辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究

張成麗

【摘要】辦公室文書檔案收集與歸檔工作屬于企事業(yè)單位管理中的重要內(nèi)容，可以為后續(xù)工作提供依據(jù)，做到有據(jù)可依，有據(jù)可查，這既是一種記錄和回憶，也是一種資源和信息，可以基于此進行相關(guān)策略的制定。但是，在實踐過程中，這一工作存在一定的問題，影響實際工作效果，具體表現(xiàn)為重視程度不夠、管理方法落后、管理制度不健全三個方面。下面筆者將結(jié)合檔案管理的理論知識和現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的問題解決對策，提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;收集;歸檔

通常情況下，企事業(yè)單位檔案包括文件、通告、請示、批復(fù)、公告、通知、會議記錄、簡報、計劃、總結(jié)等等，種類繁雜，尤其是一些大型單位，有關(guān)方面檔案數(shù)量巨大，且需要長期保存，為實際管理工作帶來一定難度。但是，檔案可以為后續(xù)工作開展提供服務(wù)，因此，解決檔案管理工作中的問題勢在必行。在這一過程中，必須遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)定，使用現(xiàn)代化手段，保證檔案管理全面、真實、安全，還要注重檔案管理的全過程化，有效落實管理工作，增強管理效果。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔依據(jù)

國家在辦公室文書檔案管理方面制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，且高校也設(shè)置了文書檔案搜集與管理方面的專業(yè)課，提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量。與此同時，在實踐過程中，為了減輕文書檔案管理帶來的工作壓力，國家在辦公室文書檔案管理方面，明確了需要歸檔的文件，確定了判斷標準，規(guī)避盲目歸檔帶來的管理壓力。具體的判定依據(jù)如下：

（一）文書檔案必須在辦理完畢之后才能搜集并歸檔。對于正處于辦理過程中的文書檔案需要及時查詢和出示，歸檔之后會為實際工作開展帶來麻煩，取閱不便，因此，無需歸檔。比如發(fā)文，只有在登記發(fā)出之后，才可以認定為辦理完畢，履行歸檔程序。具體歸檔過程中，需要將相關(guān)文件資料整理齊備，避免遺漏，按照要求歸檔保存。

（二）文書檔案需具有保存價值才需要歸檔保存。對于一些不存在保存價值的文書檔案無需歸檔，有關(guān)保存價值的判定，主要依據(jù)文書檔案是否對實際工作具有理論指導(dǎo)、實踐依據(jù)、行為印證、處理證據(jù)等方面的作用。對于一些臨時性文件、事務(wù)性文件以及一些與單位無關(guān)的文件，則無需歸檔。

（三）經(jīng)過系統(tǒng)整理的文件。主要是指一些需要歸檔的文件，歸檔之前必須進行整理編目和規(guī)范立卷等處理，不能隨意歸檔保存，沒有進行處理的一些文件，不能被判定為檔案，只能以積存文件的“身份”保留。

總而言之，辦公室文書檔案只有滿足以上三條標準才能夠歸檔保存，如果不符合要求，無需進行歸檔管理。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔原則

辦公室文書檔案收集與管理應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則，按照原則指導(dǎo)實踐管理工作。經(jīng)過研究和總結(jié)，主要原則有以下幾點：

（一）規(guī)范性。所有需要歸檔留存的文書檔案需要按照檔案管理的要求進行整理，檔案的內(nèi)容、編碼、類別、形式等都必須符合國家相關(guān)的法律法規(guī)，保證其價值性，避免一些檔案混亂、不真實、不全面等帶來的負面影響，從而使檔案失效，管理工作徒增辛苦。

（二）安全性。檔案管理工作必須做到安全可靠，保證檔案資料在取用時清晰、完整，做好存儲場所的防火、防盜、防潮等工作。

（三）真實性。辦公室文書檔案必須要體現(xiàn)真實性，對其進行歸檔前的處理，只是一種形式上的處理，是為了便于管理和查閱，對于相關(guān)的內(nèi)容不允許隨意更改，否則將會失去檔案的本質(zhì)價值。

