探析事業單位檔案信息化管理的有效途徑

邊曉紅

【摘要】現階段，我國經濟得到了顯著發展，信息化變成經濟迅猛發展的大勢所趨，同時越來越多的人開始高度重視檔案管理，怎樣充分融合信息化和檔案管理，成為事業單位檔案管理發展的重要課題。對此，筆者和自身工作實踐經驗相結合，對事業單位檔案信息化管理的有效途徑進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化

事業人力資源是檔案管理中的重要組成部分，為了提高企業的市場競爭力，現代企業對人力資源管理引起了高度重視，因此必須將檔案管理工作做好。檔案主要體現了事業單位員工的成長歷程，也為員工薪資調整、職位晉升提供了重要參考。在信息技術的大力發展下，檔案管理方式得以有效革新，傳統的紙質檔案管理中的問題較多，管理效率十分不理想。作為一種新型的管理方式，檔案信息化管理成為必然趨勢。

一、事業單位檔案管理信息化的意義

在事業單位工作中采用信息化管理手段管理檔案優勢極為明顯：第一，科學技術的顯著進步決定了要實現檔案管理的信息化，在現代化進程的發展下，信息化技術得到了廣泛應用，信息化技術極大影響了人們的工作和生活方式，人們更喜歡也習慣于在生活和工作中運用信息技術。檔案精確記載了單位的相關人員活動，這便要求檔案具有有效性和安全性，同時，其也是人力資源管理的重要組成部分，和員工以往的經歷有著十分密切的聯系。第二，信息化的檔案管理方式，將過去檔案存儲的復雜性改變了，計算機軟件的功能十分強大，借助計算機基礎，可以快速保存和分類檔案信息，促使員工工作效率提升，也能實現檔案管理者工作效益的提高。

二、事業單位檔案信息化管理的有效途徑

（一）提高事業單位檔案信息化人員的素質。企業工作人員素質的高低和企業的發展速度息息相關，由此可以看到工作人員的素質發揮著十分重要的作用。因此，事業單位的領導者要積極提升工作人員的工作素質，要積極開展培訓活動，以實現工作人員專業水平的提升，除此之外，還要定期開展講座，提升他們的思想意識，促進工作人員責任感增強，以使他們的工作態度更加認真負責，使其可以全身心投入到信息化檔案管理工作中。同時單位還要利用獎懲方式讓工作人員積極主動參與學習，進而將工作積極性顯著提升。同時，還可以在某一固定時間進行考核訓練，選拔優秀人員完成相關工作，要給予工作人員更大的競爭壓力，這樣可以使其工作效率有效提高。

（二）不斷提高檔案管理資源的網絡開發水平。事業單位的檔案信息是一種不可或缺的重要資源，在加大檔案信息化管理的過程中必須開發檔案資源。如果檔案信息資源未得到有效開發，就難以保障檔案信息化管理的準確性和安全性。第一，應加大檔案目錄信息資源建設管理力度，必要的時候應匯總事業單位各部門中的分散信息。第二，事業單位的檔案信息在運用數字化手段展開處理后，可以把各種存儲檔案實體慢慢變成信息源，全部數據對象均需要和技術措施相結合，促使數據對象完整性和準確性的提高。第三，在信息化管理平臺中存儲的檔案信息，需要根據平臺設置規則展開再處理，竭盡全力向檔案信息使用者呈現最簡版本，促進工作效率的提升。

（三）更新事業單位檔案信息化管理設備，創新技術。如果要真正提高事業單位檔案管理信息化水平，就一定要充分認識其重要性，必須確保充足的物質保障。事業單位應將傳統的檔案管理觀念摒棄，在處理問題上對先進的信息化管理觀念予以采用，而不是一味借助人工水平。在資金投入方面，事業單位應加大投入，以增強檔案管理部門信息化水平。在引入新技術與新設備方面，必須立足于具體工作環境，將單位自身的運營情況結合起來，進行一定的升級改造，從而讓事業單位自身的特點得到滿足。將高科技技術引入檔案管理工作中，借以充分發揮出整個事業單位進步的作用。同時通過先進、安全性能良好的軟件與設備來儲存重點文件。隨著時代的變化，這些信息化設備也應進行升級，從而適應新時期檔案管理的要求。

（四）提高事業單位檔案信息化管理的安全性。首先，從網絡共享性出發，由于共享過程中對數據予以了廣泛利用，因而其被篡改的危險比較大，為提高其相關安全性，必須在設置訪問權限上多加留心，且做好身份識別，高度重視加密設置。其次，檔案管理人員在把控相關內容上必須要做到仔細、嚴格，尤其是在維護網絡安全時，一定要將檔案的管理安全考慮到，保證安全升級與維護管理隨時都可進行。再次，在提高安全性時，應對防火墻的設置予以高度重視，以高質量的殺毒軟件為基礎，要對升級引起重視，第一時間更新系統，對相關漏洞進行修復等。最后，以設備的管理為切入點，先做好相關設備的清潔工作，再對其進行管理與維護，具體來說，就是在固定時間將灰塵去除，科學防濕，這些均將對預防生硬件損壞現象起到重要作用，同時也能夠有效保護重要的數據。

三、結語

總而言之，事業單位檔案信息化管理可以促進管理工作效率和質量的有效提高。所以，事業單位要進一步強化單位信息化管理設備的相關建設，促進硬件設施的不斷提升，確保檔案信息化管理的順利開展。同時，還要充分借助網絡資源，使單位信息資料得到豐富，使資源共享和長久保存的目標順利實現。

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