基礎工作在現代檔案管理中的作用分析

王寶

【摘要】隨著社會的不斷發展和科技的不斷進步，目前我國的檔案管理基礎工作已經成為社會關注的重點，如今的基礎工作系統在一定程度上受到很多外在因素的影響，像是具有強烈的輻射、種類繁雜或者是工作人員的因素等。所以為了加深對檔案基礎工作的認識以及發現目前檔案工作中的不足，筆者結合應對措施，對相關工作進行深入探討，從而有效提升整體檔案工作水平。

【關鍵詞】檔案管理;基礎工作;現代檔案管理;作用分析

隨著我國經濟的迅速發展和社會的不斷進步，現在我國的檔案管理已經逐漸向標準化以及規范化的方向發展。據研究結果表明，當前的檔案管理工作在現代檔案管理工作中占據了十分關鍵的位置，假如出現差錯，會使整個檔案系統受到影響。與此同時，嚴重阻礙了檔案管理工作的順利進行，為了充分發揮檔案管理的作用，必須要不斷完善和提升自身水平以及發展能力。

一、檔案管理基礎工作面臨的挑戰

（一）對檔案管理基礎工作的重視程度嚴重匱乏。目前很多工作單位嚴重忽視了檔案管理基礎工作這一個環節，更為嚴重的是，有很多單位由于檔案管理不當出現了很大的漏洞，比如信息的丟失，在一定程度上直接影響了工作人員的工作情緒。檔案管理基礎工作是否具有一定的規范性，還將會直接反映出單位的日常工作秩序。但是目前仍然有很多單位對這項工作沒有足夠的認識，覺得這項工作不會直接影響單位的工作質量，所以沒有專門安排工作人員對檔案進行有效的管理，因此有時會出現信息缺失的現象，阻礙了工作的正常進行。

（二）檔案管理人員不具備較高的職業素質。在如今的社會中，大多數單位檔案管理人員年齡偏大，而且在結構上缺乏一定的合理性，嚴重阻礙了檔案管理水平的發揮。首先，由于檔案管理人員的年齡已經偏大，對很多檔案知識不能夠熟悉記憶和理解，更不能熟練應用檔案管理系統，在接受新知識上也有困難，這樣直接影響整體的檔案管理質量。其次，現在很多檔案管理人員只是一味的將信息進行存儲，根本毫無規律，因此能夠看出這樣的檔案管理人員在一定程度上明顯缺乏專業知識以及管理能力。隨著社會的不斷進步以及信息時代的到來，現在很多檔案管理越發現代化，無論是在規模上還是信息系統上都有了一定的轉變，檔案管理人員不需要特別費力對信息進行存儲和查詢，只要管理人員能夠將相應的存檔和搜索技術熟練掌握，那么將會很快實現檔案管理的信息化，并且提升檔案的應用率和搜索率。

二、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

（一）有效促進檔案管理的標準化和規范化。現代檔案管理的主要作用就是提高檔案管理水平，而檔案的管理基礎工作主要就是對相應的信息進行分類、整理和歸檔。可是如今大多數單位對此項工作缺乏重視，有很多的無用檔案一直存在，并沒有及時進行清理，這嚴重阻礙了檔案管理工作的順利進行。在正常的情況下，作為工作人員早該將一些舊檔案進行及時清理，并且將有用的檔案與新的檔案進行相應的組合，這將在一定程度上使檔案管理水平和工作效率明顯提升。另外檔案的管理是否具有一定的標準化和規范化和檔案的應用搜索率是有著密切關系的，所以合理地實行檔案基礎管理工作將會在原有基礎上加速檔案管理水平的規范化以及標準化。

（二）保證了信息的真實有效性。在檔案管理工作中最為看重的就是其信息是否具有一定的真實性以及有效性，并且這個主要是受檔案信息分類的影響，由此可以看出檔案分類在整個工作過程中占有十分重要的作用，同時也為檔案管理的查詢工作提供了相應的便利。認真做好檔案管理的各項工作，同時也加強信息技術的合理應用，這樣在一定程度上會加速人員對檔案信息的搜索和使用。所以可以看出，如果想要準確獲得自己想要的信息，那么必須要做的就是對檔案信息進行相應的分類管理，而且所輸入的信息必須要能夠保證其準確性，而且還要做好一切補救措施，出現錯誤時能夠及時進行解決。

（三）加強了檔案的應用效率。檔案管理基礎工作水平的提高有利于日后檔案應用效率的提高，同時還能使檔案內容在分類上更加準確，在一定程度上提升了整體的檔案管理水平，并且在信息處理方面，它會首先將重要的信息進行優先處理，之后依次處理次要信息，這樣能夠幫助工作人員篩選出具有重要價值的檔案信息，加強了檔案的應用效率。另外，當存入檔案的時候，必須要對其相關的檔案檢索進行完善，這樣方便對日后相關檔案信息的查詢。

三、結束語

總而言之，在如今科技發展的新時代，檔案管理基礎工作也將變得越來越現代化，在很多企業中，檔案管理工作逐漸被重視起來。而且檔案基礎管理工作能夠有效促進各個單位工作質量的提升，同時也加速了經濟社會的發展。

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