（四）專業(yè)性。作為具體的文書檔案搜集與管理工作人員，應(yīng)該掌握相關(guān)方面的專業(yè)知識，了解相關(guān)的法律法規(guī)，按照程序和規(guī)定執(zhí)行具體管理職責(zé)，規(guī)避人為因素導(dǎo)致的檔案受損、丟失等情況發(fā)生。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的問題

（一）管理工作重視程度不夠。在實踐過程中，檔案收集與歸檔是為后續(xù)工作提供服務(wù)，屬于輔助性工作，對于工作業(yè)績影響較小，大多數(shù)企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者認為這是一種成本支出，且并沒有明顯的實際收益，因此，對這一工作不夠重視，相關(guān)方面的人力、物力、財力等投入不足，致使檔案管理工作人員態(tài)度散漫，檔案管理過程存在漏洞。例如，曾經(jīng)有新聞報道，某醫(yī)院一位后勤員工，將醫(yī)院檔案室的檔案作為廢紙，出售給廢品收購人員，牟取利益，為醫(yī)院帶來巨大損失和隱患。由此可見，檔案管理并沒有深入人心，領(lǐng)導(dǎo)和員工在這一過程中均負有一定責(zé)任，如果管理意識缺失，重視不夠，難以做到安全可靠。

（二）管理方法落后。文書檔案收集與歸檔管理工作需要有效的方法提高效率和質(zhì)量，然而，在實踐過程中，一些企事業(yè)單位在有關(guān)方面的管理方法滯后，仍然采用的是分類、排列、編號、編目、裝盒等流程，具體由人工操作完成，質(zhì)量和效率都相對低下。關(guān)于信息化技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等使用較少，尤其是當前一些檔案已經(jīng)實現(xiàn)電子版模式，原有的管理方法難以實現(xiàn)動態(tài)管理，不利于及時了解檔案借閱現(xiàn)狀、檔案現(xiàn)有情況，需要改進和創(chuàng)新。除此以外，一些檔案收集與歸檔工作方面的具體執(zhí)行人員對管理方法創(chuàng)新缺少積極性，導(dǎo)致其在工作過程中思想固化，對一些新的理念、設(shè)備、方法等接受較慢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）管理制度不健全。管理制度的建立屬于整個管理工作開展的依據(jù)和前提，文書檔案收集與歸檔管理也需要相應(yīng)制度。然而，一些企事業(yè)單位有關(guān)方面制度建立不健全，最明顯的表現(xiàn)為缺少文書檔案收集與歸檔工作的檢查制度、監(jiān)督制度和獎懲制度，影響管理效果。有關(guān)檢察制度方面，領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門只是對文書檔案進行收集和歸檔，并沒有對其進行定期檢查和維管，沒有及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。在監(jiān)督方面，對于具體工作人員缺少工作過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，對一些檔案收集和歸檔管理中的不規(guī)范操作沒有做到及時制止和改進，滋生了一些工作人員尸位素餐的心理。除此以外，獎懲制度建立弱化，對于檔案管理方面的具體工作人員、使用檔案的人員以及一些對檔案收集與歸檔造成影響的人員如何進行處罰方面，缺少相應(yīng)制度，不利于檔案管理方面積極心理的形成。

