么輕松簡單。不是因為在信息化時代的問題，而是辦公室文書檔案管理工作的開展沒有充分利用信息技術來達到管理檔案的目的，或者說，是目前信息技術的應用與辦公室文書檔案管理中存在一些隔閡。目前，辦公室文書檔案管理上出現的一系列問題，部分是由于辦公室管理人員工作的問題。社會是在不斷變化的，公司辦公室作為一個重要的職能部門，需要在變幻莫測的時代按照時代的步伐引進先進的管理技術，培養新的人才。

（二）社會的進步發展，使得辦公室文書檔案的種類也越來越多。在此之前所出現的辦公室文書檔案并沒有這么多的種類，所以，這些新的文書檔案種類就成為了一種新的事物，辦公室的工作人員接受這些新事物需要一定的時間。在這種情況下，辦公室的工作人員在工作時，很容易出現失誤或者導致辦公室文書檔案錯亂的情況發生。如果不想出對策解決這種問題，那么就會對辦公室文書檔案的管理工作產生不利影響。

二、加強辦公室文書檔案管理工作的方法和途徑

（一）首先要對辦公室文書檔案管理方式進行創新和改革。在辦公室文書檔案管理工作中，由于一些特殊的原因會出現部分檔案登記不清楚的情況。這些情形會對辦公室文書檔案的安全和人事信息安全產生嚴重的威脅性，不利于辦公室文書檔案管理工作的開展。所以，必須要在辦公室文書檔案管理工作中，對檔案管理方式進行創新和改革。在辦公室文書檔案管理過程中，管理人員必須要明確自己的職責，例如辦公室的管理人員在接受一份文書后，就要對文書檔案中的信息有準確的了解和認知，并且要保障這份文書檔案的安全，確保不會造成文書檔案信息泄露的情況。可以在辦公室內部建立分工系統，明確每個辦公室工作人員的具體職責，科學規劃辦公室的工作，可以減少整理文件檔案時出現紕漏和疏忽，在發生問題時也可以在第一時間找到負責人。

（二）在信息化時代，對辦公室檔案管理工作進行改革和創新，可以解決在辦公室工作出現的問題，提高工作效率的同時完善工作機制。有利的改革可以促進辦公室職能發揮重要作用，這也是辦公室文書檔案管理逐漸向規范的模式邁進的一項重要內容。辦公室在條件支持的范圍下，可以引進先進的信息技術，例如安裝安保系統，安保系統的安裝有利于保障文書檔案信息的安全，并且對辦公室職能發揮有重要的意義。辦公室文書檔案的安全不能是呈現出獨立狀態的，應該充分發揮辦公室職能作用。

三、關于辦公室檔案管理的相關建議

（一）要定期清除過期的文檔。由于辦公室會積累很多的文檔，部分文檔的性質只能在短期進行查閱和使用，所以經過一段時間就會有很多辦公室文檔失效或者過期。如果辦公室工作人員沒有清除這些過期的文檔，那么會占用辦公室的空間，浪費有限的資源，并且容易和其他沒有過期的文檔混淆，對查找和借閱造成不便。所以，要定期進行過期文檔的清理工作，提高辦公室的工作效率。

（二）要加強對辦公室工作人員的職能培訓工作。在信息化時代，信息技術的應用越來越重要，信息量不斷增加，辦公室文書檔案的工作量也相應增多。辦公室文書檔案管理在信息化影響下，很難孤立存在，所以對辦公室工作人員提出了更高的發展要求。辦公室的管理者必須要根據信息社會的現狀對辦公室職能進行規劃，提高辦公室工作人員的文書管理技能和自身具備的技能，做好員工職能培訓工作。

四、總結

在信息快速發展的時代，辦公室的文書檔案管理不能根據簡單的分工合作進行信息規劃，這種操作模式已經不能滿足信息時代的要求。信息社會對辦公室文書檔案管理工作提出更高的發展要求，辦公室的管理人員要積極回應，對辦公室文書檔案采取措施，促進管理工作的改革和創新，提高工作效率，完善辦公室職能，促使辦公室文書檔案管理工作在信息化時代不斷發展。

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