四、辦公室文書檔案收集與歸檔工作策略

（一）提高重視，加強全員檔案收集與歸檔工作意識。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對這一工作應(yīng)該提高意識，加強重視，并起到帶頭和模范作用，從而形成良好的管理氛圍，帶動員工積極開展檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一目標，政府部門需要加強投入，由當?shù)氐臋n案管理單位，定期舉行檔案管理方面的座談會，邀請企事業(yè)單位工作人員參加，講解檔案管理的重要性、相關(guān)法律法規(guī)以及管理要點，并從法制化的角度深入分析檔案管理對企事業(yè)單位、個人發(fā)展的影響，對問題解決的重要性，提高其管理意識。其次，企事業(yè)單位需要加強文書檔案收集與歸檔工作方面的投入。在人員方面，需對現(xiàn)有人員進行專業(yè)管理知識培訓(xùn)，并通過實操演練，提升工作人員實踐能力。在財力投入方面，應(yīng)該加強文書檔案收集與歸檔工作的預(yù)算支出，將相應(yīng)設(shè)備的購置、存儲場所維護、環(huán)境改善等等納入其中，保證檔案管理安全。在物力方面，需要引進先進的設(shè)備和系統(tǒng)，實現(xiàn)文書檔案收集與歸檔管理工作的自動化、智能化和信息化，比如檔案管理軟件系統(tǒng)，多功能查詢系統(tǒng)等等。

（二）使用物聯(lián)網(wǎng)模式，創(chuàng)新管理方法。在信息化時代，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于資產(chǎn)管理當中，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理的動態(tài)化和全程化。借鑒有關(guān)方面工作經(jīng)驗，結(jié)合文書檔案搜集與歸檔工作的特點，引進這一技術(shù)，提高管理水平。首先，購置相應(yīng)的計算機、設(shè)計軟件系統(tǒng)、通信系統(tǒng)等等，形成良好的管理服務(wù)平臺，作為這一技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。其次，使用相應(yīng)軟件，將檔案的相關(guān)信息準確輸入到系統(tǒng)中，進行文書檔案的自動分類、排列、編號、編目，形成檔案的電子信息數(shù)據(jù)庫。再次，設(shè)置檔案管理和維護系統(tǒng)，對于檔案存儲相關(guān)信息、借閱相關(guān)信息進行準確登記，包括時間、內(nèi)容、具體責(zé)任人、歸還日期等等，需要詳細記錄。最后，要設(shè)置相應(yīng)的報警系統(tǒng)、提示系統(tǒng)，對于文書檔案收集與管理中的問題進行提示。在使用以上系統(tǒng)之后，可以通過操作平臺查閱檔案管理情況，方便快捷。

（三）健全文書檔案收集與歸檔工作制度。第一，檢查制度建立。企事業(yè)單位需要定期對文書檔案收集與歸檔工作進行檢查，包括現(xiàn)存的檔案數(shù)量、狀態(tài)等等，對一些未及時歸還、遺漏、丟失等情況進行分析和處理，查明原因，追求責(zé)任，并采取補救措施。第二，監(jiān)督制度建立。鼓勵全員參與，全員監(jiān)督，對于員工反映的一些檔案管理方面的漏洞、問題、違規(guī)行為等及時處理，并給予相應(yīng)的反饋人員獎勵，作為參與檔案管理的激勵手段。第三，獎懲制度建立。文書檔案收集與歸檔管理工作可以依據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)具體實施，但是，規(guī)定中的內(nèi)容多數(shù)為專業(yè)性操作方面的內(nèi)容，對于一些人員違法違規(guī)操作帶來的損失、影響等缺少行政處罰方面的規(guī)定，因此，需要在有關(guān)方面完善法律體系。除此以外，企事業(yè)單位也可以根據(jù)實際情況，將這一工作與績效考核結(jié)合在一起，進行獎懲，提高管理意識，規(guī)范管理行為。

五、結(jié)束語

綜上所述，辦公室文書檔案收集與歸檔工作應(yīng)該加強對有關(guān)方面工作的投入，使用現(xiàn)代化管理方法，實現(xiàn)動態(tài)化、專業(yè)化和規(guī)范化，并且需要建立針對性的管理制度，作為實際管理的依據(jù)，從人員、設(shè)備、模式等多方面提高管理水平。除此以外，還要加強檔案管理的專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高管理意識，為檔案管理整體水平提升奠定基礎(chǔ)。

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